Buitenlandse studie of stage makkelijker regelen met Power Apps

Ben je student, dan biedt het Europese subsidieprogramma Erasmus+ je een mooie kans om voor studie of een stage een tijd in het buitenland te verblijven. Maar is daar veel ingewikkeld papierwerk voor nodig, dan kan dat een demotiverend effect hebben. Inge Hermann, hoofd van het International Office van het ROC van Amsterdam - Flevoland (ROCvA-F), vertelt hoe haar school dit probleem heeft aangepakt met een Power App van Wortell. 

Erasmus+ is een initiatief van de Europese Commissie. Dit subsidieprogramma is breed inzetbaar: studenten kunnen er twee weken mee in een ander Europees land verblijven, in het kader van een bepaald project, of een aantal maanden tot een jaar, voor studie of een stage. Ook docenten kunnen er gebruik van maken, om kennis en inzichten op te doen bij een buitenlandse school. “Maar het is vooral bedoeld voor die eerste groep”, zegt Inge. “Zij zijn ook degenen die wij het meest proberen te motiveren om zo’n stap te zetten.” Het International Office dat Inge aanstuurt, regelt internationale uitwisselingen voor alle twaalf mbo-colleges van het ROCvA-F, gevestigd in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Hilversum, Almere en Lelystad. Elk van deze colleges heeft een eigen onderwijsaanbod en een aantal specialismes. Bij elkaar volgen ongeveer 45.000 studenten er een opleiding.

Administratieve hobbel

Voor studenten van het ROCvA-F die gebruik willen maken van Erasmus+ was er tot voor kort nog wel een flinke administratieve hobbel op de weg. Om de subsidie aan te vragen, moesten zij een hoop formulieren invullen. Inge: “Niet alleen moest dat allemaal in het Engels, het was ook nog eens taaie, complexe materie, geformuleerd in beleidstaal. Naast factoren als onzekerheid en beperkte financiën zorgde vooral dit er helaas voor – zo bleek uit een stageonderzoek – dat een heleboel studenten die wel geïnteresseerd waren in een buitenlandse studie of stage besloten om er toch maar van af te zien.”

Daarnaast werd van studenten gevraagd om het stagecontract uit te printen en per post naar iedereen te sturen die er een handtekening op moest zetten, ook de stagebegeleider in het buitenland. Al deze personen moesten het document dan weer retour zenden. Inge: “Dat duurde vaak ontzettend lang. Het bleef dan weken op iemands bureau liggen, terwijl wij en de betreffende student maar aan het wachten waren.” 

Het juiste spoor

Inge en haar collega’s gingen daarom op zoek naar een manier om het aanvraagproces voor studenten een stuk makkelijker te maken. In eerste instantie viel de keuze op een digitaal aanvraagformulier, maar dat ging al snel weer uit de lucht. “Het bleek niet helemaal compatibel te zijn met onze bestaande systemen”, vertelt Inge. “Maar in de korte tijd dat we het gebruikten, nam het aantal subsidieaanvragen fors toe. Het was dus duidelijk dat we hiermee wel op het juiste spoor zaten.” Door corona kwam vervolgens van alles stil te liggen, ook Erasmus+. Dat gaf het ROCvA-F de gelegenheid om de tijd te nemen voor dit vraagstuk. Inge: “Met Wortell hadden we al goede ervaringen, dus het was logisch om onze wensen aan hen voor te leggen. Kort gezegd wilden wij graag een digitaal systeem – zo besparen we ook een hoop papierverbruik – dat studenten het aanvraagproces laat doorlopen in behapbare brokken. Met deze opdracht ging Wortell aan de slag. Daarbij hielden ze ons steeds op de hoogte van de voortgang.” 

Overzichtelijk en geautomatiseerd

Als oplossing ontwierp Wortell een Power App. Deze applicatie laat studenten hun subsidieaanvraag indienen met een digitaal formulier, dat bovenin voorzien is van een lijn met acht bolletjes. Klik je op zo’n bolletje, dan kom je bij het bijbehorende tabblad. “Het formulier is op die manier overzichtelijk opgedeeld in acht onderwerpen, zoals Eigen gegevens, Contactpersoon in geval van nood en Gegevens stagebedrijf”, legt Inge uit. “De student weet zo precies waar hij of zij zich in het aanvraagproces bevindt. Bijna alles is in het Nederlands in te vullen, dus ook in dat opzicht is het gebruikersgemak behoorlijk toegenomen.” Het ingevulde aanvraagformulier komt vervolgens in SharePoint te staan. Met een druk op de knop is er dan automatisch een contract aan te koppelen en op te maken in Word-format. Inge: “Alles wat dan nog nodig is, is dat wij het uploaden op ondertekenen.nl en via die website versturen naar de betreffende personen. Zodra alle handtekeningen erop staan, ontvangen we een mailtje en kunnen we het contract downloaden. Naast alle genoemde voordelen bespaart ”

Veel communiceren

In de week van 30 augustus, wanneer de studenten terug zijn van vakantie, gaat de Power App ‘live’. Inge hoopt dat het aantal aanvragen, dat inmiddels alweer een beetje is aangetrokken, vanaf dan flink toeneemt. “Wij hebben intern steeds veel gecommuniceerd over Erasmus+ en gooien daar straks nog een schepje bovenop. Denk bijvoorbeeld aan voorlichting in de klas, promotiefilmpjes en informatie op onze website. Op allerlei manieren proberen we studenten voor dit programma te enthousiasmeren en drempels weg te nemen. Wat betreft dat laatste hebben we met de Power App nu een enorm grote stap gezet.”