Zó creëer je een identieke vergaderbeleving voor thuis- en kantoorwerkers: 5 tips!

We bewegen volop toe naar hybride werken. In dat kader zie je steeds vaker dat mensen naar kantoor komen om samen te werken en thuisblijven voor taken die concentratie vereisen. Hoewel hier veel voordelen aan kleven, is er ook een potentiële valkuil. Thuis word je omringd door een scherm en een stapel aantekeningen, maar níet door whiteboards, rustgevende ruimtes en — misschien wel het belangrijkst — je collega's. Wat als je vanuit huis met hen moet overleggen?

Als je fysiek met elkaar in een ruimte zit, zie je elkaars lichaamstaal en kan je op elkaar reageren. Vanuit je thuiswerkplek is het lastiger om die connectie te maken. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor samenwerkingen. Want zodra je anderen niet aanvoelt tijdens een vergadering, verlopen de zaken stroef.

De vraag is: hoe realiseer je een goede vergaderbeleving in de hybride wereld? We geven je vijf tips!

1. Dynamiek door beeld

Vaak zie je in een ruimte dat de camera op één punt gecentreerd staat. Gedurende de vergadering blijft deze statisch. In sommige gevallen is dit goed, maar het kan beter! Als de camera in- en uitzoomt op de spreker, ziet de persoon aan de andere kant van het beeld de spreker duidelijker en is de beleving veel dynamischer. Deelnemers aan de vergadering kunnen elkaars lichaamstaal beter aanvoelen en hebben eerder het gevoel dat zij in dezelfde ruimte zitten.

2. Kraakhelder geluid

Om ongestoord te vergaderen, heb je goed geluid nodig. Organiseer je een vergadering voor bijvoorbeeld 20 mensen, dan volstaat een mini-speaker niet. Beoordeel daarom de grootte van de ruimte en het aantal deelnemers. Zo kan je het juiste aantal speakers op de juiste plekken plaatsen — bijvoorbeeld 2 goede soundbars bij het beeldscherm. Mensen vinden het fijn om het geluid vanaf het beeldscherm (en niet vanaf de andere kant van de ruimte) te horen. Daarnaast is het raadzaam om geluiden van buiten de ruimte te filteren. Bij sommige microfoons kan je dit instellen.

3. Inrichten op specifieke behoefte en archetype ruimte

Is een vergaderruimte alleen bedoeld om te overleggen of wil je er (ook) samenwerken? In het eerste geval zijn beeld en geluid het belangrijkst. In het tweede geval heb je aanvullende zaken nodig, zoals whiteboard- en notitieblok-functies. Co-creatie vergt ook aanvullende functionaliteiten van een camera. Als vier mensen in de vergaderruimte samen een idee voorleggen, moeten thuiswerkers hen allemaal in beeld zien. Investeer daarom in een camera met een brede hoek!

4. Schoonheid in eenvoud

Deelnemers moeten een vergadering heel makkelijk kunnen starten, óók als zij niet technisch zijn. Heb je een 'Bring Your Own Device'-beleid? Zorg dan dat mensen eenvoudig vanaf het eigen apparaat kunnen koppelen met het scherm in de ruimte. Je kan ook een speciaal hiervoor bedoelde tablet in de vergaderruimte neerzetten, zodat deelnemers de vergadering met één druk op de knop kunnen starten.

5. Vlekkeloos verloop

Stel, je drukt op de knop om je vergadering te starten, maar het scherm werkt niet. Je pogingen om het probleem op te lossen — instellingen wijzigen en aan kabels trekken — maken de situatie alleen maar erger. Deelnemers worden ongeduldig: dit is allesbehalve efficiënt. Hoe voorkom je zo'n situatie? Door te zorgen dat het beheer rondom de vergadering goed geregeld is. Zo heb je geen omkijken naar technische mankementen!