De zorg van de toekomst draait bij Vilente volledig om cliënten

Van slapeloze nachten naar geen omkijken naar de IT, zodat er ruimte ontstaat om te innoveren in het belang van cliënten. Zorgorganisatie Vilente is de afgelopen jaren door een grote digitale transformatie gegaan. Manager ICT Hans Santegoeds vertelt over de stappen in de verandering en zijn visie op de zorg van de toekomst.

Vilente biedt zorg en behandeling aan ouderen met dementie en lichamelijke beperkingen.

De ruim 1300 medewerkers van Vilente verzorgen en behandelen ouderen in hun laatste levensfase in de gemeenten Ede, Renkum en Wageningen. Dit kan aan huis zijn of op een van de locaties van Vilente, soms tijdelijk maar ook langdurig. De insteek? Mensen zo veel mogelijk hun eigen regie houden laten.

Slapeloze nachten

“Ik herinner mij nog goed mijn eerste overleg met het managementteam, toen ik 4,5 jaar geleden bij Vilente kwam werken. De laptops vielen om de beurt uit door onvoldoende netwerkverbinding. Op het gebied van IT hadden we lang achter veranderingen aangehobbeld. We moesten veel van de grond af aan opbouwen. Onze cliënten zijn kwetsbare mensen en erg afhankelijk van hulp en ondersteuning. Omdat techniek tegenwoordig niet weg te denken is bij het bieden van die hulp, moet je erop kunnen vertrouwen dat het werkt. Als je valt, bijvoorbeeld, druk je op een knop en moet je erop kunnen vertrouwen dat het alarm werkt en er iemand komt om te helpen. Daar kon ik in het begin niet voor instaan en daar had ik slapeloze nachten van.” Gelukkig heeft de tijd niet stilgestaan en is Vilente sindsdien door een digitale transformatie gegaan. “Techniek is tegenwoordig een van de pijlers om zorg betaalbaar en beschikbaar te houden. Techniek is ook leuk; onze zorgrobot Sara biedt cliënten zoveel plezier."

Hart van de IT

In de zorg, en zeker ook de ondersteuning zoals IT,  staat de cliënt van Vilente altijd voorop. Elke dag opnieuw zijn IT collega's én onze leveranciers in de weer om IT dienstverlening die de zorg aan cliënten direct raakt, optimaal te laten functioneren. “Toen bij ons die basis eenmaal op orde was, moest de digitale werkplek worden omgezet. We hadden een Citrix-omgeving die gedateerd en onveilig was. De overstap naar werken ‘in de cloud’ met Office 365 was logisch.” Er volgde een veranderingstraject, want een nieuwe omgeving leidt onvermijdelijk tot een nieuwe manier van werken. “We hebben eerst medewerkers meegenomen in wat dat inhoudt en waarom het een verstandige stap is. Het is een van de moeilijkste transities om te maken; de digitale werkplek is het hart van de IT. Als dat niet goed werkt, heeft iedereen er last van.”

Van moeilijke start naar rustiger vaarwater

“Ik vond het een spannend traject. Uit een paar aanbieders hebben we Wortell gekozen. Ik kende het bedrijf al, dus ik weet wat ik aan hen heb. De referenties bekrachtigden de keuze.” De werkplek, Debble, het BI-platform en Digitaal Vitaal: het is een greep uit de diensten die zijn ingezet tijdens de samenwerking tussen Wortell en Vilente. “De overgang van Outlook naar Teams is net zo groot als van een brievenbus naar Outlook. Dat wordt onderschat, ook binnen onze organisatie. Wij hadden een structuur met vele mappen en submappen met daar dwars doorheen een autorisatiestructuur. Dit is compleet overgezet naar SharePoint, maar dat ging niet goed. Vanaf de eerste dag dat we live waren, hebben we veel trammelant gehad. Mensen konden hun documenten niet meer vinden of documenten waren beschikbaar voor mensen die er niets mee te maken hadden. Het goede nieuws was dat het Wortell-management de ernst inzag en direct heeft ingegrepen. Ze hebben enorm hun best gedaan om alles recht te trekken. Niemand trok zijn handen eraf en dat vond ik positief. Doordat dit speelde, heb ik mensen binnen Wortell wel beter leren kennen en zij mij. De lijnen waren kort zodat snel gehandeld kon worden. Het heeft de vertrouwensband versterkt.” De overgang is voor iedereen een leerproces geweest: voor Wortell en voor Vilente. “Een wijziging van werkplekken is altijd significant. Pas als je helemaal over bent, denken collega’s: help! We zijn nu in rustiger vaarwater terechtgekomen, de samenwerking loopt goed. Wortell vertelt regelmatig over de mogelijkheden van Microsoft 365, zie hier.  Zo leer je meer over de potentie van de applicaties, ik volg ze altijd.”

Onbezorgd oud worden

Hans heeft geen omkijken meer naar de basis van Vilente's IT en dat creëert ruimte voor nieuwe ideeën. “Onze koers heet: Onbezorgd oud worden. Dit ‘onbezorgd’ is wat prikkelend, het gaat om zo prettig mogelijk, op jouw manier, oud worden. Dit realiseren we zo veel mogelijk door eerst te kijken naar de inzet van naasten, mantelzorgers en vrijwilligers. Daarna pas de formele zorg en ondersteuning. Partijen in de regio, zoals de wijk, gemeente en provincie moeten nog nauwer  samenwerken om de zorg op elkaar af te stemmen. Maar ook technologie is een deel van de oplossing. Zo zijn we bezig om op onze locaties de zorgvraag beter in kaart te brengen. Wanneer je inzichtelijk hebt welke professionele zorg echt nodig is, kun je met behulp van technologie, zoals artificial intelligence, een optimaal rooster en efficiëntere route maken.”

Langer thuis wonen dankzij technologie

Zorgdomotica levert in deze stappen richting de toekomst een grote bijdrage. “De data die domotica oplevert, geeft patronen weer. Daar kun je je zorg op inrichten. We werken onder meer met een zorgrobot die we inzetten voor cliënten die soms onrustig zijn of meer aandacht vragen. Door de inzet van de zorgrobot bij deze cliënten, worden ze rustiger en voorkomen we als het ware een zorgvraag. We zien erg positieve reacties van cliënten op zo’n robot en de zorgmedewerkers kunnen zo hun aandacht verdelen over de groep cliënten. Voor de toekomst is ook digitale zorg thuis een doel: technologie kan ondersteunen in het langer thuisblijven van ouderen. We bekijken welke hulpmiddelen we kwetsbare ouderen kunnen bieden, denk aan beeldzorg, een medicijndispenser of een robot waar ze tegen kunnen praten. Daarbij is het belangrijk dat we cliënten helpen in het gebruik daarvan. Natuurlijk bekijken we ook hoe we naaste familie bij die zorg betrekken. Ons uiteindelijke doel is dé manier te vinden om in de hele regio de cliënt centraal te stellen waarbij we zorg slim inzetten door gebruik te maken van de data die we hebben.”

Het draait om de cliënt

Vilente innoveert. Hans schetst wat er nodig is om deze zorg van de toekomst mogelijk te maken. “Office 365 is onze kernapplicatie. Dit werkt goed, we kunnen erop vertrouwen. Daardoor kunnen we onze aandacht verplaatsen naar de nieuwe technologische ontwikkelingen op zorggebied. In potentie bieden deze veel dat de cliënt ten goede komt. Het belangrijkste is hoe dan ook dat we de cliënt niet vergeten, want we hebben de neiging te blijven denken vanuit de organisatie. Maar het draait om kwetsbare ouderen. Dat moeten we in ons denken en doen in beeld houden. Die boodschap heeft mij de afgelopen vier jaar enorm geholpen bij het overtuigen van collega's.”

IT experts in de zorg

Benieuwd wat Wortell voor uw zorgorganisatie kan betekenen? Stel geheel vrijblijvend uw vraag en wij nemen contact op.