De drie C’s van Brunel: collega’s, contact & Copilot

AI-mogelijkheden als vast onderdeel in je dagelijks werk. Op zo’n manier dat het waarde toevoegt en je niet continu hoeft te wisselen tussen tools en toepassingen. Brunel ging ervoor en startte in verschillende regio’s met Copilot. Ariane Belva, IT-projectmanager, en Peter Martens, Manager IT Operations, Cloud Infrastructure and Security delen hoe zij het afgelopen jaar met Copilot aan de slag zijn gegaan.

Brunel werkt met zo’n 12.000 medewerkers in 45 landen aan maatwerk project- en personeelsoplossingen. Met technologie en talent wil zij duurzame transformaties stimuleren. Peter trapt af over hoe Copilot op Brunels pad kwam: “We waren al AI-tools aan het onderzoeken. We wisten namelijk dat collega’s chatgpt gebruikten. Dat lieten we toen gaan, want als je dat blokkeert dan vinden mensen er wel een weg omheen. Copilot is vergelijkbaar met chatgpt, maar dan binnen Microsoft. Dat is een groot voordeel omdat wij volledig met het Microsoft-platform werken. Zo hoeven collega’s niet te switchen tussen tools om AI te gebruiken in hun dagelijks werk.” Als vuurdoop nam Brunel driehonderd licenties van Copilot af bij Microsoft. “We waren bang dat dit er veel te weinig zouden zijn, maar we moesten erachteraan om mensen te stimuleren. Met een vragenlijst achterhaalden we wie in de organisatie graag Copilot wil gebruiken. Die bestond uit vragen zoals: kun je ons voorbeelden geven van cases waar Copilot van waarde kan zijn voor jou? Hoe zou je het gebruiken in je dagelijks werk? Zo vonden we geïnteresseerden, die we allemaal blij konden maken.”

Collega’s achter het stuur

“Na een maand interne communicatie en uitproberen, hielden we zelf zo’n zes feedbacksessies: voor elke regio een meeting met presentatie. Daaruit bleek dat Copilot voor Outlook en Teams fantastisch was, maar voor de financiële collega’s viel het tegen. Excel was nog niet op het niveau dat je zou verwachten. PowerPoint, acties samenvatten en e-mails opstellen werden gewaardeerd door collega’s. De snelheid en toon van Copilot wat minder: de kwaliteit en accuraatheid van de output was niet altijd waar ze naar op zoek waren. Dat is de laatste paar maanden verbeterd.” Het doel van de feedbacksessies was om de licenties goed over de regio’s en de organisatie te verdelen, te achterhalen hoe Copilot werd gebruikt en te inventariseren wat de gebruikersvoordelen zijn. “We vroegen daarnaast aan collega’s om hun voorkeuren door te geven voor de trainingsmethode en -onderwerpen. Zo zetten we bewust de gebruikers achter het stuur. Het moet voor hen een betere manier van werken worden. Ook gaat het om gewoontes veranderen en vertrouwen krijgen in AI-technologie.”

Met een Brunel-sausje

Dit was het punt waarop Brunel contact zocht met Wortell, vanuit het bestaande partnerschap op MDR, Azure-beheer en Virtual Desktop. Ariane licht toe: “In samenwerking creëerden we een programma met twintig workshops voor adoptie. Die gingen over vier onderwerpen: the art of prompting, Copilot in Teams & Outlook, Copilot in PowerPoint & Word, en Copilot in Excel-preview. Voor elk onderwerp hadden we vijf verschillende tijdvakken. Dat werd erg gewaardeerd, want zo dekten we alle tijdzones. Het deelnamepercentage was met 40 tot 50% heel hoog. We deelden een master template voor communicatie en concrete voorbeelden met Wortell, zodat alle oefen-prompts tijdens de workshops Brunel-gerelateerd was. De training was interactief en duurde een uur, wat achteraf als pluspunt werd genoemd. Na de workshops hebben we vragenlijsten uitgestuurd om feedback over de training te verzamelen. De reacties waren heel positief en lieten zien dat de workshops hielpen om de interesse in Copilot te wekken. Die interesse reikte ver, zelfs tot aan onze collega’s in Canada. Daar geeft Wortell nu ook workshops.” Uit de Copilot employee journey in september bleek dat de functies voor meeting notities en e-mails opstellen veelvuldig worden gebruikt. “Nu het einde van het jaar in zicht komt, gaan we inventariseren hoeveel licenties er nodig zijn in 2025. Collega’s moeten het wel echt gebruiken.”

Menselijk contact

Wat er ook uit die inventarisatie naar voren komt, Brunel maakt zich op voor de volgende ronde met Copilot. “We zijn in gesprek met Peter Usmany van Wortell om een robuuster programma samen te stellen voor de volgende bewustwordings- en adoptieronde. Sinds de zomervakantie communiceren we elke maand over Copilot en zetten we een gebruiker in de spotlight: wat levert Copilot jou op? Hoe helpt het je in je werk? Onze aanname is dat het waarschijnlijk de productiviteit van medewerkers verhoogt. Sowieso krijgen we de feedback van collega’s dat het helpt in hun dagelijks werk.” Dat is voor Brunel een belangrijk punt: de ménsen. Want daar draait het om. Door collega’s telkens in het midden te plaatsen van alles wat er gebeurt rondom Copilot, wordt er bewust stilgestaan bij wat zij nodig hebben om AI in het werkprocessen te verankeren. En daarmee collega’s een efficiënte werkplek te bieden. “De zin die ik blijf gebruiken, is dat we collega’s niet vervangen door AI. Wel kan AI je helpen om sneller verder te komen. Daar zit het verschil, toch? We zetten het positief neer voor onze collega’s en belichten de voordelen die zij ervaren,” aldus Ariane.

Tips voor andere organisatie

“De samenwerking met alle Wortellers is een bijzondere reis geweest, waarin we samen niet alleen successen hebben gevierd, maar ook waardevolle lessen hebben geleerd.” sluiten Peter en Ariane af. De eerste driehonderd licenties blijken slechts het begin van een langere ontdekkingsreis met Copilot. En hun tips voor andere organisaties die met Copilot aan de slag gaan?

• Investeer in communicatie en workshops om mensen bij elkaar te brengen. Doe dit in samenwerking met een facilitator die proactief helpt en de energie overbrengt
• Probeer echt contact te leggen tijdens (digitale) workshops: vraag collega’s om hun camera aan te doen, vraag ze om ervaringen met Copilot te delen. Zo creëer je meer draagvlak
• Houd voor ogen dat je telkens meer mensen wilt betrekken: deel je enthousiasme, energie en positieve vibes met deelnemers aan bijeenkomsten
• Stop nooit: begin met een duidelijk programma met doelen die je wilt bereiken en wat je de organisatie wilt brengen. Ga hoe dan ook door met de reis die je met elkaar begint
• Showcase actieve collega’s en concrete voorbeelden van Copilot om tips te delen en de nieuwsgierigheid naar de mogelijkheden aan te wakkeren
• Deel Copilot-licenties door de hele organisatie, met prioriteit voor de business. Op die manier stimuleer je collega’s in bredere zin om de waarde te ontdekken

Eerst proberen, dan leren

Peter Usmany van Wortell vertelt: “Wij wilden eigenlijk starten met een inspiratiesessie: wat kun je allemaal met Copilot? Maar Brunel was al een stap verder, want Copilot werd al drie maanden gebruikt. En dat is aan te raden. Als mensen bepaalde technologie gebruiken, dan komen de vragen pas achteraf. Wat wij desondanks vaak merken, is dat er maar een paar licenties wordt aangeschaft, die bij IT terechtkomen die het beperkt gebruikt. Als je licenties hebt, verdeel ze dan over de organisatie en zorg dat er meerdere licenties op een afdeling zijn. Zo kunnen collega’s ervaringen met elkaar delen. Iedereen gebruikt Copilot namelijk anders: het verschilt nogal of je tickets afhandelt of een kenniswerker bent. Zo heeft Brunel het ook gedaan: de eerste driehonderd licenties worden gebruikt door de hele organisatie – in alle regio’s. Mijn advies is om met minimaal 100 licenties eerst zelf een maand aan de slag te gaan. Als Wortell vervolgens de gebruikers meeneemt in de mogelijkheden, dan gaat het lampje branden hoe je eruit kan halen wat erin zit. En een bijkomend voordeel: bij 100 gebruikers verzamel je waardevolle inzichten via het Copilot Insights dashboard. Zo kun je de waarde van Copilot uitleggen aan collega’s en een business case maken waarmee Copilot telkens meer gaat leven in de organisatie.” "Heb je als organisatie moeite om te bepalen waar te beginnen en behoefte aan ondersteuning bij het formuleren van visie en strategie? Dan raad ik aan om eerst een Envision-traject te doorlopen. Hierbij ondersteunen wij jouw organisatie bij het ontwikkelen van een heldere visie en strategie voor de inzet van Copilot."

Bouwstenen in productiviteit

Jeroen Unk, Senior Client Executive Enterprise bij Microsoft deelt: “Het renewal-moment is een goede timing om te kijken welke technologie je in huis wilt hebben om de komende jaren succesvol te zijn. Zeker als je core business conjunctuurgevoelig is, dan is het prettig om makkelijk op- en af te schalen naar gelang van ontwikkelingen in de markt. Met een pilot ontdek je of er een toegevoegde waarde is, bijvoorbeeld op het gebied van efficiënt werken. Voor Brunel draait nu op alles op het Microsoft-platform, dus er is geen versnippering van informatie meer. Aan de achterkant is alles gekoppeld, zodat je aan de voorkant makkelijker met Copilot kunt werken. Dat zijn belangrijke bouwstenen om de office productivity te verhogen; bepaalde werkzaamheden gaan met Copilot veel sneller dan voorheen. Denk bijvoorbeeld ook aan het schrijven van vacatureteksten en het terugvinden van documenten. Het is een totaal nieuwe manier van werken en omgaan met technologie. Microsoft en Wortell helpen organisaties hier graag bij.”