De Zorgboog verbindt via Debble om samen te zorgen voor morgen.

Vanuit een IT-achterstand vooruitkijken en de juiste stappen zetten om collega’s goed mee te krijgen én met elkaar te verbinden. De Zorgboog richt zich op samenwerking en verbinding binnen de hele zorgsector. De digitale samenwerkingsomgeving Debble vervult daarin een sleutelfunctie. Alexander van Cappellen (Directeur Divisie ICT/Informatiemanagement (CIO) en Directeur Divisie Bedrijfsvoering a.i.), Jeroen Jan de Visser (Programmanager Techniek) en Stefan van Duijnhoven (Hoofd ICT en Informatiemanagement) van de Zorgboog delen hun ervaringen.

De Zorgboog staat klaar voor alle generaties in de Peelregio (Helmond en omstreken). Jaarlijks ondersteunen 2.600 medewerkers en 1.100 vrijwilligers ruim 2.400 cliënten in de thuissituatie, ruim 800 cliënten op een zorglocatie en ruim 1.600 cliënten met kraamzorg.

“Net als de rest van de zorgsector zitten we in een enorme transitie met financiële uitdagingen en een tekort aan personeel. We proberen naar de toekomst te kijken; we zijn in de regio en landelijk actief om daar een rol in te spelen. Waar we om bekend staan, is de schijf van vijf. Aan de hand van vijf vragen wordt besproken wat de cliënt zelf nog kan. De volgende stap is het inzetten van hulpmiddelen, daarna familieleden of mantelzorgers betrekken en vervolgens kijken naar het sociale netwerk en andere instanties. Pas als laatste stap komen de Zorgboogprofessionals in beeld,” trapt Alexander af.

Alleen als je de stappen op de juiste manier zet, kan het besparen. Maar wat voor ons echt telt, is de sociale verbinding

Vanuit achterstand vooruitkijken

Specifiek binnen het ICT-domein had de Zorgboog met een achterstand te kampen, die zij de afgelopen jaren aan het inhalen is. Bijna het hele applicatielandschap is verSaast.

“Zo bereiden we ons voor op de toekomst. We sturen op standaard in plaats van maatwerk, want daar hebben we in het verleden last van gehad. Zo kwamen Microsoft 365 en ook Wortell om de hoek kijken. We hoeven geen koploper te zijn, maar willen ook niet achteraan lopen. Ik ontmoette Danny Burlage van Wortell en er was meteen een klik. Hij bleek een goede sparringpartner om te achterhalen welke stappen we nu moeten zetten om vanuit de achterstand vooruit te kijken. Het leidde tot inspirerende gesprekken.”

Voor de Zorgboog gaat het daarbij niet alleen om kosten reduceren. Liever legt ze de focus op dingen anders en slimmer doen.

“Alleen als je de stappen op de juiste manier zet, kan het besparen. Maar wat voor ons echt telt, is de sociale verbinding,” aldus Alexander.

We redeneren vanuit de gebruikers

De kerstboom en de paastak

Het uitgangspunt voor de Zorgboog is helder: één plek aanbieden waar de werkdag start.

“We redeneren vanuit de gebruikers. En we bewaken dat alles wat we doen zoveel mogelijk landt binnen de Teams-client van Microsoft. De adoptiegraad van Teams in onze organisatie is met ruim 90% heel hoog. Daarover heeft Microsoft ons zelfs gecomplimenteerd! Het is een bewuste afweging om de Teams-omgeving de plek te laten zijn waar alle andere zaken op landen voor onze collega’s: van zorgmedewerkers tot ondersteuning. Vanuit dat vertrekpunt gingen we op zoek naar een intranetoplossing,” vertelt Jeroen.

In de gesprekken met Wortell kwam Debble al snel naar voren.

“We kwamen van een oud platform af dat werd gezien als een onduidelijke tijdlijn: de nieuwsvoorziening en het sociaal intranet liepen heel erg door elkaar. Door de introductie van Debble is het nieuws en de sociale kant meer uit elkaar gehaald. Maar wel met behoud van ‘de kerstboom en de paastak’. Dat is de linking pin en verbindende factor binnen onze organisatie om elkaar te informeren over wat er naast de officiële nieuwswaardigheden verder gebeurt. De sociale verbinding moest behouden blijven om onze collega’s mee te krijgen. Tegelijkertijd bieden we nu een uniform startpunt van de werkdag aan. Dit is de stabiele factor voor alle collega’s, die werkt op het de Zorgboog-account, via de telefoon en ook als zij thuiswerken. Onderaan de streep betekent het dat collega’s geen twintig systemen hoeven op te starten om hun werk te doen.”

Onderaan de streep betekent het dat collega’s geen twintig systemen hoeven op te starten om hun werk te doen

Elke dag vooruitgang

Om collega’s goed mee te krijgen, is een aantal van hen betrokken bij de pakketselectie voor het intranet en sociale portaal.

“Dan zie je dat vanuit gebruiksvriendelijkheid een afweging wordt gemaakt. We hebben daarnaast gekozen om binnen de Microsoft 365-omgeving te blijven acteren, omdat dit een krachtig platform is waar zaken samenkomen. Vanuit onze architectuurprincipes willen we geen eigen bouwsels. Welke partner sluit goed bij ons aan om te ondersteunen op dat sociale portaal? Daar is Wortell met Debble uitgekomen. Vanuit die selectiestart hebben we onze club digicoaches elke keer meegenomen bij de inrichting, communicatie en adoptie. Dit netwerk heeft een olievlekwerking binnen onze organisatie. De digicoaches helpen met adoptiecommunicatie en ze begeleiden ook nieuwe collega’s. Soms is dat dieper contact, soms begeleiding en soms is het niet nodig.”

De Zorgboog kiest ervoor om continu mee te bewegen om collega’s goed te faciliteren.

“Onze eindgebruikers waren voorheen niet verwend met veel updates. Implementaties op IT-gebied waren altijd een big bang. Dan moet je rondom communicatie en adoptie veel doen om het product te laten landen in de organisatie. Dankzij het standaard-update-schema van Microsoft is elke dag een kleine verandering zichtbaar. Dat helpt om collega’s mee te nemen richting de toekomst.”

Een voorbeeld hiervan is de profielpagina die is aangepast op basis van de Microsoft-roadmap.

“Onze collega’s hebben daar niets noemenswaardigs van gemerkt. Dat hadden wij nooit zo kunnen oppakken. Wortell is een professionele partner die zorgt dat we dit soort stappen kunnen zetten,” licht Stefan toe.

We krijgen veel positieve signalen van onze zorgcollega’s sinds we met Teams en met Debble aan de slag zijn gegaan

Positief ontvangen door de zorg

“We krijgen veel positieve signalen van onze zorgcollega’s sinds we met Teams en met Debble aan de slag zijn gegaan.”

De komende jaren wil de Zorgboog meer toewerken naar één integraal platform.

“We willen in goede samenwerking zorgen dat Debble en het ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) meer met elkaar integreren zodat je heel snel de belangrijkste punten bij elkaar hebt en we drempels wegnemen. Ook is het idee dat applicaties reminders gaan plaatsen op Debble, zodat collega’s zien wat de planning van de dag is, welke activiteiten openstaan. Op dit moment creëren we vooral de randvoorwaardelijkheid. De volgende stap gaat onze collega’s nog blijer maken.”

Wortell wordt door de Zorgboog gezien als belangrijke partner om vervolgstappen te zetten.
“We hebben nu een intranet dat goed aansluit bij de behoeftes van de gebruikers en dat ook stevig verankerd is in de Microsoft-technologie waarop wij het ecosysteem kunnen bouwen dat we voor ogen hebben. Wortell is echt een partner die ons meeneemt in een flow richting de toekomst.”

Nu zien we het gebruik terug in tijdlijnen, wat ons een stukje staving geeft

Samen is het sleutelwoord

“Het gebruikerspercentage van Debble is heel hoog. Voorheen wisten we beperkt of berichten wel gelezen werden. Nu zien we het gebruik terug in tijdlijnen, wat ons een stukje staving geeft.”

De Zorgboog ziet kansen voor regionale en landelijke samenwerking om techniek meer voor de zorg te laten werken.

“We proberen een samenwerking te smeden met Nedap, AFAS, Microsoft en hopelijk Wortell om te laten zien wat er allemaal kan. Technisch is er een hoop mogelijk en samen kunnen we slimmer werken.”

Dat samenwerking centraal staat in deze verbeterslagen blijkt wel uit de ervaringen van de Zorgboog.

“Je kunt het niet alleen: je hebt collega-organisaties nodig die advies geven. Wij zijn geïnspireerd en geadviseerd door zorgorganisatie Land van Horne, daar zijn we ze dankbaar voor. Ook zonder de interne (gebruikers)groepen hadden we het niet voor elkaar gekregen; zij verdienen een pluim! En SLTN is belangrijk, omdat zij vanuit hun expertise bijdragen aan partnerschap. Voor de toekomst hebben we hoge verwachtingen en Wortell is daar de goede partij voor!”

En welke tips heeft de Zorgboog voor andere zorginstanties?

• Doe het niet alleen, stel snel je hulpvraag en kijk hoe anderen het gedaan hebben
• Laat je partners echt critical friends zijn en niet alleen een opdrachtje uitvoeren
• Kies een partner die strategisch met je meedenkt en die niet wacht totdat je zelf de vraag stelt
• Ga eens bij een andere organisatie kijken hoe zij het hebben opgelost
• Als je een IT-achterstand hebt: werk met duidelijke architectuuruitgangspunten en richtlijnen voor de inrichting. Hanteer die bij keuzes zodat je goede afwegingen maakt. Als je ze heel stelselmatig toepast in de uitrol van het platform, dan kun je versnellen
• Zorg dat je weet waar je staat en waar je heen wilt in de toekomst, ook al moeten er duizend bloemen bloeien in zorgland