Woningcorporatie Gooi en Omstreken maakt de transitie naar de Cloud

Iets meer dan twee jaar geleden trad Maarten van Gessel aan als directeur-bestuurder van woningcorporatie Het Gooi en Omstreken. De komst had een actieplan als gevolg waarin onder andere de kracht van medewerkers werd vergroot door 'de maatschappelijke drive te betrekken bij de doelstellingen van de corporatie, gericht op een goede dienstverlening aan de klant'. Om dit te bewerkstelligen waren stappen nodig in de interne communicatie van de Hilversumse corporatie. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Coördinator Informatisering & Automatisering Michel Spaargaren, en sprak met hem over het verbinden van afdelingen en samenwerken aan één doel. "Het ontbrak ons aan mogelijkheden om de centrale doelstellingen van de organisatie goed zichtbaar te maken en te houden voor onze medewerkers." begint Michel het gesprek. "Managementbesluiten werden moeizaam kenbaar gemaakt in de organisatie. Medewerkers van interne afdelingen hadden geen contact met klanten, terwijl medewerkers in de buitendienst met de voeten in de modder stonden. Twee afdelingen die uiteindelijk aan hetzelfde doel werken, maar niet op de hoogte waren van elkaar. Door de interne communicatie te verbeteren kunnen wij mensen met elkaar in contact brengen en beter intern samenwerken, wat ook naar buiten toe voordelen heeft."  

Lean

"Wij zijn enige jaren geleden begonnen met een aantal leantrajecten om in kaart te brengen wat wij doen en moeten doen," gaat Michel verder. "Dubbele of overbodige handelingen zijn hiermee uit de processen gehaald. Ook hebben wij inzichtelijk gemaakt welke invloed de processen hebben op onze huurders, waardoor zij uiteindelijk beter bereikt kunnen worden. De transformatie van activiteit- naar procesgerichte corporatie waarin continu de focus ligt op huurder en ketenpartner, vroeg alleen wel om een goede interne samenwerking." "We kwamen erachter dat daar nog een verbeterslag gehaald kon worden. Daarom zijn wij in juli 2017 live gegaan met het sociale intranet Debble Workplace van Wortell. Dit is een hulpmiddel bij onze lean processen om bijvoorbeeld zichtbaar te maken waar wij voor staan en welke doelstellingen wij met elkaar nastreven. Ook zijn documenten en formulieren makkelijker vindbaar en is altijd duidelijk wat de laatste versie is. Met het intranet kunnen wij onderling onze successen op een snelle manier delen, zoals een succesvol interventieprogramma of een oplevering van een nieuwe woning. Zo kun je alle afdelingen aan elkaar verbinden, en duidelijk laten zien dat iedereen aan één doel werkt."  

Meenemen in verandering

Michel trekt een vergelijking naar de oude situatie. "Voorheen was er een centrale netwerkschijf met daarin alle documenten die vastgesteld waren of gedeeld moesten worden. Dit was erg lastig in gebruik, je kon alleen maar informatie halen en het was vaak onduidelijk wat de nieuwste versie was. Nieuwe werknemers vroegen altijd waar ons intranet was, waarbij wij moesten toegeven dat wij dit niet hadden. Dat is nu verleden tijd." Voor het delen van het laatste nieuws gebruikt Gooi en Omstreken nu het sociale intranet. "Hiermee hoeven werknemers niet meer op zoek naar informatie. Denk aan beleidsnieuws of nieuws vanuit hun afdeling, maar ook aan foto's via de Yammer-app vanuit de buitendienst. Het doel is echt onderlinge verbondenheid creëren. Het lastige is om te zorgen dat mensen er actief gebruik van blijven maken, we moeten hen meenemen in deze verandering. Daarom hebben wij onze medewerkers voor het gebruik van het intranet opgeleid en erop gehamerd dat het pas interessant wordt wanneer we nieuws blijven delen. En dat werkt vooralsnog goed."  

Debble Workplace als social intranet oplossing

Voor de gewenste stappen in de interne communicatie maakt Gooi en Omstreken niet alleen gebruik van een sociaal intranet, maar ook van SharePoint en Office 365. Michel: "Wij hadden vooral de wens ons intranet op SharePoint te laten draaien, zodat het ook gebruikt kan worden voor andere projecten. Daarom hebben we uiteindelijk voor Debble en Wortell gekozen. De pragmatische aanpak waarmee Wortell ons na implementatie heeft begeleid telde daarbij ook mee. De techniek werd niet alleen neergezet, maar medewerkers werden actief gemaakt en meegenomen."  

De nieuwe werkplek 2020

Inmiddels is de corporatie bezig met het verder optimaliseren van interne informatiedeling. Gooi en Omstreken is samen met collega-corporaties Vidomes, Kennemer Wonen en Woonwaard een samenwerking gestart onder de noemer 'De nieuwe werkplek 2020'. "Wij worden alle vier ondersteund door IT-dienstverlener NEH Shared Services, en wij kijken gezamenlijk wat voor informatie wij onze medewerkers aanreiken en hoe we hen op een juiste manier kunnen aansluiten. Daar valt onder andere zaak- en tijdgericht werken onder. Daarnaast kunnen we samen op zoek naar een gemeenschappelijke deler en pro-actief bezig zijn met het doorontwikkelen van ondersteunende middelen die aansluiten bij onze wensen en die van onze klanten."  

Stap voor stap

Michel benadrukt dat de komst van Debble en Yammer de eerste stap is naar betere interne communicatie. "Wij wilden de hoeveelheid nieuwe functionaliteiten voor onze medewerkers doseren, en ervoor zorgen dat deze eerst goed geadopteerd worden voordat wij nieuwe doorvoeren. De eerste fase betreft het delen van documenten, formulieren en nieuwsberichten, en in de vervolgfase zullen wij naar andere mogelijkheden kijken als Skype en het vervangen van de interne fileserver door SharePoint." Michel raadt andere corporaties die hun interne communicatie willen verbeteren vooral aan om bij collega's een kijkje in de keuken te nemen. "Leer van hen, betrek je eigen medewerkers in de transitie en voer deze stapsgewijs door. Zo zorg je ervoor dat de IT-verandering écht effect heeft."