Het optimale financiële proces voor Nyenrode met Azure Unified Pipeline en de Best of Suite-strategie

Van een potpourri van systemen naar een Best of Suite-strategie met gekoppelde applicaties via Azure Unified Pipeline. We gaan in gesprek met Karel Ramdin, Senior Projectmanager bij Nyenrode Business Universiteit, en Hans Nouwens, Enterprise Architect, die meer over deze transitie vertellen.

Nyenrode Business Universiteit

Nyenrode Business Universiteit is de oudste particuliere universiteit van Nederland, opgericht door de captains of industry in 1946. In die tijd ontstond al de behoefte aan hoger onderwijs voor internationaal georiënteerde ondernemers en managers. Inmiddels biedt Nyenrode twee soorten onderwijs: onderwijs met een graad voor voltijd- en deeltijdstudenten en executive onderwijs voor professionals, managers en bestuurders in alle fasen van hun carrière. “Het bijzondere van Nyenrode is dat ze dankzij die link met het bedrijfsleven uitermate goede docenten bieden. De meesten werken zelf in het veld en geven daarnaast colleges. Ook doen de faculteitsleden wetenschappelijk onderzoek op hun terrein.” 

Best of Suite-strategie 

In de oude situatie werkte Nyenrode met een relatief verouderd financieel systeem. Zo begon de wens voor vervanging. “Toen we het financiële applicatielandschap gingen inventariseren, bleek er veel versnippering te zijn. We ontwaarden een palet aan losse applicaties, die via allerlei maatwerk oplossingen aan elkaar geknoopt waren.” Het dwong om scherp naar de informatiestromen te kijken en een doelarchitectuur te schrijven. “Die weg leidde ons naar de Best of Suite-strategie: we willen een volledig proces in één suite van één leverancier hebben. Met name om de integratie te vereenvoudigen en om geleidelijk aan systemen te vervangen. Voor ons financiële proces is dat Exact Financials.” Met deze keuze groeide de behoefte om de studentenadministratie te koppelen aan de financiële administratie. “Wij gebruiken Osiris, vanwaar ook de facturen worden verstuurd. De werkelijke betaling wordt echter vastgelegd in de debiteurenadministratie. De koppeling tussen de systemen is nodig om van elkaar te weten wanneer de factuur is verstuurd en wanneer de betaling is voldaan.” 

Koppelingen tussen potpourri van systemen 

Nyenrode heeft een kleine ICT-afdeling met minder dan tien medewerkers. “Het is dan niet logisch om een centraal enterprise integratiesysteem te ontwikkelen en onderhouden. We hebben daarom allemaal peer-to-peer-koppelingen: van de studentenadministratie naar de boekhouding, van de boekhouding naar het facility managementsysteem en ga zo maar door. Die zijn door verschillende leveranciers aangelegd. Dit zorgt voor een potpourri aan technieken, platformen, on premise en in de cloud, en beveiligingen. Wortell is onze leverancier van Office 365 en beheerder van een aantal Azure-componenten. We zijn tevreden over en vertrouwd met hun manier van werken. Daarom zijn we in gesprek gegaan: hebben jullie een oplossing voor de koppelingen?” Het antwoord werd gevonden in Azure Unified Pipeline: het Wortell-platform voor gegevensuitwisseling tussen applicaties. 

“Met de vergaande digitalisering ontstaan er allemaal processen over systemen heen. Het wordt steeds moeilijker om die systemen aan elkaar te koppelen. Dankzij Azure Unified Pipeline kan dat wél. Nu gaan we van cloud naar cloud. Het platform legt steeds twee halve pijplijntjes: aan de bronkant kiezen we een aansluiting en aan de doelkant ook. Ertussenin gebruiken we hetzelfde patroon; dat is het Unified-aspect. Zo zijn wij niet langer afhankelijk van het aanpassingsvermogen en de snelheid van leveranciers.”

Eén centrale logging, monitoring & controle 

Belangrijk is dat alle systemen consistente data hebben. “Dat is het mooie aan Azure Unified Pipeline: er gaan berichtjes over en weer tussen de gekoppelde applicaties om te zorgen dat ze steeds dezelfde status hebben.” Voor een aantal koppelingen worden de frequenties opgehoogd om meerdere keren per dag informatie uit te wisselen. “Als het goed is, merkt de business niets, behalve dat sommige informatie sneller beschikbaar is. Ook kunnen ze vertrouwen op juiste gegevens, zodat er bijvoorbeeld geen onvolledige facturen verstuurd worden.” Via Azure Unified Pipeline is er één centrale logging, monitoring en controle. “Mochten er incidenten zijn, dan kunnen de beheerders er snel bij en hebben zij op één plek direct inzicht in wat er speelt, wat de oplossing is en kunnen zij dit verhelpen zonder zich te verdiepen in elk individueel systeem.” 

Auditing, compliance & security 

Op dit moment zit Nyenrode volop in de testfase van de financiële koppelingen via Azure Unified Pipeline. De functionele acceptatietesten zijn bijna afgerond en daarna volgen die voor de business. “Onze financiële administratie heeft een aantal specifieke kenmerken in het systeem. Het boekjaar loopt gelijk aan het academisch jaar en door de overgang naar Exact Financials sluiten we nu per 1 januari. We moeten de data dus afsluiten in het oude systeem en dat moet volledig en betrouwbaar zijn in het nieuwe systeem: dat vraagt om perfecte reconciliaties. Dit moeten we kunnen aantonen.” De auditing, compliance en security moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Daarom worden nieuwe systemen volgens een vast protocol (ISAE3402) door een externe partij geaudit. “Zo bewijzen we dat we de eisen voor risicobeheersing hanteren. Dat kan nu omdat het volledige financiële proces goed geregeld is en geregistreerd wordt.” 

Grote verbeterstap in gegevensuitwisseling 

“Het was waardevol om volgens DevOps Agile samen te werken met Wortell. Soms was er discussie, maar zonder wrijving krijg je geen glans.” De toegevoegde waarde van Wortell zit volgens Nyenrode in het snel en flexibel optreden. “Als je duidelijk aangeeft wat je nodig hebt, dan wordt dat in mum van tijd gebouwd, getest en aangeboden voor functionele acceptatie. Ook zijn ze duidelijk in wat ze nodig hebben. Het begint allemaal met de juiste requirements; in dit proces zijn wij uitgedaagd en ondersteund. Wortell is open en eerlijk over welke wensen wel of niet handig zijn en er worden alternatieven geboden.” Voor Nyenrode is er nu een uniforme manier om koppelingen tussen systemen te leggen.