Werken in de browser met Office365. Ideaal of irritant?

Werken met Office365 in de browser. Ideaal of irritant?

Werken met Office365, dat kan wanneer je maar wilt, waar je maar wilt. Om zelf te ervaren wat werken in de browser betekent en wat de voor-, en nadelen zijn startte ik mijn eigen experiment. Een werkweek, alleen maar werken in de browser met Office365 en je persoonlijke cloud werkplek. Geen Office desktop applicatie. Alleen Edge. Werken met Office365 is eenvoudig. Maak verbinding met het internet en open een browser naar keuze. Dat kan Edge zijn, maar net zo goed Google Chrome of Safari. Via portal.office.com log je met je organisatie account in op je persoonlijke cloud werkplek in Office365. Zo simpel als het klinkt, zo lastig blijkt het in praktijk te zijn. Want we zijn gewend om te werken met het vertrouwde Office-pakket. We starten onze werkdag niet met een browser, maar met het opstarten van Outlook, Word, OneNote en Skype for Business. Kan dat ook anders? En waar zou ik dan tegenaan lopen?

Office 2016 installeren of niet?

Mijn werkweek begint met een schone laptop. Doordat ik wat problemen had de snelheid van mijn laptop, heeft mijn top-collega deze opnieuw ingespoeld. Op de laptop staat dus nu alleen Windows 10, Ik heb de keuze om via onze Office365 portal de Office 2016 programma's te installeren, omdat mijn Office365 licentie dat toelaat. Maar het lijkt mij eens een goed idee om te experimenteren met het werken in de browser. Ik faciliteer Customer Immersion Sessies en daar verkondig ik altijd "werken in de browser is gemakkelijk". Maar is dat echt zo?  Want het is nu eenmaal makkelijk om vanuit Office365 Office 2016 te installeren. En aan de slag te gaan op de oude en vertrouwde manier. Maar ik doe het niet. Tegelijkertijd ben ik benieuwd of ik dat een week volhoud.

OneNote is mijn werkplek

Op dag 1 kom ik er al direct achter, ik mis OneNote. Ik ben een intensieve OneNote gebruiker. In mijn OneNote desktop applicatie heb ik normaal 15 verschillende notitieblokken gekoppeld. Eigen aantekeningen, projectinformatie, vergaderverslagen, takenlijst, alles bij elkaar. Het is handig, snel en efficient. Maar hoe doe ik dat ik in de browser? Moet ik dan al die verschillende sites, groepen en m'n OneDrive af om de notitieblokken te vinden? In de app-launcher klik ik op OneNote Online. Ik word aangenaam verrast. Want hier krijg ik een overzicht van alle notitieblokken die ik recent heb geopend, die van mij alleen zijn of met mij zijn gedeeld. Klik en ik kan aan de slag. Ik ben blij. Ideaal dus. Het enige wat ik echt mis. De screen clipping functie. Die gebruik ik normaal veelvuldig. Irritant. Maar gelukkig zijn er Windows 10 apps waarmee ik dit ook kan doen.

E-mail en agenda in Outlook web

E-mail en mijn agenda, ik kan eigenlijk niet zonder. Ik plan mijn afspraken in, maak afspraken met collega's en communiceer via e-mail intern en extern. In principe is dat in de browser niet anders. Ik heb mijn inbox, mijn agenda en inzicht de agenda van collega's. Wat mij gedurende de week wel een klein beetje irriteert is het ongemak van het switchen tussen deze twee applicatie. Daar waar je agenda en inbox in de Outlook desktop applicatie bij elkaar hebt en je gemakkelijk wisselt, moet ik in de browser wisselen tussen deze twee of twee tabbladen openen. Irritant. Gelukkig maakt de notificatiefunctie in Office 365 een hoop goed! Overal waar ik ben zie ik direct of ik een nieuwe e-mail heb, zonder dat ik daarvoor mijn inbox open. Van aankomende agenda afspraken krijg ik een herinnering. Ideaal. Ook ontdek ik een nieuwe functionaliteit, die in de desktop applicatie van Outlook niet bestaat. Daarover lees je meer in deze blog.

Waar zijn mijn documenten in Office365?

Gedurende de week ervaar ik dat ik steeds makkelijker mijn documenten vind. Ik maak intensief gebruik van Delve. Met Delve vind ik de gegevens die op dit moment het meest interessant voor mij zijn - in Office 365. Ik hoef niet te onthouden onder welke titel en waar het document is opgeslagen. In Delve worden documenten weergegeven ongeacht waar deze zijn opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of in Sites in Office 365, zolang ik toegang heb. Een makkelijk startpunt dus voor het werken aan documenten. Ideaal. En dat werken aan documenten doe ik dan ook in Word, Excel en PowerPoint Online. Deze applicaties beschikken grotendeels over dezelfde opties als de desktop applicaties, dus hier kan ik prima mee uit de voeten. Samen met een collega werk ik aan een presentatie, in de browser. Ik zie precies waar zij bezig is en onze wijzigingen worden automatisch bewaard. Ook ideaal.

Documenten opslaan en delen via OneDrive doe ik regelmatig. Ook deze week. Ik werk met een collega aan een concept voor een interne verbetering. Omdat we met zijn tweeën werken is het aanmaken van een groep wat overdreven. Dus ik kies er voor om het bestand te starten op mijn OneDrive waarna ik het eenvoudig deel door in een e-mail op bijvoegen te klikken. Ik kan daar documenten selecteren op mijn OneDrive of zelfs in een samenwerkgroep. Ik voeg het daarna toe als Onedrive-bestand. Mijn collega ontvangt dan geen kopie van het originele bestand, maar een link voor toegang tot het originele bestand. Zo werken we samen aan een document. Ideaal.

Ideaal of irritant?

En wat is dan het eindoordeel? Alleen maar werken met Office 365 in de browser voor mij is het ideaal. Ik geef toe het is even wennen. Er zijn wat punten waarop ik denk, dat is irritant. Maar deze punten zijn niet onoverkomelijk. Het vraagt wel om een verandering. Werken met de desktop apps van Office 2016 is wat ik weet en ken. Dat neemt niet weg dat ik kan leren om te werken in de browser en dat ik daarmee ook prima uit de voeten kan. Grotendeels ook omdat mijn werkzaamheden dat ook toelaten. De volgende vraag is dan, is het voor mij dan noodzakelijk om een uitgebreid Office365 Enterprise licentie te gebruiken? Het is handig, maar niet altijd noodzakelijk. Het zou voor mij dus ook anders kunnen. Ik kan mij ook voorstellen dat er collega's zijn die tegen veel meer beperkingen aan lopen, als zij alleen maar in de browser werken. Andere werkzaamheden vragen immers om andere middelen, licenties en applicaties. Dat geldt in iedere organisatie. Gelukkig zijn mijn collega's en ik er om jou en je organisatie te helpen om een stap te maken in de goede richting. Het aanbieden van passende applicatie, het combineren van verschillende licentievormen, het uitwerken en uitrollen van relevante gebruikersscenario's. We helpen je bijvoorbeeld met een business envisioning of door hands-on te ervaren wat Office 365 is tijdens een Customer Immersion Experience. Wil je meer informatie of heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Mail mij of twitter je vraag met @wortell.