Beter documentenbeheer Pensioenfonds Metaal & Techniek dankzij nieuw DMS

“Van nature zijn we geneigd om ons vast te houden aan bestaande, vertrouwde werkwijzen – verandering brengt immers onzekerheid met zich mee. Maar de kans bestaat dat je dan mogelijkheden laat liggen waar je een flinke verbeterslag mee kunt maken.”

Thomas van Dijk, bestuurssecretaris van het bestuursbureau van Pensioenfonds Metaal & Techniek (PMT), vertelt over het nieuwe document management system (DMS) dat dit fonds onlangs in samenwerking met Wortell in gebruik heeft genomen.

Het doel van PMT is om te zorgen voor een goed, betaalbaar en duurzaam pensioen voor de sector metaal en techniek. In totaal zijn ruim 34.000 werkgevers bij het fonds aangesloten en regelt PMT het pensioen voor 1,4 miljoen Nederlanders. Dit zijn mensen die momenteel in deze bedrijfstak werken, daarin gewerkt hebben en hun pensioen bij PMT hebben gelaten of gepensioneerd zijn en nu pensioen ontvangen. Het bestuur van het fonds krijgt ondersteuning vanuit het bestuursbureau, dat toezicht houdt op de uitvoering van de pensioenregeling. Thomas: “Tot voor kort gebruikten wij daarbij een online portaal, waarin iedereen de laatste versies van beleidsdocumenten en procedures kon vinden. Maar dit systeem was verouderd en aan vervanging toe.” 

Sprint 0

Wat hierbij meespeelde, was dat PMT net de stap had gezet naar de digitale werkomgeving van Office365, inclusief SharePoint. “We wilden graag dat ons nieuwe DMS daarbij zou aansluiten”, zegt Thomas. “Niet alleen omdat qua informatietechnologie alles dan goed op elkaar is afgestemd, ook omdat dat de beveiliging van het systeem weer helemaal state-of-the-art zou maken.” Voor de digitale werkplek werkt PMT al samen met een andere ICT-dienstverlener, maar die beval voor de ontwikkeling van het nieuwe DMS Wortell aan. “Heb je met meerdere ICT-partijen te maken, dan kunnen al snel lastige situaties ontstaan: wie is verantwoordelijk wanneer zich een probleem voordoet? Het was voor ons daarom belangrijk om voor een bedrijf te kiezen waarvan we zeker weten dat onze bestaande leverancier er goed mee door één deur kan.”  

De samenwerking tussen PMT en Wortell begon vervolgens met een zogeheten sprint 0: een periode van een paar weken waarin toegewerkt wordt naar de echte start. Thomas: “Het was een eerste verkenning. Wat zoeken wij precies? Wat kan Wortell daarin betekenen? Ook zijn we samen alle werkprocessen langsgelopen, om ze kritisch te bekijken. ‘Jullie doen het nu op deze manier, maar zó kan het ook’, kregen we regelmatig van Wortell te horen. Door tijdens die sprint 0 hierover met elkaar te sparren, ontstond meteen al een globaal ontwerp voor het nieuwe systeem, met daarbij een indicatie van de kosten en doorlooptijd.” 

Vinden wat je zoekt

In ongeveer twee maanden ontwikkelde Wortell een DMS op maat, dat bestaat uit twee delen: een beleidsstukkenportaal en een vergaderstukkenarchief. Na migratie van de documenten vanuit het oude systeem ging het afgelopen april ‘live’. “Ten opzichte van het vorige DMS is het een grote vooruitgang”, vindt Thomas. “Het is nu veel makkelijker om te vinden wat je zoekt – dat geeft zoveel rust. Ook zijn we erg te spreken over de vormgeving en de intuïtieve manier van werken met het nieuwe portaal.” 

Een ander belangrijk voordeel voor PMT betreft het onderhouden van documenten. Met het nieuwe systeem is het nog makkelijker om te overzien welke gevolgen het aanpassen van één document heeft voor andere stukken. Thomas: “Wij kunnen ons niet permitteren dat we te laat ontdekken dat in een beleidsdocument iets staat waar we ons niet aan houden of wat verouderd is. Met dit nieuwe DMS zie je in één oogopslag welke stukken aan revisie toe zijn en tot welk domein die behoren. Zo weet je ook wie je daarvoor kunt aanspreken.”

‘Gun jezelf tijd en luxe’

Introduceer je een nieuw systeem in een organisatie, dan is dat voor medewerkers natuurlijk even wennen. Hoe verloopt momenteel de adoptie van het DMS bij PMT? “Dat gaat prima, mede dankzij het instructiemateriaal dat Wortell heeft aangeleverd”, vertelt Thomas. “Krijg ik van een collega een vraag over het gebruik van het nieuwe portaal, dan kan ik diegene gewoon een link sturen naar een filmpje waarin het allemaal nog eens duidelijk wordt uitgelegd. Dat scheelt mij een hoop werk.” 

Voor het onderhoud van het systeem is een contract met Wortell afgesloten. Zo blijft alles up-to-date en worden eventuele complicaties snel opgelost. Terugkijkend op het project is Thomas blij dat hij en zijn collega’s hebben gekozen voor de sprint 0 en zo geïnvesteerd hebben in een goede start. “Het heeft ons veel opgeleverd om open te staan voor andere werkprocessen, in plaats van dat wij ons vanaf het begin vasthielden aan een bepaald beeld dat we in ons hoofd hadden. Er bestaat op ICT-gebied veel waar je geen weet van hebt; een expert als Wortell kan je over verschillende mogelijkheden informeren en je een advies geven gebaseerd op jouw specifieke situatie. Míjn advies aan andere organisaties die een dergelijk proces ingaan, is daarom: gun jezelf de tijd en luxe van zo’n verkenningsfase. Uiteindelijk verdient dat zich met gemak terug.”