Zo betrek je zorgmedewerkers zonder vaste werkplek

Voor veel organisaties is het erg belangrijk om alle medewerkers betrokken te krijgen en te houden. Beslissingen die worden gemaakt zijn voor iedereen van belang, dus wordt er veelal een sociaal intranet geïntroduceerd waarin iedereen beter kan samenwerken en waar interne nieuwsberichten gebundeld zijn. "Deze oplossing is erg goed voor organisaties waarbij alle medewerkers altijd toegang hebben tot alle informatie, maar dat is niet overal zo." Aan het woord is Sander Gehoorzaam, New Business Manager bij Wortell over hoe je zorgmedewerkers zonder vaste werkplek betrekt bij de organisatie. "Vooral in de zorg zijn de frontline medewerkers enorm belangrijk, maar deze mensen hebben geen vaste werkplek. Hoe kunnen we hen betrekken bij de organisatie op een manier die voor hen waarde toevoegt?"  

Waarom de betrokkenheid van alle medewerkers zo belangrijk is

"We horen het continu: goede medewerkers in de zorg zijn moeilijk te vinden. De werkdruk is hoog, het broodnodige persoonlijk contact met de cliënten wordt noodgedwongen minder en de administratieve last wordt alleen maar groter. Zodra een organisatie dus een groep frontline-medewerkers heeft die hun werk goed en naar tevredenheid van alle betrokkenen uitvoert, wil je deze niet kwijt. Ze beschikken over een schat aan informatie en het is belangrijk dat er zo min mogelijk verloop is, zowel om deze kennis binnenshuis te houden als voor de rust voor cliënten.", aldus Sander. Helaas is het tegendeel vaak waar. Deze mensen die daadwerkelijk aan het bed staan van een cliënt in bijvoorbeeld een zorginstelling vertegenwoordigen een groot deel van de organisatie, maar lijken soms de minste inspraak te hebben in de dagelijkse gang van zaken. Ze praten over 'de mensen op kantoor' die regels en protocollen verzinnen, zonder dat zij weten hoe het er écht aan toe gaat op de werkvloer en wat ze nodig hebben om hun werk efficiënter te kunnen doen. "Daarom is het essentieel om juist deze mensen een stem te geven, zodat veranderingen gewenst zijn en daadwerkelijk waarde toevoegen voor hen", aldus Martine van den Hurk, Adoptie Consultant bij Wortell. "Wij zoeken daarom altijd tijdens een intranet of Office 365 implementatie ook het contact met frontline-medewerkers of een vertegenwoordiger hiervan. Deze medewerkers zijn namelijk de ruggengraat van de organisatie. Zo komen we achter hun behoeften en laten we zien hun wensen en uitdagingen heel serieus te nemen."  

Bottom-up werken is het nieuwe top-down

"Persona's kunnen helpen bij zo'n verandering. in de zorg waarbij functies en rollen ver uiteen liggen is dit een effectieve manier om de hele organisatie te vertegenwoordigen. Zo hebben we bij Land van Horne vijf persona's opgesteld die de verschillende rollen van de organisatie vertegenwoordigen. Door vijf tot zeven persona's te ontwikkelen en het percentage medewerkers van die persona in de organisatie aan te geven, wordt snel duidelijk dat misschien wel 80% van de medewerkers tot de frontline behoort. Zij zijn de daadwerkelijke verzorgers waar de cliënten mee te maken krijgen. Dan wordt inzichtelijk dat de problemen waar zij tegenaan lopen grote gevolgen hebben voor de hele organisatie. Hoe ga je als organisatie hiermee om?" "Maak persona's en de belangrijkste eerste stap is: praat met elkaar. Loop mee, kijk hoe men werkt en welke stappen zij moeten ondernemen om de benodigde informatie te vinden. Kan een bepaald document alleen maar op een pc bekeken worden, maar is er geen aanwezig op de afdeling? Zijn protocollen wel vindbaar via de mobiele telefoon, maar moeten de medewerkers eerst drie schermen door om op de juiste plek te komen? Vraag naar welke onderdelen zij verbeterd willen zien en bedenk hier de juiste oplossingen voor. Deze oplossingen krijgen gegarandeerd draagvlak, in tegenstelling tot opgelegde veranderingen vanuit 'de ivoren toren'", vertelt Martine. "Sterker nog, in een hiërarchische organisatie gaat per onderliggende laag 50% van de voorgestelde wijziging verloren. Tegen de tijd dat het plan bij de frontline-medewerkers aankomt, zal waarschijnlijk maar zo'n 10% hier iets van meekrijgen en het uitvoeren."  

Zelf aan de slag met persona's? In de blog van Martine lees je hoe persona's de adoptie van nieuwe systemen makkelijker maken.

 

Samenwerken in Microsoft Teams is ook binnen de zorgsector uitstekend

We zien dat zowel organisaties en zorginstellingen vaak groepen mensen hebben die regelmatig samenwerken. In dat geval biedt Microsoft Teams een uitkomst. Zorgmedewerkers met de Microsoft Teams chatfunctie snel overleggen en contact leggen met elkaar. Maar ook vanuit de organisatie is het handig om via Teams belangrijke aankondigingen te doen of een melding te versturen. Bijvoorbeeld wanneer een protocol is aangepast. De app is namelijk super toegankelijk op mobiele apparaten en daarmee uiterst geschikt voor frontline-zorgmedewerkers.  

Ontdek ook hoe Teams gebruikt wordt binnen de Moderne Zorgwerkplek van Debble Zorg.

  Binnen Teams is bijvoorbeeld video-vergaderen een hele handige functie. In veel zorginstellingen is het gebruikelijk dat iedereen de dag gezamenlijk begint op locatie, zelfs wanneer deze dagstart niet aansluit op de dienst van één of meerdere medewerkers. Nu wekt dit veel irritatie op, maar met deze mogelijkheid in Teams kan iedereen ook vanuit huis de vergadering bijwonen, wat de betrokkenen een stuk flexibiliteit geeft.  

Zorg voor ambassadeurs, geef frontline-medewerkers een stem

In elke afdeling bij elke organisatie zijn er één of meerdere personen die op een natuurlijke manier de vraagbaak worden. Deze mensen weten precies wat er speelt binnen die afdeling en waar behoefte aan is. Dankzij deze eigenschap zijn dit de mensen met een schat aan kennis voor de organisatie en moeten ze gekoesterd worden. "Dit zijn de ambassadeurs van een afdeling. Ze spreken met iedereen en kunnen goed verwoorden welke behoeften er spelen bij de collega's. Betrek hen in alle relevante projecten, zodat zij namens de frontline-medewerkers kunnen spreken maar ook de spreekbuis zijn van 'het kantoor' naar hen toe. Zij vervullen een ontzettend belangrijke schakelfunctie door de herkenbaarheid die ze hebben als naaste collega. Wanneer de ambassadeur laat zien dat er wel degelijk geluisterd wordt naar de input van de zorgverleners, voelen zij zich gehoord en zullen in de toekomst sneller suggesties aandragen", aldus Sander. "Wees zuinig op je medewerkers, zeker nu het moeilijk is om de juiste mensen te vinden en te houden. Koester de hardwerkende mensen die aan het bed staan en luister goed naar hun behoeften. Geef ze een stem en geef de ruimte wanneer ze een verbetering willen doorvoeren. Door een goede werkomgeving te creëren, willen ze graag bij je blijven", aldus Sander.  

Zorg als belangrijke branche

De zorg is voor ons een belangrijke branche. We zien dat we binnen de zorg, en met name de care kant, veel waarde toevoegen voor onze klanten. Niet op het gebied primaire systemen zoals het ECD maar juist de ondersteunende tools zoals een moderne zorgwerkplek in Office 365 en adoptie.