Anderhalf jaar geleden begon Dennis Sloots, Manager ICT en Innovatie, bij Middin. “Toen ik hier kwam was me snel duidelijk dat we iets moesten met onze digitaliseringsstrategie,” vertelt hij. “De focus lag bij Middin op de implementatie van een nieuw personeelssysteem. Daardoor schoof de vernieuwing van de digitale werkplek al jaren vooruit. Op een gegeven moment voldeden de veiligheidsnormen echter niet meer.” Dat was het moment voor Middin om met de digitaliseringsstrategie aan de slag te gaan.

De organisatie in Zuid-Holland biedt ondersteuning en zorg op woonlocaties, activiteitencentra, op school of aan huis aan zo’n 5.900 mensen met een verstandelijke beperking en mensen met niet-aangeboren hersenletsel. Dennis is er verantwoordelijk voor alles wat met ICT te maken heeft. “We zaten bijvoorbeeld nog op Citrix, software waarmee je van buitenaf veilig inlogt op het organisatienetwerk. Een hele beschermde omgeving die medewerkers weinig vrijheid biedt. Beeldbellen binnen Citrix is bijvoorbeeld niet mogelijk, dus daarvoor was de aparte GoToMeeting-software aangeschaft. Ondertussen nam de hoeveelheid data op onze shares ook steeds verder toe.”

“Om de digitaliseringsstrategie vorm te geven, is de eerste stap het bedenken van een visie. We wilden onze ambitie scherp krijgen voor de komende twee á drie jaar. In de visie ‘Middin: Klaar voor de zorg van morgen’ hebben we een aantal digitaliseringsthema’s beschreven en één daarvan is de digitale werkplek.” Voor de volgende stap oriënteerde Dennis zich in de markt en voerde gesprekken met verschillende leveranciers. Daar was Wortell er één van.

Bewezen technologie

“Wij kijken naar ‘bewezen technologie tenzij’. Ik ga niet innoveren met een leverancier die nog nooit een zorginstelling van onze omvang heeft ondersteund. Wortell heeft klanten die vergelijkbaar zijn met ons, waar deze technologie al bewezen is. Dat vind ik belangrijk.” Dennis vat de criteria samen die Middin stelde aan de nieuwe, moderne digitale werkplek: “Samenwerken in moderne documenten en beeldbellen ín de werkplek. Een dienstverlening die ons ondersteunt. En tenslotte een goede service, zodat we kunnen zien wat er gebeurt. We waren altijd een beheerorganisatie op IT en zoeken leveranciers die ons helpen om een regie-organisatie te worden.”

Toen Wortell haar diensten presenteerde, bleek de digitale transformatie behoorlijk omvangrijk te zijn: “Wortell vertelde ons dat we duidelijk in kaart moesten brengen waar we precies naartoe wilden. En dat we heel veel keuzes moesten maken.” Wortell stelde Envisioning voor: een doorontwikkeltraject met een inzichtelijke koers. Hierin vormen een aantal essentiële vragen de basis: Waar sta je nu? Waar wil je naartoe? Welke routekaart kunnen we uitstippelen om dit punt te bereiken? Welke afwegingen maak je in je bedrijfsvoering en welke consequenties zijn hieraan verbonden? Hoe zorg je dat de techniek aansluit bij de organisatiedoelen en -strategie? “Dit aanvalsplan paste meer bij onze visie en strategie, die bij Middin ook steeds scherper werd. En dat gaf vertrouwen om de samenwerking aan te gaan.”

Aanvalsplan

Met het aanvalsplan doelt Dennis op Envisioning. Dave Tol, Sectormanager bij Wortell: “Envisioning biedt je als organisatie vanaf het begin een heldere strategie op weg naar je einddoel. Je weet continu waar je met je organisatie naartoe beweegt en je kunt gedurende het hele traject de controle houden.” Dennis: “Het werd heel gestructureerd aangepakt: Hoe krijgen we helder wat die stip op de horizon is? Welke technische specificaties halen we op en welke mensen hebben we daarvoor nodig? Wortell heeft ontzettend veel informatie verzameld tijdens een serie workshops met medewerkers van afdelingen uit de hele organisatie.”

Het resultaat was een planning met drie optionele situaties: de huidige situatie, een tussensituatie en de gewenste situatie. “Wortell adviseerde ons om te kiezen voor de tussensituatie, omdat de verandering anders te groot zou zijn. Dat vond ik heel sterk van ze. Ze gaven eerlijk aan: jullie ambitie is er, maar onze ervaring is dat je het in stukken moet knippen.” Dave: “Vernieuwingstrajecten moet je op elkaar afstemmen. Je wilt frustratie van medewerkers voorkomen en het vertrouwen in de digitale transformatie vasthouden.”

Digivaardiger worden

Dennis is erg te spreken over de grote rol die Wortell het adoptieproces van medewerkers geeft in de planning: “Daar is Wortell echt onderscheidend in. Onze medewerkers willen graag ‘digivaardiger’ worden en vinden het fijn als ze daar hulp bij krijgen.” Er ligt nu een plan van aanpak. Vanaf augustus activeren ‘de ringen’, wat betekent dat er steeds meer functionaliteiten vrijgegeven worden. Eén van de eerste is de implementatie van Microsoft Teams en de conversie van de T- en de H-schijf. “Dit bereiden we nu voor; er worden miljoenen documenten opgeruimd.”

Strategisch partner

Dennis ziet Wortell als strategisch partner, zo zegt hij zelf: “Ze zijn continu met ons in contact en proactief. Dat vind ik hét toverwoord: als ik een proactieve leverancier signaleer, dan word ik daar heel blij van. Aan het begin zeiden we dat we geen maatwerk wilden, maar een bewezen oplossing. Wortell luisterde goed naar onze wensen en toen kwamen ze toch met een op maat gemaakt plan van aanpak. Bijvoorbeeld hoe ze zo’n tussensituatie schetsen in Envision en ons daarmee in balans weten te houden. Daar zie je heel goed de expertise van Wortell.”