Zo verhoog je het rendement en werkplezier van jouw medewerkers

Een gemiddelde medewerker is per dag een kwartier tot een uur bezig met het zoeken naar informatie. Denk hierbij aan het vinden van dat ene document van een paar maanden geleden op de fileshare, het zoeken naar belangrijke informatie over een klant in één van de acht gebruikte systemen of intern de persoon vinden met de juiste expertise over een bepaald onderwerp. "Stel nu dat een gemiddelde medewerker €90 per uur kost. In het gunstigste geval gaat er per persoon per dag dus €22,50 verloren aan tijd die geen toegevoegde waarde levert." Lourens Siderius, Cloud Transformatie Coach Wortell ziet mogelijkheden: "Gelukkig heeft Debble de oplossing hiervoor ontworpen: Debble Connected Workplace."

Wat doet Debble Connected Workplace?

"In de basis is Debble Connected Workplace een geautomatiseerd proces dat met één druk op de knop een cloud-based werkruimte inricht. Het inventieve hiervan is dat we de koppeling maken met het bestaande ERP-systeem, zodat alle bedrijfsinformatie altijd centraal blijft bestaan." Aan het woord is Franck van Diest, Business Unit Manager van Debble. "We maken een connector die de informatie vanuit het gebruikte ERP-systeem omvormt naar de juiste uit te voeren actie. Voor je het weet staat er een SharePoint site met alle relevante informatie uit het ERP-systeem, een Microsoft Teams omgeving met alleen de leden die hierin mogen en een uitgebreide zoekmachine en dat allemaal in met jouw eigen template en huisstijl. Het efficiënt samenwerken kan meteen starten."

Debble Connected Workplace is tegelijkertijd gestandaardiseerd en op maat ingericht

"Het proces van de klant is altijd leidend. Daarom zorgen we ervoor dat we de antwoorden op de belangrijkste vragen helder hebben, voordat we gaan starten met de implementatie van Debble Connected Workplace", aldus Franck. Deze vragen zijn:

• Wie mogen er een SharePoint site aanmaken? Als iedereen dit mag doen, ontstaat er mogelijk een wildgroei aan werkruimten. Als alleen bepaalde mensen de werkruimten mogen aanmaken en het aanvraagproces is te ingewikkeld, wordt er misschien te weinig gebruik van gemaakt.
• Welke webparts moeten altijd toegevoegd worden aan de SharePoint site? Dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn van die klant, openstaande opportunities of de documentenbibliotheek.
• Moet er meteen een Team in Microsoft Teams aangemaakt worden? In deze omgeving is meteen een chatfunctie geïntegreerd, maar zal niet voor elke organisatie altijd relevant zijn. Dit kan ook op een later moment toegevoegd worden.

"Met de antwoorden op onder andere deze vragen, kunnen wij de exacte inrichting automatiseren. Dankzij de Debble connector wordt de informatie voor in de webparts uit het ERP-systeem gehaald en getoond in de SharePoint-omgeving. Zo ziet elke nieuw gecreëerde omgeving er hetzelfde uit, zodat samenwerken nergens door belemmerd wordt", vertelt Franck.

Het ERP-systeem blijft de enige waarheid

Een ERP-systeem als AFAS, Dynamics, SalesForce of Exact is een zorgvuldig uitgekozen systeem wat de spil is van de organisatie. Hierin worden uren bijgehouden, er wordt vanuit gefactureerd en alle belangrijke klantinformatie in bewaard. "Echter, in deze systemen kan niet echt samengewerkt worden. Projectdocumentatie of samenwerkmappen worden ondergebracht in een apart systeem, vaak nog in fileshares. Deze raken kwijt of ondergesneeuwd in alle andere beschikbare informatie, waardoor het voor medewerkers heel frustrerend wordt om de juiste informatie te vinden", aldus Lourens. "Om deze reden wilden we een omgeving neerzetten dat de benodigde informatie kan uitlezen uit het ERP-systeem en daar vervolgens een gemakkelijke samenwerkomgeving omheen bouwt. De informatie blijft te allen tijde in het ERP-systeem, waardoor deze altijd de enige echte waarheid blijft bevatten. Bovendien voldoen we hiermee volledig aan de wetgeving volgens van de AVG", vertelt Lourens.

Houd overzicht in alle werkomgevingen dankzij het handige zoeksysteem

Bij elke gecreëerde SharePoint site wordt automatisch een zoeksysteem toegevoegd. "Het kan zomaar voorkomen dat een manager altijd toegevoegd wordt in alle projecten van zijn teamleden. Dan loopt het aantal werkruimten in korte tijd snel op en wordt het moeilijk om het overzicht te bewaren. Daarom zorgen we ervoor dat er meteen een integraal zoeksysteem wordt toegevoegd aan elke SharePoint site. Hierin is het mogelijk om favorieten toe te voegen, zodat deze altijd bovenaan getoond worden. Vervolgens staan alle werkruimten waar je zelf lid van bent opgesomd en uiteindelijk alle werkruimten die binnen de tenant zijn aangemaakt en waar je rechten hebt. Om informatie te vinden buiten de eigen projecten, hoef je alleen maar de zoekfunctie te gebruiken en alle relevante resultaten worden getoond", legt Franck uit.

Medewerkers vinden de juiste documenten sneller en werken fijner

Iedereen weet hoe frustrerend het kan zijn wanneer iets kwijtraakt. Sleutels, bril, telefoon, maar ook zakelijke documenten. Uit ellende wordt het document maar opnieuw gemaakt, maar je komt er later achter dat het origineel per ongeluk in een verkeerde map is gesleept. "Met Debble Connected Workplace kunnen dit soort irritaties niet meer ontstaan. Alle documenten staan handig bij elkaar per project en kunnen dankzij de zoekfunctie altijd gevonden worden. Zo werkt het veel fijner voor alle betrokkenen. Het zoeken naar het juiste document wordt tot een minimum beperkt, waardoor de werktijd veel efficiënter ingedeeld kan worden. Dit verhoogt uiteindelijk het werkplezier", vertelt Franck. Volgens Lourens scheelt dit dus ook veel in de kosten: "Sommige organisaties hebben mensen in dienst die verantwoordelijk zijn voor het opzoeken van documentatie voor anderen. Dankzij Debble Connected Workplace hoeven zij zich niet meer bezig te houden met dergelijke werkzaamheden, maar kunnen ze ingezet worden voor projecten die daadwerkelijk geld opleveren. Dit komt dan nog bovenop de minimaal 15 minuten per dag dat een werknemer zelf zoekt naar informatie. In een organisatie met 1.000 werknemers kan deze oplossing dus al snel €22.500 per dag gaan opleveren. Het digitale potentieel van medewerkers ligt dus veel hoger." "Bovendien heeft Debble het hele systeem in beheer, zodat de klant hier ook geen zorgen over hoeft te maken. Wij zorgen voor alle koppelingen en de juiste inrichting: het gestructureerd samenwerken kan gaan beginnen."