Weg met de processen, laat de mens zijn werk doen

Blogs

5-1-2017

Heb jij de ambitie om de stap te zetten naar een digitale transformatie? Vervang je managers en oude werkprocessen dan voor medewerkers met eigen verantwoordelijkheid. Vertrouwen in het personeel is essentieel voor een succesvolle digitale transformatie.

Hoe kan het dat een digitale transformatie bij de ene organisatie soepel verloopt en bij de andere organisatie voelt als trekken aan een dood paard, vroeg ik mij laatst af. Waar ligt dit aan?

Als het voelt als trekken aan een dood paard

Organisaties waar de digitale transformatie geen gemakkelijk klus is, of zelfs mislukt, kenmerken zich vaak door de vele managers en de strakke werkprocessen. Tot in detail is uitgewerkt wie wat doet en wie aan wie rapporteert. De managers werken vanuit de overtuiging dat zolang iedereen zich aan het proces houdt, alles goed verloopt. Als er dan toch iets misgaat, dan ligt dat aan het proces. Het team werkt bij wijze van spreken al twintig jaar op exact dezelfde wijze.

Bij een soepele transitie

In organisaties waar het wel goed gaat, blijkt dat de managementstijl de laatste jaren al veranderd is en mensen op een andere manier aangestuurd worden. De verantwoordelijkheden zijn zo laag mogelijk in de organisatie gelegd en er ligt aanzienlijk minder nadruk op het strikt volgen van vastgelegde werkprocessen. De medewerkers hebben hun eigen verantwoordelijkheden en de managers staan inhoudelijk op afstand van de werkvloer. Zij hebben vertrouwen in de kennis en vaardigheden van hun personeel. Het gevolg is dat de medewerkers zelf aan de slag gaan, het onderste uit de kan halen - omdat zij zich daadwerkelijk verantwoordelijk voelen voor het resultaat.

To-do’s voor een soepele digitale transformatie

Bedrijven die een digitale transformatie willen maken komen in een wereld terecht waar niets voorspelbaar is en alles continu verandert. Tegen de tijd dat de processen zijn uitgedacht, zijn deze alweer achterhaald. Een transitie kan daarom alleen succesvol zijn wanneer managers hun vertrouwen in processen naar vertrouwen in de medewerkers verlegt.

Dat betekent dat

er eventueel ander soort personeel aangenomen moet worden;
er meer aandacht besteed moet worden aan de ontwikkeling van de kennis en vaardigheden van het personeel;
de medewerkers zelf bepalen hoe ze hun werk doen.

Vertrouwen is essentieel

Bij onze klanten waar de digitale transitie zo soepel verloopt, hebben medewerkers vaak al jaren geleden al meer zeggenschap over het werk gekregen. Het zo laag mogelijk in de organisatie beleggen van verantwoordelijkheden werd heel belangrijk bevonden. De managementlagen zijn kleiner, medewerkers sturen zichzelf aan en zelfs keuzes over de jaarbegroting of nieuwe hardware en software werden aan de mensen op de werkvloer overgelaten.

Bij een “ouderwetse” organisatiestructuur krijgt de manager de schuld wanneer iets fout gaat. Hij geeft vervolgens het proces de schuld. In een moderne organisatie nemen medewerkers de verantwoordelijkheid, ook voor hun fouten. Zo wordt er van situaties geleerd in plaats van gezocht naar de schuldige. Squads en T-shaped professionals zijn een logisch gevolg van deze verschuiving van verantwoordelijkheid.

Als jij de ambitie hebt de stap te zetten naar digitale transformatie, dan is vertrouwen in je medewerkers essentieel.