Van Neynsel wint tijd met gebruiksvriendelijke hybride vergaderruimtes

Door de coronacrisis zijn ze voor velen van ons allang de normaalste zaak van de wereld: thuiswerken en videovergaderen. Maar langzaamaan gaan een hoop mensen weer op kantoor zitten. Hoe combineer je dat goed met elkaar? Peter van Kruijssen, ICT service manager bij ouderenzorginstelling Van Neynsel, vertelt over zijn keuze voor Managed Meeting Rooms van Wortell.

Behoefte aan hybride vergaderen

Van Neynsel is een instelling die alle vormen van wonen, zorg, welzijn en activiteiten biedt aan ouderen. Dit gebeurt met zo’n 1200 medewerkers verdeeld over vijf locaties in ’s-Hertogenbosch en één locatie in Vught. Zoals voor de meeste organisaties het geval is, heeft het coronavirus een grote impact gehad op het dagelijkse werk bij Van Neynsel. “Voor situaties waarin dat kon, was de richtlijn lange tijd om zoveel mogelijk vanaf huis te werken. Maar ook vorig jaar waren er steeds wel mensen op kantoor en dat aantal neemt nu alleen maar weer toe. Hierdoor was en is er bij ons behoefte aan een manier om effectief ‘hybride’ te vergaderen, oftewel vergaderen met een deel van het personeel op kantoor en een deel thuis.”

In het begin werd daarvoor ClickShare ingezet, een systeem waarmee iemand het beeld van zijn of haar laptop kan delen op een presentatiescherm. Dat was echter niet ideaal, legt Peter uit. “De collega’s op kantoor moesten hierbij nog steeds gebruikmaken van hun laptop of tablet, want anders hadden zij geen geluid en waren ze niet te zien voor degenen die thuis waren. Het ene device verstoorde dan soms het andere, of ze werkten niet allemaal goed. En zeker met de anderhalve meter afstand was met meerdere mensen achter één klein scherm zitten geen optie.”

Altijd meteen van start

Peter kreeg vanuit het management daarom het verzoek om een oplossing voor dit vraagstuk te vinden. Dat was snel geregeld. “Er is een ruime keuze aan systemen op dit gebied, van allerlei verschillende ICT-leveranciers. Maar ik ga het liefst in zee met dienstverleners die ik ken, zoals Wortell. Omdat wij Debble afnemen, hadden we met hen al een goede samenwerking met korte lijnen. Bovendien was ik over hun service Managed Meeting Rooms direct enthousiast.”  

Managed Meeting Rooms houdt in dat Wortell samen met de klant op basis van vergaderdoelen een of meerdere ruimtes kiest voor het hybride vergaderen en die inricht met de benodigde hardware en software. Het vergaderen vindt plaats via Teams en de mensen op kantoor hoeven daar zelf geen laptop of tablet voor mee te nemen. Via Outlook zijn de ruimtes, inclusief de service, door de medewerkers makkelijk te reserveren. Omdat Wortell op afstand de apparatuur in de gaten houdt en ervoor zorgt dat die goed werkt, kan de vergadering altijd meteen van start gaan. Zijn er toch nog vragen of problemen, dan is eenvoudig en snel een Videobutler van Wortell te raadplegen. “Mijn collega’s waren al gewend aan Teams, dus om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan, hadden ze alleen een korte uitleg nodig. Onze twee ruimtes met Managed Meeting Rooms behoren nu tot de meest gereserveerde.”

Niet meer voor één overleg naar kantoor

Voor het afnemen van de dienst koos Van Neynsel in eerste instantie voor een éénjarig contract. Al snel maakte de zorginstelling daar drie jaar van. “De toegevoegde waarde is groot. Ik zie bijvoorbeeld ook mogelijkheden om dit concept toe te passen voor introductiedagen en cursussen. Medewerkers hoeven dan niet meer met z’n allen naar één locatie toe en dat bespaart tijd en geld.” Ook is Peter blij met de servicedesk van Wortell die voortdurend paraat staat. “Is er iets dat opgelost moet worden, dan is één telefoontje daarnaartoe genoeg. Zo hebben we er zelf geen omkijken naar. Vergelijk het met het leasen van een auto, daar kies je voor omdat je er geen gedoe van wilt hebben. En door zoveel mogelijk nevenzaken uit te besteden, kunnen wij ons focussen op onze hoofdactiviteit: het leveren van zorg.”

Een meerjarig contract betekent ook dat Van Neynsel verder kijkt dan de tijd die voorbijgaat voordat we allemaal ons normale, coronavrije leven weer oppakken. “Het zou prettig zijn als we straks weer de mogelijkheid hebben om allemaal bij elkaar op kantoor te zitten, maar dat wil niet zeggen dat we dat dan per se móéten doen. Nu we Managed Meeting Rooms hebben, en op afstand en hybride vergaderen heel makkelijk is, rijd je als je in Eindhoven woont niet meer voor één overleg naar Den Bosch. Die tijd kun je dan beter ergens anders voor gebruiken. Mijn inschatting is dat de situatie waarin alle medewerkers altijd op kantoor zijn niet meer terugkomt.”

Single point of contact

Welk advies heeft Peter voor andere organisaties die Managed Meeting Rooms willen inzetten? “Het helpt veel als je informatietechnologie al op Office365 draait en je medewerkers al gewend zijn aan het reserveren van kantoorruimtes via Outlook. Dan is de integratie van deze service een fluitje van een cent. Daarnaast raad ik aan om alle apparatuur die je nodig hebt voor het vergaderen via dezelfde dienstverlener aan te schaffen. Je hebt dan voor alles een ‘single point of contact’ en dat werkt prettig.”