Zo maakten wij vergaderen weer leuk en inspirerend!

Bij Wortell helpen wij bedrijven, afdelingen en teams graag om slimmer en leuker te vergaderen. Wij doen dit door intelligente technologie in te richten (SharePoint / Microsoft Teams) waarin medewerkers hun stukken en agendapunten op een overzichtelijke manier met elkaar af kunnen stemmen.

"Zo was er een team bij een grote zorginstelling dat ons benaderde om op een betere en efficiëntere manier te vergaderen."

Hoe het nu ging? Een secretaresse stuurde voortijdig alle vergader bestanden rond naar alle deelnemende teamleden. Wat er vaak gebeurde was dat er lastminute nog stukken bijkwamen, of gewijzigd werden, zodat er ontzettend veel verschillende versies heen en weer gemaild werden op het laatste moment, waardoor het overzicht al snel verdween.

Online vergaderomgeving in de cloud

Als oplossing faciliteerden wij een centrale online vergaderomgeving (SharePoint). Hierin konden teamleden nieuwe bestanden zelf uploaden of hun eigen documenten wijzigen in de cloud. Alle leden van de groep hadden toegang tot de centrale online vergaderomgeving en dus ook altijd toegang tot de laatste versie van vergaderdocumenten. In aanloop op de vergadering konden teamleden al opmerkingen maken bij de te bespreken documenten (en er eventueel tegelijk in samenwerken). Hierdoor konden collega’s elkaars opmerkingen zien, onderling discussiëren in de cloud - en de vergadering primair gebruiken voor de beslissing in plaats van de hele discussie ter plekke te beginnen vanaf punt 0.

Skype for Business

Ook implementeerden wij bij deze klant Skype for Business.Met deze applicatie konden collega’s die werkten op verschillende locaties of vaak onderweg waren, ook op afstand vergaderen, wat iedereen een hoop reistijd scheelde. Dankzij oplossingen als Sharepoint en Skype for Business konden bij deze klant steeds meer beslissingen digitaal genomen worden. Hierdoor werd er efficiënter vergaderd en was er tijdens fysieke bijeenkomsten veel meer ruimte voor echt brainstormen, creatieve ideeën uitwisselen en het optimaliseren van primaire werkprocessen.. Zo werd vergaderen bij deze klant weer leuk en inspirerend.