Voorkom verrassingen in Teams en maak van je governance een continu proces

Herken je situaties waarin je als verantwoordelijke voor Microsoft Teams en SharePoint voor verrassingen komt te staan? Waarbij je denkt ‘o, kan dit ook?’ en waarschijnlijk denk je dan ook ‘wist ik dit maar eerder…’. Ik spreek regelmatig organisaties die hier tegenaan lopen. In deze blog geef ik drie voorbeelden van deze verrassingen en tips over hoe je in de toekomst niet meer voor verrassingen komt te staan.

Veelvoorkomende verrassingen binnen Microsoft Teams:

• Derde partij Cloud storage standaard beschikbaar in Microsoft Teams
  Binnen Microsoft Teams kun je diensten zoals Dropbox, WeTransfer integreren, zelfs als je dat uitgezet hebt, kwam er afgelopen jaar opeens standaard een nieuwe optie bij die direct actief was.
• Mogelijkheid voor eindgebruikers om zelf software aan te schaffen
  Eindgebruikers kunnen vanaf maart dit jaar buiten de IT-afdeling om Power BI premium aanschaffen, zelfs als je het zelf aanschaffen van software uitgezet hebt.
• Wijziging opslag Team meeting video opnames
  Dit werd in Stream opgeslagen en vanaf nu in OneDrive of SharePoint. Dat klinkt onbelangrijk, totdat je je realiseert dat bepaalde opnames belangrijk zijn voor je organisatie en je die wil bewaren.

Deze verrassingen zijn meestal niet leuk omdat ze een risico vormen voor je organisatie: je informatie kan mogelijk weglekken, belangrijke video’s worden niet geborgd. Natuurlijk zijn de meeste verrassingen in Microsoft Teams wel leuk, bijvoorbeeld als je verrast wordt met nieuwe handige functionaliteiten. Omdat deze verrassingen positieve en negatieve gevolgen kunnen hebben is het goed als je een bewuste keuze maakt hoe je hiermee om gaat, hieronder licht ik toe hoe je dit aan kunt pakken.

Het succes van Microsoft Teams en SharePoint

De reden waarom Microsoft Teams en SharePoint zo succesvol zijn is omdat deze twee oplossingen gebruikers ondersteunen in het productief zijn en helpen om doelen te bereiken. Ze combineren handige functionaliteiten en het allerbelangrijkste: ze zijn snel en relatief makkelijk te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat medewerkers in organisaties de software breed omarmen en enthousiast gebruiken. Maar naast voordelen zitten er ook nadelen aan de laagdrempeligheid van de software.

De nadelen van deze laagdrempeligheid zijn onder andere:

• Het is eenvoudig om Teams en sites aan te maken waardoor er wildgroei ontstaat binnen de organisatie;
• Onvoldoende grip op wat er wel en niet met externe personen gedeeld is, met als risico dat vertrouwelijke gegevens zichtbaar worden voor externen;
• Ontbreken aan een visie welke oplossing (Microsoft Teams, SharePoint, Yammer, OneDrive) je waarvoor gebruikt, daardoor gebruiken medewerkers alles naar eigen inzicht en ontstaat een eigen manier van werken per groep gebruikers, met slechte informatie- en kennisborging als gevolgd.

Deze nadelen zijn te voorkomen door hier binnen je organisatie afspraken over te maken en beleid voor op te stellen. Kortom: aan de slag met Governance!

Wat is governance?

Een term die vaak valt als men het over afspraken maken heeft is governance, daarmee bedoelen we een set van spelregels, afspraken en richtlijnen over hoe je samenwerkt met oplossingen zoals Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive. Wij benaderen de governance vanuit de onderstaande invalshoeken, samen dek je daarmee het geheel:

• Informatieborging;
• Technologische borging;
• Richtlijnen.

Een belangrijk aandachtspunt bij het opstellen van de governance is dat je voorkomt dat het een enorm boekwerk wordt wat niet eenvoudig toe te passen is. Houdt het praktisch en veranker het in je organisatie, bijvoorbeeld door op een eenvoudige manier ondersteunende software in te zetten.

Geen eenmalige activiteit, maar een continu proces

Als je als organisatie de governance opgesteld hebt dan denk je misschien ‘het doel is behaald, op naar de volgende taak’. Maar omdat Microsoft Teams en SharePoint continu in beweging zijn, komen er functionaliteiten bij en (standaard) instellingen kunnen veranderen, met als gevolg de verrassingen die bovenaan deze blogpost genoemd worden.

De continue ontwikkelingen vereisen dat ook dat de governance die je bepaald hebt up-to-date gehouden dient te worden, het is daarin essentieel dat je veranderingen vanuit Microsoft en die vanuit je organisatie volgt en indien nodig je governance bijwerkt. Daarmee voorkom je nare verassingen en blijf je in controle.

Onze oplossing voor continue governance: Teams Governance

Wij geloven dat het opstellen van governance niet het eindpunt maar juist het startpunt is. De dagelijkse wijzigingen in Microsoft 365, Teams en SharePoint vereisen dat je governance hierin meebeweegt. Op die manier voorkom je dat je achteraf tegen vervelende verrassingen aanloopt.

We zien dat het voor veel organisaties uitdagend is om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in Microsoft 365, Teams en SharePoint. De grote vernieuwingen zijn meestal goed te volgen door de grote aankondigingen van Microsoft, maar de details ervan, en de vele op het oog kleine veranderingen en het bepalen van de impact is lastig om in te vullen.

Wil je weten hoe wij dat oplossen? Kijk dan op onze dienstpagina met alle informatie over Teams Governance of neem contact met mij op.