Weet jij eigenlijk wel wat je collega doet?

De apps die wij ontwikkelen voor onze klanten kunnen op allerlei manieren bijdragen aan een beter inzicht in bedrijfsprocessen. Dat maakt het werk voor mij zo afwisselend. Zo kregen wij van een grote internationale organisatie de vraag om een oplossing te vinden voor het volgende vraagstuk: hoe kunnen wij onze medewerkers die deelnemen aan een groot internationaal kennisdelings- en netwerkevenement – en uit alle uithoeken van de wereld komen – de mogelijkheid geven om snel en overzichtelijk te weten te komen wie ze willen ontmoeten? Wil je weten wat de ontwikkelaars uit ons team als oplossing bedachten? Natuurlijk wil je dat.

"Op het betreffende evenement, dat een week zou duren, werden meer dan 450 collega's ingevlogen vanuit de hele wereld."

Leuk natuurlijk! Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen aan het einde van de week, alle mensen heeft ontmoet die men wil spreken? Samen met de klant dachten wij na over een aantal doelstellingen die belangrijk waren voor dit evenement. Een van de belangrijkste doelen van de conferentie was: zorgen dat we in week zoveel mogelijk collega's bij elkaar brengen die iets willen weten over elkaars vaardigheden of expertise. Vanuit deze vraag zijn wij met de HRD afdeling gaan kijken naar de data-profielen van de medewerkers die zouden komen. Welke kennis en achtergrond hadden zij in huis? Bij welke projecten waren zij de afgelopen jaren betrokken geweest? Dit alles hebben wij systematisch vastgelegd in een Microsoft 365, waardoor wij een soort HR app ontwikkelden, die nu ook wereldwijd wordt gebruikt om mensen te ondersteunen in hun werk. De app die wij ontwikkelden herbergde niet alleen allerlei informatie over medewerkers en hun expertise, maar ook een uitgekiende zoekfunctie waarmee collega's precies konden zoeken op die onderwerpen waar men meer over wilde weten.

"Het leuke was, het sloeg direct aan die week. Al op de eerste dag van de conferentie zag je dat iedereen de app gebruikte en elkaar opzocht!"

En als extra bonus: aan het einde van de week hadden we ook een mooie data analyse van onderwerpen waarop mensen hadden gezocht. Zo konden we ook zien waarover en op welke plakken kennis ontbrak binnen de organisatie. Naar aanleiding van het succes is de betreffende app inmiddels ook doorontwikkeld en uitgerold. Hij dient nu ook als interne vraagbaak binnen het bedrijf, waar – naast informatie over collega's – ook allerlei relevante documenten te vinden zijn, bijvoorbeeld over de officiële richtlijnen rondom bepaalde thema's.

"Wat begon als een conferentie-app is uitgegroeid tot een doorlopende interne kennisuitwisseling tool binnen organisatie – met alle interessante kruisbestuivingen die daarbij komen kijken."

Omdat er ook in de zorgsector veel grote organisaties zijn waarbinnen men elkaar niet altijd snel kan vinden (denk aan ziekenhuizen of de thuiszorg), zijn wij nu specifieke toepassingen aan het ontwikkelen van deze app. Collega's kunnen hiermee heel snel zien wie welke specifieke zorgkennis in huis heeft en waar iemand op dat moment is. Met onze app is  het ook mogelijk om elkaar snel te bereiken: bellen, of via de app, of fysiek omdat je weet waar iemand op dat moment is, zodat je even koffie kan drinken. Ook hier kan de app verrijkt worden met documenten of instructie video's. Ik vind het leuk om te zien hoe uit een specifieke opdracht van een klant een heel nieuw product is ontwikkeld dat op meerdere manieren inzetbaar is.