Hoe zet je de digitale werkplek in om hybride werken te faciliteren

Om meteen maar even met de deur in huis te vallen; Hybride werken is here to stay. En dat is niet iets wat alleen wij bij Debble denken. Uit diverse onderzoeken blijkt dat het overgrote deel van het kantoorpersoneel verwacht dat zij, ook na de COVID-pandemie, minimaal een aantal dagen vanuit huis zal blijven werken. Uit onderzoek van het World Economic Forum (WEF) blijkt zelfs dat een derde van de medewerkers zelfs zou stoppen wanneer ze verplicht zouden worden om weer full-time op kantoor te werken.  

Wat is hybride werken? 

Voordat we helemaal in de details duiken is het wellicht om eerst even te kijken naar het begrip Hybride werken. Wat is hybride werken eigenlijk? Zoals met alles, zijn er meerdere definities te geven aan hybride werken. Voor het gemak gaan we uit van een hele simpele definitie van hybride werken. 

“Bij Hybride werken werkt tenminste een deel van de medewerkers een deel vanuit kantoor en een deel vanuit een andere locatie”. 

Hier zijn heel veel smaken in te bedenken. Bijvoorbeeld vaste kantoordagen, een maximumaantal kantoordagen, werken vanaf flexibele locaties of delen van het personeel die volledig vanuit huis werken. 

Lange termijn strategie benodigd 

Veel bedrijven hebben in sneltreinvaart diverse faciliteiten opgezet om werken op afstand mogelijk te maken. Dit betekent echter niet dat deze bedrijven ook voorbereid zijn op een langdurige verandering naar hybride werken.  

In een artikel op 19 juni kopt het FD “Thuiswerken lastig, Hybride werken is nog veel ingewikkelder”. Hier zit zeker een kern van waarheid in. Hoe hou je medewerkers die vanuit huis werken gemotiveerd en betrokken bij het bedrijf? Hoe voorkom je silo’s tussen teams of zelfs eenzaamheid onder medewerkers? Hoe ga je om met het zogenaamde “zoom-fatigue” fenomeen? Hoe behandel je iedereen gelijk, ongeacht vanaf waar ze werken? Kortom, hybride werken hoe faciliteer je dat eigenlijk? 

In dit blog geven we een aantal belangrijke tips die ervoor kunnen zorgen dat ook jouw bedrijf succesvol hybride werken kan faciliteren over de lange termijn. We focussen ons op de rol van de digitale werkplek in het ondersteunen van hybride werken. We geven dus geen advies over een optimaal aantal thuiswerkdagen, de vraag of je jouw medewerkers zou moeten voorzien van thuiswerk faciliteiten of hoe je een kantoor het beste in kunt richten voor deze nieuwe vorm van werken. 

Communiceren, communiceren, communiceren 

Misschien een beetje een open deur maar uit onderzoek van Forbes blijkt dat communicatie een van de belangrijkste elementen is voor een succesvol implementatie van hybride werken. En als we het hebben over communicatie dan hebben we het over transparante en open communicatie op diverse niveaus. Bijvoorbeeld communicatie vanuit het management over de visie, missie en strategie, communicatie binnen teams om effectief te kunnen samenwerken of één op één communicatie tussen medewerkers.  

Wanneer collega’s werken op afstand, is het belangrijk dat er mogelijkheid is tot sociale interactie en het delen van ervaringen. De toegang tot informatie moet ook gelijk blijven tussen kantoorwerkers en thuiswerkers, bijvoorbeeld door dit centraal te delen via het intranet. Zo hou je medewerkers actief betrokken bij het bedrijf, hun team of de afdeling. 

Stel jezelf ook eens de vraag: hoe kijk ik naar een remote medewerker? Zie ik hem of haar ten alle tijden als een gelijkwaardige aan de collega’s die op kantoor lopen? 

Vergaderen 

De omslag naar vergaderen op afstand heeft soms voor hilarische taferelen gezorgd. Iedereen herkent zich wel in de remote vergaderen bingo kaart. Hoewel we misschien nog te veel en te lang vergaderen lijkt het erop dat we vergaderen op afstand steeds beter onder de knie krijgen. 

Hybride vergaderen is echter andere koek. Het vraagt om alertheid en een duidelijke rolverdeling om ervoor te zorgen dat iedereen gelijke kansen krijgt tot het leveren van input. Maak dus afspraken over het verloop van de meeting en wie daarin welke rol speelt. Naast het opstellen van spelregels is het goed om na te denken over faciliterende tools als virtuele whiteboards en sticky notes, zo kan iedereen actief bijdragen aan de vergadering. 

Oog voor de medewerker 

Werken op afstand heeft enorm veel voordelen. Er liggen echter ook wat nadelen op de loer. Werken op afstand verhoogt het risico op een sociaal isolement, medewerkers maken vaak lange dagen, hebben vaak méér vergaderingen en ervaren meer stress. Gelukkig is hier echt wel iets aan te doen!  

Met slimme tools of werkafspraken kun je medewerkers helpen op tijd te stoppen met werken en hun agenda efficiënt te plannen. Bijvoorbeeld door automatisch focustijd in te plannen of een pauzereminder te sturen. 

Door de organisatie zo in te delen dat iedere medewerker altijd onderdeel is van een team, verlaag je het risico op isolatie. Let op, dit is maar een deel van de oplossing. Het is belangrijk dat teams leren om te gaan met samenwerken op afstand. 

Leiders spelen een belangrijke rol in dit geheel. Zij zullen medewerkers moeten faciliteren én moeten signaleren wanneer medewerkers geïsoleerd of overwerkt raken. Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van digitale check-ins, regelmatige 1 op 1 meetings of analysetools als Microsoft Viva Insights. Hiermee krijgen leiders de juiste inzichten om tijdig te signaleren wanneer een medewerker extra aandacht nodig heeft.   

Een geweldige onboarding ervaring 

Nieuwe medewerkers verwelkomen in een hybride setting is een uitdaging op zich. In het ene geval zal een nieuwe medewerker bijna exclusief vanuit huis starten, in een ander geval zal er een mix zijn van een start vanuit kantoor en huis. Hoe de onboarding ook verloopt, het is belangrijk om na te denken over beide onderdelen. De medewerker zal zowel fysiek als digitaal zijn weg moeten leren te vinden binnen het bedrijf.  

De digitale werkplek kan op diverse manieren ondersteuning bieden voor een digitale onboarding. Denk aan virtuele meetings met nieuwe collega’s, een virtuele rondleiding, een geautomatiseerd onboarding proces of een centrale plek waarin alle belangrijke informatie te vinden is. 

Kennisdeling 

Het delen van kennis kan best een uitdaging zijn binnen een organisatie, ook wanneer iedereen op kantoor aanwezig is. Kennisuitwisseling binnen teams gaat vaak vrij natuurlijk. De kennisuitwisseling tussen teams, afdelingen of projectgroepen is een heel ander verhaal. Het hybride werken voegt hier een extra dimensie aan toe. De spontane uitwisseling van kennis binnen een team of project dat op locatie samenwerkt moet ineens georganiseerd worden. 

Toch kunnen digitale tools veel bijdragen. Door uitwisseling van kennis te verplaatsen naar online kennissessies, een forum of discussie of een centraal platform, bereik je eenvoudig een groter deel van de medewerkers. Met de juiste aandacht voor cultuur en adoptie, kan kennisdeling wellicht zelfs breder worden toegepast binnen de organisatie. 

Hybride werken vraagt een agile aanpak 

De bovenstaande onderwerpen en tips zijn natuurlijk slechts een klein onderdeel van succesvol hybride werken. Organisaties zullen ook moeten nadenken over de rol van het kantoor, het houden van evenementen en het bewaken van gelijkheid en diversiteit. Als we een ding kunnen leren van de afgelopen maanden, is het dat de wereld veranderd en ons vraagt om mee te veranderen. Bedrijven die zichzelf steeds weer opnieuw durven uitvinden en met een open blik kijken naar verandering, hebben een belangrijke sleutel tot langdurig succes in handen.