Samen met UWV werken aan een betere organisatie en een betere wereld met Videobutler

UWV

UWV zorgt in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voor de landelijke uitvoering van de werknemersverzekeringen en voor arbeidsmarkt- en gegevensdienstverlening. De organisatie richt zich op 4 kerntaken: werk, indicatiestelling, uitkeren en gegevens- beheer. Het Facilitair Bedrijf van UWV is verantwoordelijk voor een optimale huisvesting en facilitaire dienstverlening van de ca. 21.000 medewerkers in 95 panden in Nederland.

Videoconferencing bij UWV

Ton Breeuwer is Hoofd Business Control & Kwaliteit bij het Facilitair Bedrijf van UWV. “Wij hebben al ruim 5 jaar videoconferencing apparatuur van Cisco – voorheen Tandberg – in gebruik op 12 van onze vestigingen. Deze is destijds geplaatst om met name hoger management in de diverse panden met elkaar te kunnen laten communiceren en de apparaten waren verbonden met een ISDN connectie.”

De videoconferencing apparatuur werd echter weinig gebruikt. Videoruimtes werden vaak gebruikt om te vergaderen waardoor de videofaciliteit niet meer kon worden geboekt. Verder gaven de ISDN verbindingen niet het resultaat en de beeldbeleving zoals de medewerkers die begonnen te ervaren met bijvoorbeeld Skype. Daarnaast liep het bestaande contract af en hadden we keuze om naar een andere dienstverlener over te stappen.

Ton Breeuwer: “We stonden voor de keuze: helemaal stoppen met videoconferencing of een nieuwe boost aan dit communicatiemiddel geven door de techniek te upgraden en daar een aantal zaken omheen te regelen. We besloten door te zetten. Een belangrijk uitgangspunt was dat deze dienst niet alleen aantrekkelijk moest zijn voor het hoger management, maar voor alle medewerkers.”

De keuze voor Wortell

UWV schreef een aanbesteding uit voor de doorontwikkeling van de videoconferencing faciliteiten.

Ton Breeuwer: “Vanaf het begin waren wij enorm gecharmeerd van de formule van Wortell: video as a service in combinatie met de Videobutlers. Zeker het feit dat zij daarbij gebruik maken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt sprak ons heel erg aan. Wij hebben besloten Wortell de kans te geven hun diensten te laten zien en zich te bewijzen.”

De videoruimtes in de UWV locaties werden uniform en daardoor herkenbaar ingericht. Verder heeft UWV samen met Wortell de apparatuur met moderne, snelle datalijnen gekoppeld.

Ton Breeuwer: “Onze apparatuur was technisch absoluut nog niet verouderd. Door deze maatregelen kunnen wij er nog een tijd mee vooruit. In een volgende fase gaan we kijken hoe we tablets kunnen aanhaken op het systeem. Verder verwachten wij in de toekomst Microsoft Lync breed te gaan inzetten – eerst voor chat en aanwezigheidsinformatie, later mogelijk ook voor video- afhankelijk van de bandbreedte. De vooruitzichten zijn zeker goed: op het hoofdkantoor is het videoconferencesysteem al vaak volgeboekt en we overwegen daar dan ook een tweede ruimte in te richten.”

De ervaringen met Wortell

Ton Breeuwer: “De ervaringen zijn heel positief. De mensen van Wortell weten precies wat er nodig is om videoconferencing voor jouw organisatie aan de praat te krijgen. Zij hebben ons geholpen met de juiste inrichting en met de complexe achterliggende techniek. De verbinding is van te voren gecheckt en de beeldschermen staan bij het begin van de vergadering al aan. Dat is pas echt gebruikersgemak, geen ingewikkeld gedoe meer met verbindingen tot stand brengen.

Er werken hele bevlogen mensen, dat geldt niet alleen voor de Videobutlers maar ook voor het management en de technische ondersteuning. Wortell heeft bijvoorbeeld ontzettend veel werk voor ons verricht om de verbindingen via het nieuwe netwerk te kunnen realiseren.

Er is verder veel deskundigheid aanwezig binnen de organisatie. Ze denken vanuit de klant en zijn gedreven om resultaten te behalen. De communicatie is open en transparant en ze gaan op zeer constructieve wijze met eventuele issues om. Tot slot heeft hun dienstverlening een uitstekende prijs-kwaliteit verhouding.

Het resultaat is een echt partnership, een stevige klant- leverancier relatie die wij erg waarderen. Wortell is een bedrijf dat actief participeert in de samenleving en haar aandeel neemt door Wajongers in dienst te nemen en een kans te geven om mee te doen in de maatschappij. Hiermee zijn ze een voorbeeldbedrijf voor het UWV.”

De voordelen van videoconferencing voor UWV 

Ton Breeuwer: “De inzet van videoconferencing biedt een aantal grote voordelen. Om te beginnen levert het een bijdrage aan een betere manier van samenwerken. Verder resulteert het in hogere efficiency en tijdsbesparing. Een ander gevolg is dat onze medewerkers minder hoeven te reizen, waardoor we geld besparen en onze CO2 uitstoot verminderen.”