Zelflerende persoonlijke profielen, met Office Delve (Deel 1/2)

Als je gebruik maakt van SharePoint of Office 365, dan zal je hoogstwaarschijnlijk bekend zijn met ‘Mijn Profiel’, de pagina waarop je jouw persoonlijke profiel kan bijhouden. Op deze pagina vind je allerlei persoonlijke informatie die –bijvoorbeeld- uit een systeem als de Active Directory of een HR-systeem als Exact wordt opgehaald. Bijvoorbeeld je naam, je functie, je contactgegevens en de naam van je manager.

Mijn profiel

Aangezien al deze gegevens doorzoekbaar zijn, vormt dit persoonlijke profiel de basis voor allerlei diensten die je op een intranet kan tegenkomen, zoals een smoelenboek, een verjaardagskalender of een telefoonlijst. Veel bedrijven gaan nog een stapje verder, door aan medewerkers te vragen om hun vaardigheden vast te leggen in hun profiel. Denk bijvoorbeeld aan vaardigheden waar je collega’s jou vragen over mogen stellen.

Vaardigheden en Projecten

Als jij bij een bedrijf werkt dat het persoonlijk profiel op deze manier gebruikt, dan zal je misschien herkennen dat niet al jouw collega’s even consequent zijn in het bijhouden van hun profiel. Met als gevolg verouderde informatie en dus onvolledige zoekresultaten.

Delve User Profile

Als het aan het Office Delve team ligt, behoort dit probleem binnenkort tot het verleden. Het team is namelijk druk bezig met het ontwikkelen van een nieuwe versie van het persoonlijk profiel, die zich automatisch aanpast aan al jouw activiteiten binnen het bedrijf. Om dit voor elkaar te krijgen, richt het team zich op een drietal innovaties:

• Online CV en Praise
• Delve Group Suggestions
• ‘Working on’

In het vervolg van dit verhaal zal ik deze ontwikkelingen beschrijven. Het is belangrijk om aan te geven dat het Delve Team nog druk aan het experimenteren is met een deel van de functionaliteit die ik hier beschrijf. Het kan dus goed zijn dat de definitieve versie anders zal werken.

Online CV en Praise

Als je langere tijd bij een bedrijf werkt, verander je waarschijnlijk één of meerdere keren van functie. Jouw persoonlijke Delve profiel houdt deze informie bij en maakt je loopbaan zichtbaar voor je collega’s. Dit maakt het nóg eenvoudiger om in contact te komen met collega’s die jou kunnen helpen als je een vraag hebt.

Om ervoor te zorgen dat je die collega ook kan bedanken, als hij je goed heeft kunnen helpen, is de ‘praise’ functie bedacht. Met deze functie kan je een bedankje schrijven, dat uiteraard niet alleen zichtbaar is voor die collega, maar ook voor de rest van het bedrijf.

In de huidige versie, krijgen jouw manager én de manager van de collega die ‘gepraised’ wordt, een berichtje, zodat ze op de hoogte zijn van de goede samenwerking. Nu gaat dat volledig automatisch, maar ik kan me voorstellen dat de gebruiker hier in een definitieve versie wat meer controle over krijgt.

In het tweede deel van deze post beschrijf ik de features ‘group suggestions’ en ‘working on’.