PIDZ vindt wat het zoekt met Debble Zorg en Teams Governance

“Wil je als organisatie nieuwe tools inzetten, zorg er dan voor dat daar een stap aan vooraf gaat: maak goede afspraken met elkaar over hóé je ze benut.” Stephan Schrier, manager Marketing & Communicatie bij PIDZ, geeft deze tip op basis van zijn ervaringen eerder dit jaar. In samenwerking met Wortell nam zijn organisatie de diensten Debble Zorg en Teams Governance in gebruik. 

Als een van de grootste Nederlandse servicebureaus in de zorg, met een hoofdkantoor in Eindhoven en vestigingen door heel het land, brengt PIDZ zorgaanbieders en zelfstandige zorgprofessionals bij elkaar. Zo lost het problemen in de personeelsplanning op die zorginstellingen niet met eigen medewerkers of een flexpool kunnen oplossen. Wat PIDZ onderscheidt van andere servicebureaus in deze sector, is dat het bijzonder snel matches maakt aan de hand van een zelf ontworpen app. “In die app maken zzp’ers – die wij van tevoren gescreend hebben – onder andere een persoonlijk profiel aan en laten zij hun beschikbaarheid weten”, vertelt Stephan. “Op basis daarvan kunnen zorgorganisaties iemand via de applicatie uitnodigen voor een opdracht. De betreffende persoon kan meteen in de app de opdrachtomschrijving bekijken en indien gewenst de opdracht accepteren. Dit bespaart iedereen een hoop tijd.” 

Minstens tien minuten zoeken

Intern ging het er bij PIDZ tot voor kort juist níét zo efficiënt aan toe. Binnen het bedrijf was een onderzoek uitgevoerd, waaruit bleek dat medewerkers iedere dag minstens tien minuten kwijt waren aan het zoeken naar documenten. Ook andere verbeterpunten kwamen daaruit naar voren, zoals het makkelijker delen van bestanden en het beperken van het aantal externe tools. Stephan: “We gebruikten veel verschillende applicaties die ongeveer hetzelfde doel hebben; dat was niet zo praktisch.” De coronacrisis voegde daar nog een aandachtspunt aan toe. Doordat restricties golden voor onderling contact, misten medewerkers van PIDZ de verbinding met elkaar. “Binnen een projectgroep werd soms al langs elkaar heen gewerkt, laat staan dat mensen wisten wat op andere afdelingen gebeurde. Een goede digitale samenwerkingsomgeving kon daar verandering in brengen”, aldus Stephan.

Intranet mét richtlijnen

Omdat PIDZ al betaalde voor licenties van Microsoft-pakketten, leek het logisch om nieuwe oplossingen daarbij te laten aansluiten. Nadat met diverse ICT-dienstverleners contact was gezocht, besloot het bureau met Wortell in zee te gaan. “Wij hadden daar meteen vanaf het eerste gesprek een goed gevoel bij”, zegt Stephan. “Samen met Wortell kwamen we vervolgens al snel uit bij het sociaal intranet van Debble Zorg. Dit platform verbindt op een gebruiksvriendelijke manier mensen, informatie, tools en processen – precies waar we naar op zoek waren.” Terwijl de voorbereidingen voor de invoering van het intranet in gang werden gezet, kreeg het traject opeens een nieuwe wending. “Wortell wees ons erop dat wij geen duidelijke richtlijnen opgesteld hadden. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over welke tools je waarvoor gebruikt en waar je welke bestanden opslaat. Dit pakten we daarom eerst op aan de hand van de dienst Teams Governance.”

Goud waard

Afgelopen voorjaar zijn alle richtlijnen vastgesteld en heeft PIDZ het nieuwe intranet, ‘Altijd verbonden’ genaamd, in gebruik genomen. Stephan is blij met de voordelen die het hem en zijn collega’s brengt. “Het intranet is nu ons startpunt; je krijgt het meteen te zien wanneer je de browser opent. Vanaf daar is alles wat je zoekt snel en makkelijk te vinden. Daarnaast blijf je dankzij het intranet eenvoudig op de hoogte van waar collega’s zich mee bezighouden. Dit heeft de verbondenheid binnen ons bedrijf duidelijk bevorderd.” Om de adoptie van het nieuwe platform vlotter te laten verlopen, zijn op advies van Wortell ambassadeurs aangewezen. Deze zes enthousiaste medewerkers promoten het gebruik van het intranet, onder andere door er zelf actief op te zijn. Stephan: “Wij hopen dat dit het effect heeft van een olievlek die zich uitspreidt. Voor veel mensen is het nog even wennen, dit nieuwe systeem. Goede voorbeelden doen dan goed volgen.” 

Stap voor stap begeleid

Naast de nieuwe diensten is Stephan ook enthousiast over de samenwerking met Wortell. “Je krijgt het gevoel dat je voor hen de belangrijkste klant bent. Ze nemen alle tijd voor je, zijn flexibel en denken proactief met je mee. Toen de materie wat ingewikkelder werd, met Teams Governance, bleek dat extra waardevol. Als Wortell ons toen niet stap voor stap begeleid had in het traject, zouden wij overspoeld zijn met informatie en door de bomen het bos niet meer hebben kunnen zien.” Ook al ging het intranet al een aantal maanden geleden ‘live’, de samenwerking tussen PIDZ en Wortell zet zich voort, vertelt Stephan. “We hebben afgesproken dat wij begin volgend jaar samen kijken hoe het ervoor staat en of er nog verbeteracties nodig zijn. In de tussentijd is het prettig om te weten dat we Wortell te allen tijde kunnen betrekken bij vraagstukken op ICT-gebied. Zo’n steuntje in de rug is voor ons ideaal.”