CliniClowns overal verbonden dankzij Debble
Met trots levert Wortell het sociaal intranet Debble aan de Stichting CliniClowns Nederland. Marieke Hoving, coördinator Communicatie en Marinus Witbraad, teamleider ICT van CliniClowns vertellen over hun eerste ervaringen met dit platform, dat ze begin februari van dit jaar binnen hun organisatie hebben gelanceerd.
Ondersteund door zo’n 55 mensen op kantoor en 115 vrijwilligers werken bij CliniClowns Nederland 96 clowns. In regioteams komen zij door heel het land op bezoek in ziekenhuizen, medisch kinderdagverblijven en verzorgingsinstellingen. Door zieke kinderen, kinderen met een beperking en mensen met dementie afleiding en plezier te brengen, laten ze hen hun zorgen even vergeten. De coronacrisis maakte dat er in het afgelopen jaar niet makkelijker op, maar belette CliniClowns niet om haar waardevolle werk uit te voeren. “Onze clowns zijn gewend om te denken in mogelijkheden, niet in belemmeringen”, zegt Marieke. “Zo bedachten ze nieuwe, creatieve spelvormen die voldoen aan de coronaregels. Denk bijvoorbeeld aan improvisatiespel voor de ramen, zo nodig vanaf een hoogwerker.”
Videobellen met CliniClowns
Ook op digitaal vlak heeft de stichting als gevolg van de crisis stappen gezet. Er bestond al een CliniClowns App, waarmee kinderen met clowns kunnen videobellen en shows en filmpjes kunnen bekijken. Die app is opgeschaald, zodat nu alle clowns daaraan meedoen en meer kinderen er tegelijkertijd gebruik van kunnen maken. Verder zijn ook voor mensen met dementie meer manieren gevonden om online contact te leggen met clowns. Marinus: “Eén-op-één contact is natuurlijk het prettigst, maar we hebben van veel zorginstellingen te horen gekregen dat deze digitale alternatieven erg gewaardeerd worden. Wanneer wij het normale, coronavrije leven over een tijdje weer oppakken, hoeven we die digitale vormen niet aan de kant te schuiven. Ze kunnen de bezoeken die de clowns op locatie afleggen juist prima aanvullen. Zo heeft corona in zekere zin ook goede dingen opgeleverd.”
Fris en veelbelovend
Nog voordat deze op de doelgroep gerichte digitale ontwikkelingen plaatsvonden, besloot CliniClowns om ook voor de interne communicatie en informatie-uitwisseling een verbeterslag te maken. Marieke: “Wij hadden al een intranet, maar dit voldeed niet meer aan onze wensen. De mogelijkheden waren beperkt en documenten waren moeilijk in de bibliotheek terug te vinden. Ook had het geen koppelingen met andere online tools die we gebruiken.” Voor het uitzoeken van een nieuw intranet verdiepte een medewerker van de stichting zich in de verschillende varianten en leveranciers. De keuze viel op Debble van Wortell. “Dit platform zag er fris en veelbelovend uit. Bovendien hadden we met Wortell een goede klik en merkten we dat zij goed met ons meedachten vanuit onze vraag en behoefte.”
De lancering van het nieuwe sociaal intranet bij CliniClowns gebeurde op 5 februari 2021 – een latere datum dan de stichting oorspronkelijk in gedachten had. “Vanwege alle aanpassingen die corona met zich meebracht, had het een tijd lang geen prioriteit; er veranderde al zoveel voor onze medewerkers en vrijwilligers”, legt Marinus uit. “Daarnaast kregen wij te maken met wat technische uitdagingen. Maar in samenwerking met Wortell zijn we daar goed uitgekomen.”
Flexibele ‘schil’
In de paar maanden dat CliniClowns Debble inmiddels gebruikt, hebben Marieke en Marinus zelf kunnen ervaren welke voordelen dit platform heeft ten opzichte van hun oude intranet. Debble maakt het makkelijker voor medewerkers van de stichting om informatie met elkaar te delen, bijvoorbeeld doordat in de bibliotheek alle documenten snel op te zoeken zijn. Ook kun je via een smoelenboek zien welke gegevens je met welke collega’s hebt uitgewisseld. In berichten zijn eenvoudig afbeeldingen en video’s te zetten en wil je aan het einde van de week het belangrijkste nieuws nog eens rondsturen, dan kun je simpel en snel een nieuwsbrief opstellen. Marinus: “Soepele interne communicatie is essentieel voor onze medewerkers om verbonden te blijven met elkaar én met de vrijwilligers. Maar het is wel nodig om binnen het intranet bepaalde gegevens voor deze laatste groep af te kunnen schermen. Met Debble is dat mogelijk.”
Verder gaat Debble uitstekend samen met SharePoint en andere programma’s van Microsoft. Dit maakt het een handig startpunt om – zonder steeds opnieuw te moeten inloggen – vanuit door te klikken naar bijvoorbeeld recent gebruikte documenten, de agenda of allerlei andere tools. “Tegelijkertijd fungeert Debble als een nuttige ‘schil’ om onze digitale omgeving”, vertelt Marieke. “Doordat wij het flexibel kunnen inrichten, zijn de vele mogelijkheden die het intranet biedt makkelijk af te bakenen. Niet iedereen is even ‘computerminded’, dus het is prettig dat we het allemaal duidelijk en overzichtelijk kunnen houden.”
