Brink.nl optimaal bereikbaar met Teams Calling
Zeg je ‘Teams’, dan denken de meeste mensen aan videovergaderen. Maar deze dienst heeft ook een tool voor telefonie. Hiermee ben je als organisatie optimaal bereikbaar voor de buitenwereld. IT-manager Dirk Remery van Brink vertelt over de keuze van zijn bedrijf voor Teams Calling van Wortell.
Ook al horen ze bij dezelfde overkoepelende organisatie, in de praktijk bestaat Brink uit twee los van elkaar opererende delen: Brink Software en Brink Management & Advies. Brink Software is marktleider op het gebied van calculatiesoftware voor de bouw en heeft zo’n 50 medewerkers die werken vanuit Rotterdam. Brink Management & Advies, dat met ongeveer 180 mensen vooral vanuit Eindhoven en Rotterdam werkt, begeleidt grote bouwprojecten en adviseert opdrachtgevers over onder andere vastgoed, duurzaamheid en gebiedsontwikkeling.
Bij dit alles heeft Dirk een belangrijke faciliterende rol, namelijk om de informatietechnologie van Brink zo flexibel en locatieonafhankelijk mogelijk in te richten. “Zo is het onder andere gekomen dat wij voor binnenkomende telefoontjes sinds een paar jaar geen receptioniste meer hebben”, vertelt hij. “We zijn hiervan afgestapt, omdat klanten steeds meer rechtstreeks met onze medewerkers gingen bellen.” In plaats daarvan koos Brink in eerste instantie voor Skype voor Bedrijven. Net als Teams Calling is dit een applicatie waarbij je gebruik kunt maken van call queues. Iemand die op het vaste nummer naar het bedrijf belt, komt via een keuzemenu bij zo’n queue, bijvoorbeeld die van de servicedesk. Daarachter ‘zitten’ werknemers met een commerciële functie; kan de eerste op de lijst niet opnemen, dan gaat de telefoon over bij de volgende. “Op die manier hoeven klanten nooit lang te wachten en is onze bereikbaarheid gegarandeerd.”
Goedkoper en flexibeler
Door de coronacrisis veranderde er anderhalf jaar geleden veel. Van de ene op de andere dag werd Teams in heel het land de meest gebruikte tool voor videobellen. Dirk: “Ook onze medewerkers kozen massaal voor die applicatie voor vergaderingen en overleggen op afstand. Het gevolg was dat Skype er bij ons lamlendig bij hing. En doordat die dienst nauwelijks nog gebruikt werd, waren onze mensen telefonisch minder goed bereikbaar. Dat wilden we absoluut niet. Wij besloten daarom om Skype zo snel mogelijk uit te faseren.”
Om aan te sluiten bij het videobellen met Teams, wilde Brink de overstap maken naar Teams Calling. Na gesprekken te hebben gehouden met verschillende ICT-leveranciers viel de keuze op Wortell. “Wortell dacht de hele tijd goed met ons mee en heeft in tegenstelling tot de andere partijen de technische expertise om de dienstverlening op een voor ons handige manier in te vullen”, zegt Dirk. “Naast de mogelijkheid om per gebruiker per maand te betalen, maken wij nu gebruik van een vast bedrag per maand voor het beheer van de Teams Calling omgeving. Dat scheelt duizenden euro’s per jaar ten opzichte van andere leveranciers. Bovendien hebben we nu de flexibiliteit om eenvoudig gebruikers aan de applicatie toe te voegen en ervan te verwijderen. Ook dát was voor ons een belangrijk criterium.”
Diverse tools op één plek
Voor de implementatie van Teams Calling hebben Dirk en zijn collega’s in het afgelopen voorjaar veel gecommuniceerd binnen Brink, onder andere via webinars, en een aantal train-de-trainersessies gehouden. Begin juni ging bellen via Teams live. Dirk is er erg tevreden over. “Het is mooi dat medewerkers nu binnen Teams – dus op één plek – met diverse tools kunnen werken: videovergaderen, telefonie, documentenbeheer, planning én het intranet. Daarnaast is een groot voordeel ten opzichte van Skype dat de Teams Calling app op je smartphone wel goed werkt. Word je gebeld via zo’n queue, dan gaat ook je mobiele telefoon. Dus loop je toevallig buiten, dan kun je die oproep gewoon beantwoorden, terwijl de beller alleen het vaste nummer ziet.”
De keuze tussen bereikbaar zijn via Teams Calling of een mobiel telefoonnummer is bij Brink gedeeltelijk aan elke medewerker zelf gelaten. Dirk: “Bij ons gebruiken zo’n 180 mensen voor klanten hun zakelijke 06-nummer, met als tweede nummer het hoofdnummer van de vestiging in de vorm van een call queue. Al onze commerciële binnendienstfuncties hebben Teams Calling met een rechtstreeks telefoonnummer. Maar heb je geen mobiel van de zaak en wil je in je privétijd ‘uit’ kunnen staan, dan kun je dus kiezen voor een eigen vast nummer via Teams Calling. Zo heb je één nummer dat zowel werkt binnen Teams als je mobiele telefoon.”
‘Focus’, ‘Buzz’ en ‘Ontmoeten’
De flexibiliteit van Teams Calling past perfect bij de weg die Brink al een tijd geleden is ingeslagen. ”Wij zien al jaren dat het kantoor niet meer vooral een plek is om te werken, maar om elkaar te ontmoeten”, legt Dirk uit. “Om die reden hebben we de werkpatronen van onze medewerkers in kaart gebracht door hen te bevragen. Hoe vaak vergaderen jullie? Met hoeveel mensen? Met wie werk je het meest samen? Zo konden wij een ‘blueprint’ opstellen van ons bedrijf, om vervolgens onze huisvesting daarop aan te passen.”
Het aanpassen van die huisvesting betekent dat de panden van Brink nu zijn ingericht met activiteitzones: een kleine zone ‘Focus’ voor individueel en in stilte werken, een zone ‘Buzz’ voor hardop overleg en samenwerken en een zone ‘Ontmoeten’ voor contacten met klanten en vergaderingen met grote groepen. Dirk: “In de praktijk komt het erop neer dat medewerkers het werk waarvoor de zone ‘Focus’ geschikt is vooral thuis uitvoeren. En dat zij voor direct contact met elkaar en klanten naar kantoor komen. Waar ze ook zijn, voor de bereikbaarheid maakt het niets uit. Met Teams Calling zijn we daar altijd van verzekerd.”
