Vergaderen in de 1,5-metersamenleving: hoe creëer je verbinding op afstand?

Langzaam maar zeker gaat de samenleving weer een beetje open. Sommige mensen gaan weer naar kantoor. Dit betekent dat vergaderingen niet meer alléén op afstand plaatsvinden. Maar in de 1,5-metersamenleving zijn meetings die volledig live plaatsvinden op zijn zachtst gezegd lastig. Niet iedereen kan op locatie aanwezig zijn en face-to-facegesprekken voelen soms wat onnatuurlijk aan wanneer iedereen op 1,5 meter afstand van elkaar moet blijven. Hoe zorg je ervoor dat je in deze situatie toch in contact blijft met mensen binnen én buiten je organisatie? In deze blog bespreken we de drie fases die businessmeetings in de afgelopen periode hebben doorgemaakt. Ook laten we zien hoe de vergaderkamer er volgens 'het nieuwe normaal' uitziet!

1. Pre-coronatijdperk

Kun je je nog herinneren hoe de wereld eruitzag vóór de pandemie? Thuiswerken was een begrip, maar verreweg de meeste mensen werkten – in ieder geval deels – op kantoor. Meetings vonden in de regel live plaats. Want, zo vond de gemiddelde organisatie, niets ging boven een face-to-facegesprek.

2. In het diepst van de crisis

Toen de coronacrisis haar intrede deed, was iedereen plotseling aangewezen op zijn eigen keukentafel, bank of kinderkamer. Met wasmachines of roze prinsessenbehang op de achtergrond hielden mensen belangrijke vergaderingen, die regelmatig werden onderbroken door huilende kinderen, blaffende honden of een deurbel. Deze nieuwe manier van werken heeft ons ook goeds gebracht. Doordat we allemaal (letterlijk) een kijkje in elkaars keuken hebben gekregen, zijn we ons er veel bewuster van dat onze collega's en zakenrelaties ook een privéleven hebben. Iederéén worstelt met de werk-privébalans. Dat schept wederzijds begrip. Daarnaast is het gebruik van video inmiddels helemaal ingeburgerd. Zet iemand de camera uit tijdens een vergadering, dan komen daar tegenwoordig vragen of opmerkingen over. (Zit de bewuste persoon nog in zijn pyjama? Heeft hij een bad-hair-day?) En dat is een positieve ontwikkeling, want videogesprekken voegen iets toe aan de communicatie. We voelen ons meer verbonden wanneer we elkaar ook echt kunnen zien.

3. De 1,5-metersamenleving

Nu mensen deels thuis en deels op kantoor werken, is er een hybride benadering van vergaderingen nodig. De hamvraag: hoe verbind je iedereen met elkaar? Ook hier biedt de videovergadering uitkomst. Het feit dat we video in fase 2 met zijn allen hebben geaccepteerd, komt nu uitstekend van pas. Hierdoor kunnen we namelijk ook op afstand een connectie met elkaar leggen. Als mensen in de vergaderruimte van het kantoor een videomeeting hebben met hun collega's of relaties die thuiszitten, is de betrokkenheid veel hoger. Bovendien kan iedereen ook op non-verbaal niveau met elkaar communiceren. Je ziet de ander immers gewoon. En dat bij sommigen de was op de achtergrond hangt, is een mooi aanknopingspunt om elkaar beter te leren kennen als mens!

Verbinden? Kies de juiste technologie!

Wil je fase 3 goed inrichten voor jouw organisatie? Zorg dan dat je de juiste technologieën inzet om medewerkers, klanten en zakenrelaties met elkaar in verbinding te brengen. Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om Microsoft Teams in de vergaderkamer te introduceren. Wil jij de mogelijkheden ook verkennen? Of ga je graag met de moderne vergaderruimte aan de slag? Misschien is Meeting Room as a Service van Wortell iets voor jou. Dit is een op Microsoft Teams gebaseerd vergadersysteem dat we aanbieden als dienst. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!