Debble als basis voor informatierijke kennisdeling bij MUMC+

Een sociaal intranet dat uitnodigt tot kennisdeling en samenwerking. Dat was de wens van het Maastricht Universitair Medisch Centrum+. Het intranetplatform Debble Digital Workplace voldeed aan het eisenlijstje. Bovendien was er met ontwikkelaar Wortell een klik. Win-win dus. Web professional Geertjan van Zonneveld van MUMC+ vertelt.

Het Maastricht UMC+ is een samenwerkingsverband van het academisch ziekenhuis Maastricht en de Faculty of Health, Medicine & Life Sciences van de Universiteit Maastricht. Het ziekenhuis biedt topklinische en topreferente patiëntenzorg en onderscheidt zich door de focus op preventie. Daarnaast zijn wetenschappelijk onderzoek, onderwijs/opleiding en valorisatie (het beschikbaar maken van kennis) kerntaken van de organisatie.

Ideaalplaatje in de gezondheidszorg

Geertjan van Zonneveld is als web professional verantwoordelijk voor de online communicatie van MUMC+, zowel voor de externe website als het intranet. Wat dat laatste betreft was het tijd voor iets anders. “De gezondheidszorg is een kennisintensieve bedrijfstak”, zo schetst Geertjan de context. “Die kennis is verdeeld over veel mensen. In ons ideaalplaatje stellen onze 8.000 medewerkers hun deskundigheid eenvoudig beschikbaar aan collega’s. Maar ons bestaande intranetplatform – SharePoint 2013 – was erg op zenden gericht. Al het geplaatste nieuws liep via de communicatieafdeling. Wilde je informatie delen, dan moest je je bericht eerst naar die afdeling sturen. Een tijdrovende, hoogdrempelige procedure. En niet meer van nu.”

Een echte sparringpartner

Er was dus behoefte aan een platform waarop iedere medewerker makkelijk zelf berichten kan plaatsen. Sociaal intranet, zoals dat heet. Geertjan: “In eerste instantie dachten we opnieuw aan standaard SharePoint, gezien de mogelijke koppeling met Teams en Office 365. Maar we wilden zo min mogelijk in eigen huis ontwikkelen. Onze voorkeur ging uit naar een al ontwikkeld intranetplatform op basis van SharePoint dat automatisch alle updates zou krijgen en een snelle verbeter- en ontwikkelcyclus heeft.” Na een uitgebreide zoektocht op de internationale markt bleef er een shortlist van opties over. Uiteindelijk kwam Debble Digital Workplace van Wortell bovendrijven. Wat gaf de doorslag? Geertjan: “Debble voldeed aan ons functionaliteitenlijstje en de prijs-kwaliteitverhouding sprak ons aan. Natuurlijk zeggen een demo en een test niet alles over de dagelijkse realiteit van een systeem; het voelde dus wel een beetje als een sprong in het diepe. Maar we hadden een goed ‘onderbuikgevoel’ bij Wortell. De tijd heeft bewezen dat dit gevoel klopte. Ze werken op een informele manier met ons samen. Dat past bij ons. Wortell is bovendien een echte sparringpartner. De medewerkers zijn flexibel, servicegericht en persoonlijk. Als er een dringend probleem is, heb ik snel een reactie.”

Modern intranet

Debble ging bij MUMC+ in januari 2021 live. Wat is de eerste indruk? “Ik ben heel tevreden”, zegt Geertjan helder. “Debble is mooier en moderner dan ons voorgaande intranet. Het technische deel draait goed, daar hoef ik me niet druk om te maken.” De kracht van het platform is de flexibiliteit: je kunt aanpassingen doen die aansluiten bij je eigen wensen. Dat ervaart Geertjan ook. “Qua gebruik heeft het intranet nu vooral de functie van persoonlijke startpagina. De persoonlijke widgets worden nog niet veel ingezet, merken we. Een functionaliteit als het telefoonboek is wél populair. We hebben ervoor gekozen om samen met Wortell de standaard SharePoint-functie hiervoor uit te breiden. In afstemming met Wortell hebben we daarnaast zelf een advertentiemodule ontwikkeld waarmee medewerkers dingen kunnen verkopen. Ook daar wordt volop gebruik van gemaakt.”

Zeer bruikbaar platform

Een van de grote successen en absolute favoriet onder de medewerkers is de nieuwsvoorziening. “Zij maken nu zelf nieuws en publiceren het”, vertelt Geertjan. “Variërend van aankondigingen van jubilea en storingsmeldingen tot coronacommunicatie en human interest-verhalen van medewerkers. Het is nog niet het informatierijke kennisdelen dat we voor ogen hebben; die ontwikkeling vraagt om een cultuuromslag. Op dit moment maken vooral de mensen in staf- en bureaufuncties veel gebruik van de mogelijkheden. Begrijpelijk: zij zitten dagelijks achter hun pc, zijn vaak betrokken bij projecten en hebben voelsprieten voor het interne nieuws. Voor veel zorgpersoneel – artsen, verpleegkundigen – geldt dat minder. Zij zijn druk op de werkvloer en hebben hun focus met name op de patiënt.” De komende tijd ligt er voor het Intranet-team een taak om ook die medewerkers bij het intranet te betrekken. Geertjan: “Ons motto is ‘Samen zorgen we voor de beste zorg’. Daarom willen we alle gebruikers stimuleren om de ruimte die ze met Debble hebben gekregen, ook te nemen. Aan Debble zelf zal het niet liggen. Qua techniek is het een zeer bruikbaar platform, minder ingewikkeld dan SharePoint. De potentie van het platform is veel groter, we kunnen weer even vooruit.”

Kennisdeling faciliteren

De stip aan de horizon is om alles uit Debble te halen wat erin zit, geeft Geertjan aan. “Een van de wensen is een efficiënt gebruik van de zoekmachine. Los van ons intranet hebben we bijvoorbeeld een enorm goed gevulde protocollen-database en een werkondersteuningswebsite. Stel, ik zoek het protocol voor het aanleggen van een infuus, dan zou ik die via de zoekfunctie op het intranet moeten kunnen vinden. Kijk, dát is het faciliteren van kennisdeling.”

Koppeling met Microsoft Teams

Wat er in ieder geval aan zit te komen, is de gewenste koppeling met Teams. Geertjan kan niet wachten. “Dit soort integraties met informatiebronnen binnen Microsoft 365 maken Debble erg interessant voor ons. Een voorbeeld? Mensen die binnen kleine operatieteams werken, moeten beschikken over voor hen actuele en relevante informatie. Maar wij hebben niet altijd het overzicht wie in welk team werkt. Door de koppeling met Teams loopt de informatievoorziening rechtstreeks en hoeven ze niet apart het intranet op. Als deze koppeling straks ziekenhuisbreed wordt uitgerold, ben ik helemaal happy.”

Benieuwd hoe Debble binnen Teams eruit ziet? Bekijk de video hier. 

In de toekomst is het intranet net als Teams en Yammer een vast onderdeel van de moderne werkplek, verwacht Geertjan. “Het moet als een radertje alles aan elkaar verbinden. Ik hoop dat ons nieuwe platform de samenwerking tussen de verschillende clusters in huis vergemakkelijkt. We zien in de gezondheidszorg de trend naar zorgpaden waarin verschillende medische disciplines samenwerken. Informatie-uitwisseling gebeurt daarbij natuurlijk al, maar hoe mooi zou het zijn als zorgprofessionals ook online up-to-date informatie kunnen halen? Dat proces moet in de komende jaren z’n beslag krijgen.”

Drie tips van Geertjan voor andere ziekenhuizen

• Staar je niet blind op functionaliteiten. Zorg voor een samenwerkingspartner met focus op de techniek en richt je zelf op de eindgebruiker.
• Kies voor integraties die aansluiten bij werkprocessen in huis en waarmee je de medewerkers ondersteunt.
• Zorg voor een goede mix van je interne team: IT- én communicatieprofessionals.