In vijf stappen naar de cloud

Om iedereen mee te krijgen in een ingrijpend proces als cloud transitie is het nodig om vooraf goed in gesprek te gaan met de klant. Wat gaan we eigenlijk doen? Wat verwacht men? Wat moeten eindgebruikers straks allemaal kunnen doen na de transitie?

Vaak zijn cloud transitieprojecten bij grote bedrijven sterk gedreven vanuit de IT-afdeling

Dat is niet zo gek omdat dit soort processen vrij technisch zijn. Toch is het goed om iemand in de arm te nemen die weet wat de valkuilen zijn, wil je een bedrijf echt meekrijgen in deze overgang. Bedrijven die zonder een goed strategisch plan beginnen aan een cloud-transitie, lopen vaak snel tegen weerstand aan. Een security officer die zegt: maar dit mag je helemaal niet van onze servers afhalen! Of eindgebruikers die met hun hakken in het zand gaan staan, omdat ze helemaal geen zin hebben om anders te gaan werken dan ze gewend zijn - en eigenlijk ook niet goed weten waarom ze het zouden moeten doen. Kom je deze weerstand tegen tijdens het transitieproces zelf, dan is het eigenlijk te laat. Je rent van brandje naar brandje en het hele proces - dat toch al complex is - loopt veel vertraging op. En dat kan flink in de papieren lopen.

"Vooraf nadenken scheelt een hoop frustratie - en daarom hanteren wij een 5-stappenplan voor bedrijven die willen overstappen naar de cloud."

Stap 1: Het Envisioning traject Samen met de klant maken wij scenario's die geschreven zijn vanuit de dagelijkse praktijk van de verschillende soorten eindgebruiker. What’s in it for them? Doelen van een transitie kunnen zijn: beter kunnen communiceren - intern en met andere bedrijven. Maar ook een betere toegang tot dossiers en documenten. Wij maken verschillende persona’s, want verschillende soorten eindgebruikers hebben vaak ook andere uitdagingen. Dat kan gaan van de ambulante zorgmedewerker (continue toegang tot dossiers), de manager (toegang tot data), tot de medewerker klant contact center. Voor iedereen veranderen er verschillende dingen maar het is heel belangrijk om vooraf te weten waar we naartoe gaan en waarom.

Stap 2: De architectuur technisch in kaart brengen Vervolgens kijken wij naar het huidige IT-landschap. Wat hebben we in huis? Waar staan de data en welke eisen stellen we aan de beveiliging (een hot topic als je naar de cloud gaat)? Hoe zorgen wij dat de internetverbinding goed genoeg is om 1500 medewerkers continu toegang te verschaffen tot de cloud? Welke apps moeten naar de cloud? Welke interne systemen moeten worden aangesloten?

Stap 3: Het maken van een Roadmap Na het strategische vooronderzoek maken we een uitgewerkt stappenplan, de Roadmap. Welke concrete projecten hebben we nodig om de transitie in goede banen te leiden, in welke volgorde gaan we te werk en hoeveel tijd trekken we uit voor de verschillende fases? We gaan e-mail overzetten naar cloud, de bestanden naar fileshares, de persoonlijke gegevens naar OneDrive, de applicaties naar Azure. Na het maken van de Roadmap staat vast wat we de komende tijd gaan doen - en wanneer we wat gaan doen.

Stap 4: Een strategie ontwikkelen voor de gebruikers Wanneer we de persona’s, de scenario’s en de Roadmap hebben gemaakt, gaan we kijken hoe we de gebruikers gaan betrekken. Er worden ambassadeurs geworven die een aanspreekpunt vormen voor de verschillende soorten eindgebruikers. En samen met hen stellen we een passend communicatieplan op.

Stap 5 : Kijken naar de IT-organisatie: Een overgang naar de cloud betekent veel voor de IT-organisatie van een bedrijf. Er verdwijnen taken (denk aan sommige systeembeheer taken), maar er komt ook veel bij. De leverancier van het cloud product voert bijvoorbeeld vaak wijzigingen door die impact hebben op de dienst. Dit vraagt om een grote aanpassing van de IT-organisatie en de mensen die er werken.

Al deze stappen bij elkaar noemen wij een cloud transitieplan.

Maar wij doen meer

Zodra het plan is opgesteld, begeleiden wij de klant ook bij de uitvoering. Bij sommige klanten duurt een transitie een half jaar, bij andere partijen twee jaar. Wij monitoren en bewaken de voortgang - want je weet: je kunt alles plannen, maar er gaan ook altijd dingen anders. En daar moet je bovenop zitten.

"Als consultant vind ik het zelf altijd heel leuk om te zien dat IT Medewerkers na een cloud-transitie vaak heel anders gaan kijken naar hun werk."

Het cliché van de old school systeembeheerder die vaak vooral gefocust waren op hun servers, verandert steeds meer naar de allround IT’er die met zijn blik naar de organisatie en eindgebruiker staat. Belangrijk, want de IT wordt zo meer geïntegreerd in de business. Een ontwikkeling waarvan ik denk dat hij van levensbelang is. Voor de toekomst van IT - maar ook voor de toekomst van de business.