Voorraadgarantie en verkoopvoorspellingen bij Big Bazar

“We moesten snel schakelen bij Big Bazar. Het bedrijf werd ontvlochten uit de Blokker Holding en daardoor moest de IT met spoed verzelfstandigen. Samen met Wortell hebben we Azure Service Bus verder ontwikkeld, een nieuw intranet neergezet en Teams in gebruik genomen.” Evert Zaal, IT-manager bij Big Bazar, zoomt in op het geautomatiseerde voorraadbeheer en de plannen voor het nieuwe jaar.

Big Bazar is een retaildiscounter met 166 winkels in Nederland en België. Er zijn in totaal dertien productsegmenten, waarvan cosmetica en huishoudelijke middelen de grootste zijn. "Om met de tijd mee te gaan, kozen we ervoor om alle IT naar de cloud te brengen: eerst de mail, daarna Teams en vervolgens SharePoint."

"Via het nieuwe intranet wordt met de winkels gecommuniceerd en Teams is de manier voor rayonleiders om contact te hebben met de filialen. Alle informatie die winkels voorheen zelf moesten verzamelen, delen wij nu. Zo kunnen zij zich focussen op wat er voor hen toe doet: de verkoop.”

Wortell pakt het beheer en de verdere ontwikkeling van Azure Service Bus op. Azure Service Bus is een cloudberichtensysteem dat applicaties in de cloud met elkaar verbindt. “De winkels gebruiken een Winkelportaal om onder andere hun bestellingen te plaatsen. Het ERP-systeem kent de voorraadstand. Dankzij Azure Service Bus hoeft het ERP-systeem niet beschikbaar te zijn om het Winkelportaal te gebruiken.”

Modulaire uitbreiding

“Wij werken met een minimal viable product. We zetten een applicatie live met features die we op zijn minst nodig hebben en daarna ontwikkelen we door. We zijn dus niet jaren verder voordat we een applicatie kunnen gebruiken.” Het Winkelportaal en ERP-systeem zijn voorbeelden die continu worden doorontwikkeld. “Azure Service Bus kan naar aanleiding hiervan modulair worden uitgebreid. Als er een nieuwe koppeling moet komen, dan creëren we die. Bijvoorbeeld bij automatisch herbestellen; de winkel krijgt een seintje over wat ze gaan ontvangen, daarna een seintje dat het onderweg is en tot slot geven zij terugkoppeling dat het is geleverd.”

Automatische herbestellingen

Het proces van voorraadbeheer wordt telkens verder geautomatiseerd bij Big Bazar. “Automatisch herbestellen is een nieuwe ontwikkeling. Het systeem bepaalt dan wat er nodig is om de voorraad aan te vullen; de winkel hoeft dat niet meer door te geven.” In het nieuwe proces wordt op basis van de verkoopdata automatisch nagegaan hoeveel producten er nog in de winkel liggen. Als het aantal producten onder een bepaald minimum zakt, dan wordt er automatisch een bestelling ingeschoten. Dit wordt door Azure Service Bus doorgegeven aan het ERP-systeem dat alle bestellingen verwerkt en de voorraad checkt. Vervolgens gaat er een seintje naar de logistieke dienstverlener die de order picking doet en de volgende dag bezorgt. “De winkel hoeft dan alleen nog te bevestigen dat de bestelling werkelijk is ontvangen.”

Verkoop voorspellen in Azure

Big Bazar heeft master data hoog op de agenda staan; dat wordt een van de pijlers voor 2020. Het voornemen is om van Microsoft Power BI – een tool die data visualiseert – over te stappen naar het AI-platform van Azure. “Winkels willen gewoonweg verkopen en dat kan pas als er voldoende voorraad is. Het Azure platform draagt daaraan bij, zonder dat zij er iets van merken. En dat is ook de bedoeling. Want zodra de winkel er wel iets van merkt, dan werkt het niet. De volgende stap is om te voorspellen welke producten bijvoorbeeld volgende week worden verkocht, op basis van beschikbare data en trends. Zo kunnen we de voorraad nog actiever automatiseren en beheren.”

Voorbeeld voor retailers

Wortell beheert alles wat Big Bazar met Azure en Office365 doet. “Eerlijk is eerlijk, ik heb allang een kijkje in de keuken gekregen omdat ik vroeger bij Wortell werkte. Toch is de samenwerking niet zo ontstaan; dit is geïnitieerd door collega’s. We hebben ondertussen een gezonde klant-leveranciersrelatie waarin ik van me laat horen als ik ergens niet tevreden over ben. Wortell biedt dan meteen een oplossing. Als je in de cloud werkt, ben je afhankelijk van je partner en dus moet de samenwerking gestroomlijnd zijn. Wortell kan goed uitleggen wat de oplossingen doen en adviseren over de richting die wij op willen. We willen graag meegaan met de ontwikkelingen van Microsoft maar kunnen niet altijd bijhouden wat alle mogelijkheden zijn. We hebben hier trouwens een aantal retailers over de vloer gehad om te laten zien wat we met onze IT aan het doen zijn. Die zijn onder de indruk van waar we staan en dat zijn we zelf eigenlijk ook.”