Twee mbo-scholen, twee tenants en één fusie: een soepele samenvoeging van data en werkplekken bij het Koning Willem I College

Wat voor impact heeft het samengaan van scholen op de IT en misschien nog belangrijker: op studenten en medewerkers? Bart Hoofd, IT-architect bij het Koning Willem I College, blikt terug op de werkplektransitie en datamigratie en deelt hoe Wortell hiermee heeft geholpen.

‘Waar talent tot bloei komt’.

Het Koning Willem I College biedt mbo-onderwijs in Noordoost-Brabant. Denk aan praktijkopleidingen op het gebied van bouwen, uiterlijke verzorging, toerisme en media. Na een intensieve samenwerking met het ROC De Leijgraaf in Veghel en Oss besloten de twee scholen te fuseren. En dat betekende nogal wat: organisatorisch en ook voor de IT. “De tenantmigratie was het eerste project dat vanuit de fusie vorm kreeg. Dit project moest vlekkeloos gaan om aan de organisatie te laten zien: zo spannend is het allemaal niet. We hadden een goede start nodig en gingen voor kwaliteit. Onze 25.000 studenten en 2.500 docenten mochten zo min mogelijk last hebben van deze migratie.”

Het credo: Microsoft first

Na het voornemen tot fusie van de scholen, werd binnen IT gekeken hoe de informatievoorziening van De Leijgraaf en het Koning Willem I College tot één kon samenkomen. “Al snel werd besloten om het grootste platform te verrijken met de inhoud van De Leijgraaf. Dit werd in februari 2022 voor het eerst geopperd. Per augustus 2022 was de officiële organisatorische samenvoeging. In die tussenliggende periode hebben we zoveel mogelijk functionaliteiten overgezet, zoals Office en documentbeheer. Hier had ik al veel ervaring mee door mijn eerdere werk.” Ook oriënteerden Bart en zijn collega’s op mogelijkheden om alle data te migreren. “Wie zijn goede partners? Zo hebben wij rondgekeken in de markt. Het credo van het Koning Willem I College is: Microsoft first. Periodiek worden wij bijgepraat door Microsoft over de veranderingen in de markt, waar wij tegenaan lopen en of ze assistentie kunnen bieden. Zij droeg Microsoft-partners aan en Wortell kwam als beste uit de bus. Wortell had ons eerder al geholpen met een paar expertisevraagstukken en die ervaring was positief. Van andere partijen was er telkens op één vlak iets negatiefs en bij Wortell niet. Dat was de primaire reden om te kiezen voor Wortell als migratiepartner.”

Kracht van momentum

Het doel van de migratie was om data van A naar B te krijgen, op zo'n manier dat gebruikers zo min mogelijk last hadden. “Eigenlijk wilden we deze migratie in de zomervakantie doen en voor de start van het nieuwe schooljaar afronden, maar we kregen de interne communicatie niet op tijd op orde. Het effect hiervan was dat we studenten dubbel moesten beheren omdat beide omgevingen langer in de lucht bleven; dat gaat om behoorlijke aantallen. Bovendien moesten processen in beide omgevingen duaal naast elkaar lopen en gekoppeld blijven.” Toch bood de vertraging ook een groot voordeel: er was meer tijd om voor te bereiden op de werkelijke migratie. “Ver van tevoren prikten we een moment voor de migratie; er was één weekend in oktober wanneer dat kon. Grote delen data verplaatsten we voor dat weekend al naar de omgeving van het Koning Willem I College. In het migratieweekend rondden we af in de wetenschap: de maandag erna heeft iedereen van De Leijgraaf opeens een nieuwe werkplek en een extra account. Onze IT-afdeling, bestaande uit zeventig collega's, hield rekening met de chaos die mogelijk kon ontstaan.”

Militaire operatie

Gelukkig bleef die chaos uit. Dankzij de doordachte voorbereiding was het migratieweekend relatief stressvrij. Bovendien waren gebruikers in aanloop naar de migratie meegenomen in vragen die speelden. Wat gaan we veranderen? Wanneer gaan we veranderen? Wat betekent dat voor jou? Waar kun je terecht met vragen? Robert van Son, vanuit Wortell betrokken bij de uitvoering van de migratie, licht toe: “Alle materialen, zoals handleidingen, stonden op tijd klaar en waren doorlopen door de testers. De hele week na de migratie waren op alle locaties floorwalkers aanwezig, waar mensen terecht konden met vragen en er lagen handleidingen klaar. Je zag na een week dat de vragen opdroogden en iedereen weer aan het werk kon. Alle docenten hielden hun oude laptop en we hielpen ze om met de juiste Office-omgeving te verbinden. Zo hebben we er alles aan gedaan om eventuele chaos beheersbaar te maken. De manier waarop we dit hebben voorbereid, deed mij denken aan een militaire operatie. Dat is wel passend, aangezien het Koning Willem I College in een voormalige, militaire kazerne zit,” maakt Robert de cirkel rond. 

Impact op de organisatie

Bart vertelt verder: “De organisatorische impact van de migratie is heel groot geweest. Zo'n 90% betrof de De Leijgraaf-kant, want zij moesten echt op een hele ander manier leren werken. Voor de medewerkers van het Koning Willem I College was het makkelijker.” In de nieuwe omgeving staan nu nog twee structuren data: de structuur die er al was vanuit het originele Koning Willem I College en de structuur vanuit De Leijgraaf. “Onze insteek was: zet het eerst over en laat de organisatie daarna zelf bepalen hoe ze gebruik willen maken van middelen. We zijn nu een half jaar verder en het begint vorm te krijgen: mailboxen worden opgeheven en Teams-groepen worden samengevoegd.”

Uitmuntende afronding en weinig nazorg

Bart blikt terug op de migratie: “Wij zochten voornamelijk een partner die duidelijk expertise had op dit gebied. Wat kom je standaard tegen? Hoe los je dat op? Zo hoeven wij het wiel niet zelf uit te vinden. Wortell bood een scala aan mogelijkheden: hoe ga je om met organisatorische verandering? Hoe train je medewerkers, hoe ga je met communicatie om? Het is echt een totaalpakket van hoge kwaliteit. Deze migratie was één van de beste projecten die ik gedraaid heb, los van een paar interne uitdagingen. De samenwerking met Wortell was uitstekend. Ze hebben een technisch expertiseniveau en zijn organisatorisch sterk. Voor ons was de afronding van het project uitmuntend; er was heel weinig nazorg nodig. De door Wortell aangedragen oplossingen waren uitstekend, er werd snel gehandeld. Het is dat we tegen de limieten van de aanbestedingswet lopen, anders zou ik Wortell vaker inschakelen.”

Complexiteit van IT in het onderwijs

Het Koning Willem I College heeft een duidelijke IT-routekaart voor 2023/2024. Die is gedreven door wat de organisatie wil. “Dit schooljaar ligt onze focus op kernonderwijssystemen, zoals het studentenregistratiesysteem bijvoorbeeld. Als je daaraan trekt, komt er van alles mee. De complexiteit van IT-projecten is exponentieel aan het stijgen. Dat is heel leuk, maar erg uitdagend.” Desgevraagd deelt Bart tips voor andere onderwijsinstellingen die met IT-veranderingen aan de slag gaan:

• Onderschat niet hoe ongestructureerd de organisatie kan zijn. Dat is een rode draad aan het worden in het onderwijs: er is veel los zand, weinig hiërarchie, veel vrijheid en flexibiliteit. Breng goed in kaart wat er gebeurt als je processen aanpast.
• Blijf je afvragen: kan de eindgebruiker met de verandering overweg? De trein blijft rijden, je hebt de verplichting om je studenten op te leiden en je moet de kwaliteit blijven borgen met daarin weinig marge. 
• In het geval van een fusie: je moet dingen doen die je nog nooit hebt gedaan en ook nooit meer doet. Huur daarom expertise in.