Avans Hogeschool stapt direct over op online lesgeven

Hoe de transitie naar Office 365 en de focus op adoptie bijdraagt aan continuering van onderwijs

Eind 2018 is Avans Hogeschool overgestapt op Office 365. “Kort daarna zijn we samen met Wortell een adoptietraject gestart. Inmiddels is de noodzaak van adoptie tijdens IT-projecten onderkend. En docenten? Die weten inmiddels de juiste functionaliteiten te vinden binnen Office 365 en hebben in de corona hectiek snel de omschakeling weten te maken naar online lesgeven.” Margreet Joosen, Adoptiemanager bij Avans Hogeschool, vertelt over de toegevoegde waarde van adoptie tijdens de transitie naar Office 365.

Allereerst de basis op orde krijgen

Avans Hogeschool biedt hoger onderwijs aan meer dan 32.000 studenten verspreid over vier verschillende locaties in Brabant. In totaal zijn er zo’n 2800 medewerkers in dienst. “Eind 2016 werd besloten om over te stappen naar Office 365. Wortell werd ingeschakeld als partner om een strategisch advies uit te brengen over de Office 365 transitie in de vorm van een plan van aanpak. Vervolgens is het IT-team van Avans zelf aan de slag gegaan met de technische uitrol. Het neerzetten van die basis heeft zo’n 2 jaar geduurd. Eind 2018 is Wortell opnieuw aangesloten om samen met ons een adoptie strategie op te zetten en hierin te begeleiden.”

Aan de slag met de nieuwe technologie!

“2019 was het jaar waarin Office 365 echt werd uitgerold: waar vroeger het fysieke archief geregistreerd werd in Corsa is dat nu in SharePoint. Ook was er een nieuwe omgeving speciaal voor bestuurlijke besluitvorming opgetuigd, een omgeving voor het opslaan van digitale toetsen én Microsoft Teams voor Educatie was live gezet. Dus we gingen vol energie aan de slag met de adoptie onder onze medewerkers en docenten. Ons team van adoptie adviseurs was relatief klein en dus schakelde we snel op met een grote groep ambassadeurs binnen de organisatie.”

Het adoptietraject

In de beginfase van het adoptietraject zijn we gestart met het creëren van bewustzijn door middel van een escape room tijdens onderwijsdagen en voorlichtingsbijeenkomsten. Daarna zijn we overgegaan op scenario’s zoals “het overzetten van bestanden” en “ slimmer samenwerken”, door het geven trainingen en verstrekken van infographics. We laten hierin zien wat we écht kunnen en maken het zo concreet mogelijk voor onze academies en diensten.

In tijden van het corona virus verloopt alles remote

“Waar we eind 2018 op 1301 actieve Teams gebruikers zaten, in februari op 10.732 gebruikers, zitten we op dit moment op 19.442 actieve Teams gebruikers! Een stijging waar we trots op zijn en waaruit blijkt dat onze adoptie inspanningen succesvol zijn geweest. Binnen Avans is de noodzaak van adoptie onderkend en zal waarschijnlijk telkens bij start nieuwe IT-projecten worden meegenomen.

Succesvol onderwijs op afstand bij Avans

Daarnaast gaan onze adoptie werkzaamheden samen met Wortell in tijden van de coronacrisis vlekkeloos op afstand door én hebben onze ICTO coaches binnen Avans materiaal gemaakt voor online lesgeven waardoor dit in sneltrein is opgepakt. Studenten van Avans Hogeschool hoeven hierdoor geen of weinig lessen te missen. Docenten geven bijna alle lessen per direct online! “