Vergaderen met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams biedt Microsoft haar gebruikers enorm veel functionaliteiten in de vorm van één applicatie. In het afgelopen Wortell Webinar over Microsoft Teams hebben we het gehad over de verschillende functionaliteiten. Door het samenkomen van deze Office 365 functionaleiten en het gebruiksgemak hiervan, zijn er nieuwe mogelijkheden om bepaalde scenario's in te vullen. Wellicht spelen deze ook in uw organisatie.

Als voorbeeld neem ik je mee in een vergaderoplossing gefaciliteerd door Microsoft Teams. Hierin ga ik uit van een scenario waarin de Raad van Bestuur maandelijks samenkomt om te vergaderen.

Plannen van vergaderingen

Het plannen van vergaderingen in Teams is gemakkelijk. In mijn voorbeeld heb ik 12 kanalen  aangemaakt, voor elke maandelijkse vergadering 1 kanaal. Dankzij de Outlook integratie met Teams kan een organisator binnen een paar clicks een vergadering aanmaken in het kanaal. Per kanaal kun je één of meerdere vergaderingen plannen.

Inhoud van de vergadering

In een fysieke of digitale vergadering is het waardevol om als deelnemer of organisator de vergaderinhoud in te kunnen zien. Microsoft Teams brengt Skype for Business samen met documentopslag, Power BI, Notities en Planner. Al deze functionaliteiten samen maken het voor een organisator mogelijk om voor elke vergadering een set relevante inhoud klaar te zetten. Zo staat er in mijn voorbeeld een Power BI rapportage, vergaderdocumenten en een actielijst klaar.

• De actielijst is gebaseerd op Planner, gemaakte taken komen terug in Outlook van de persoon die de taak op zijn/haar naam heeft staan.
• Power BI rapportages kunnen gekoppeld worden aan een vergaderkanaal. De visuele interactie die je gewend bent van Power BI blijft in Microsoft Teams volledig werken.

Een eigen document per deelnemer

Het komt nogal eens voor dat binnen een vergadering de deelnemers voorzien moeten worden van een conceptdocument waarin zij zelf aantekeningen en opmerkingen kunnen maken. Een organisator kan hier voorzien door voor alle deelnemers een map aan te maken met daarin een eigen document voor die deelnemer. Dit proces is met de hand in te richten, maar ook oplossingen zoals Flow kunnen hieraan bijdragen.

Notuleren

Notuleren is vaak een belangrijk onderdeel van vergaderingen. Het bijhouden van notulen in Microsoft Teams kun je doen in de OneNote die in ieder vergaderkanaal standaard aanwezig is. Een opgezet format voor de notulen kan door de notulist gemakkelijk overgezet worden naar alle vergaderkanalen.

Browser | Desktop | Mobiel | Tablet.

De Microsoft Teams App is te downloaden voor Android, iOS en als Windows 10 App. Daarnaast kun je werken vanuit de browser via https://teams.microsoft.com.