Samen zorgen voor een datagedreven morgen bij ULC met Microsoft Fabric

Data voor het financieel overleg inzichtelijk maken en kunnen vergelijken met de vorige maand op basis van historische data. Met deze twee doelstellingen in de hand startte Wortell een PoC met Microsoft Fabric bij ULC Technisch Beheer. Dat duurzaamheid bij ULC diep verankerd zit, bleek wel uit de vraag om kennis over Microsoft Fabric over te dragen, zodat zij daar voortaan zelf mee aan de slag kan. Dit sluit aan bij de filosofie van Wortell: voordoen, samendoen en zelf doen. Sietze Pars, ICT- en Informatiemanager, en Guus Broers, Technisch Applicatiebeheerder, vertellen hoe het traject met Wortell is verlopen.

“Samen zorgen voor morgen” is het credo van ULC. De driehonderd medewerkers van de multidisciplinaire installatiespecialist werken voornamelijk voor de gezondheidszorg. De onderneming bestaat uit drie bedrijven: ULC Installatietechniek, ULC Technisch Beheer en Bectro. “Vanuit ULC Technisch Beheer houden we de technische installaties in goede conditie,” vertelt Sietze Pars, ICT- en Informatiemanager. “De contractmanagers zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële aspecten van de contracten. Vanuit de behoefte om zo veel mogelijk te sturen op kwaliteit en een tevreden klant wilden we het proces van de financiële overleggen optimaliseren.”

Stukje van de oplossing

Om data van de vorige maand met deze maand te vergelijken, waren er namelijk verschillende handmatige en foutgevoelige handelingen nodig. En dat terwijl het inzicht in en de vergelijking van data met historische momenten een wens was die elke maand terugkwam. Deze informatiebehoefte leidde tot een data-warehousing-vraag. De scope werd goed afgebakend: ULC ging niet voor een complete oplossing, maar voor een stukje ervan. “De PoC was een uitgelezen kans om hiermee te experimenteren. Microsoft gaf ons een flinke funding, een shortlist van kennispartners en wij kozen op basis van eerdere positieve ervaringen voor Wortell. We verzochten Wortell om vanuit die funding de PoC uit te werken. Op zo’n manier dat kennis over Fabric direct aan ons werd overgedragen, zodat we er daarna zelf mee aan de slag kunnen.”

Waarom Microsoft Fabric?

Hermen Kiezebrink, Accountmanager Wortell Smart, licht toe: “Microsoft Fabric is een alles-in-één data-analyse-oplossing. Het platform heeft alle tools om data te verzamelen, analyseren en visualiseren. Zo kun je cross-vergelijkingen maken tussen data uit bijvoorbeeld het HR-, ERP- en CRM-systeem. Het is niet nodig dat alle data in één omgeving staat en dezelfde taal spreekt. Je kunt rollen ontsluiten in datateams, waarbij je via een dashboard de vergelijking kunt bekijken. Deze opzet zorgt ervoor dat je data ook kunt gebruiken voor AI-toepassingen. Er is bovendien de mogelijkheid om met een data lake te werken, zodat je niet alle data hoeft te categoriseren. En je hoeft niet meteen groot te beginnen. Het is een ideaal platform om kleine stapjes mee te zetten. Je kunt altijd met Microsoft Fabric beginnen in de vorm van een MVP.”

Meer over Microsoft Fabric

Samen voor elkaar gebokst

Het uitgangspunt van de PoC was niet alleen dat Wortell de oplossing zou bouwen, maar dat er ook kennis werd overgedragen en geborgd in de organisatie. Guus Broers, Technisch Applicatiebeheerder, vertelt: “Tijdens de eerste introductie met Wortell hebben we toegelicht waar de behoefte lag rondom contractbewaking. We zijn technisch nagegaan hoeveel tabellen er nodig zijn en wat ongeveer de output moet worden. Ik had zelf al geprobeerd iets in elkaar te zetten, maar als je Fabric opent, krijg je de hele Microsoft-suite tegen je neus gedrukt. Waar moet ik beginnen? Benito van Wortell Smart heeft mij door Fabric meegenomen en stap voor stap uitgelegd welke functionaliteit je waarvoor kunt inzetten. Daarnaast heeft hij handvatten met mij gedeeld waar ik zaken kan wijzigen, aanpassen en uitbreiden. In zo’n twee à drie weken hebben we dat voor elkaar gebokst. Nu kan ik er zelf mee uit de voeten en daarop voortborduren. We kunnen dingen toevoegen of nieuwe onderdelen gebruiken van Fabric om het beter te maken. Ik heb er veel over geleerd in samenwerking met Benito.”

Benito van Breugel, Data Engineer bij Wortell Smart: “We hebben ons Smart Data Accelerator framework neergezet waarmee ULC Technisch Beheer makkelijk en snel bronnen kan ontsluiten en historiseren op basis van metadata. Dit framework is gebaseerd op best practices van eerdere projecten en wordt continu door Wortell Smart verbeterd. In essentie is het framework een accelerator: vanuit klantbehoeftes worden aan de hand van een gelaagdheid bepaalde definities en processen ingevuld en geautomatiseerd. Door onze samenwerkende aanpak, heeft ULC meer kennis opgedaan van Fabric en de toegevoegde waarde nog beter leren kennen. De mogelijkheden voor ULC zijn vergroot, ook met het oog op AI en de toekomst. Nu is het schaalbaar.”

Toegevoegde waarde als bewijslast

“We wilden aan de business laten zien dat we met datawarehousing en Fabric in de behoeften zouden kunnen voorzien,” aldus Sietze. “Het resultaat heeft de business overtuigd van de toegevoegde waarde. We hebben laten zien dat we de vraag vanuit de PoC met Fabric kunnen invullen. En vaak is het zo: als mensen zien dat het werkt, dan worden ze enthousiast en komen ze zelf met nieuwe ideeën. Onze stip op de horizon is om te komen tot een eenduidig platform waarin data opgehaald en gevisualiseerd kan worden.” Guus vult aan: “De historie is geautomatiseerd zonder dat er extra moeite voor gedaan hoeft te worden. Contractmanagers kunnen direct hun historische data inzien en dat heeft een grote meerwaarde: het bespaart tijd, data is veel eenvoudiger om te presenteren, er is geen foutgevoelig handmatig werk meer nodig en het geeft historisch inzicht dat er eerder niet was.”

Sharing is caring

Guus blikt positief terug op de samenwerking met Wortell: “Ik heb veel met Benito geschakeld en ideeën uitgewisseld, zeker in de eerste week. Het was een heel prettig en persoonlijk contact op afstand. We konden goed sparren over bepaalde uitvoeringen van de uiteindelijke oplossingen.” Sietze: “Ik kan alleen maar beamen wat Guus zegt. De lijnen waren kort en er werd snel geschakeld. Die behoefte was er ook. Het aspect om de kennis te borgen in onze organisatie was belangrijk en daarom is het prettig dat het zo tussen Benito en Guus is verlopen. Nu kunnen wij die kennis weer delen met andere collega’s binnen de organisatie, zodat we zo min mogelijk afhankelijk zijn van externe partijen.” Op de vraag wat ULC andere organisaties mee wil geven als zij aan de slag gaan met data-analyse, zijn de heren kort maar krachtig: “Begin klein en neem vanuit kleine, concrete toepassingen de organisatie mee zodat je ze enthousiast maakt.”