Universiteit Utrecht: ICT in dienst van onderwijs en onderzoek

Meer flexibiliteit, mobiliteit, betere performance en hogere security: dat zijn de ICT-speerpunten voor de nieuwe digitale werkplek van Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

“Met oog op kantoorvoorzieningen volgen we de markt. Zo worden onze beschikbare resources maximaal ingezet voor de ondersteuning van onderwijs en onderzoek.” Aan het woord is Peter Scheeren, Department Manager End User Services bij de directie Information & Technology Services (ITS) van de universiteit.

Migratie van 10.000 werkplekken

Op dit moment implementeert Universiteit Utrecht Windows 10 en Office365. Eerst is de eigen ITS-afdeling gemigreerd, zodat kinderziektes konden worden aangepakt. In de volgende stap wordt het aan de rest van de organisatie uitgerold: 7.500 werkplekken voor medewerkers en 2.500 voor studenten. “Er zijn ruim 30.000 studenten, waarvan een deel het toch op prijs stelt om op de universiteit te werken.” Timing van de migratie is belangrijk: het collegejaar is opgesplitst in vier blokken en tijdens zo’n blok kan de studentenwerkplek niet omgezet worden. “Het mag geen onderbreking zijn van het onderwijs. Daarom gaan we - in overleg natuurlijk - eerst de medewerkerswerkplekken en daarna pas die van studenten overzetten. Dit laatste vindt plaats in de zomer van 2018. Tot die tijd zijn de computers voor studenten bijna continu volgeboekt, ook in de avonduren.”

Adoptieplan op maat

Universiteit Utrecht heeft zeven faculteiten, die erg verschillend zijn. “We hebben bijvoorbeeld de enige faculteit voor Dierengeneeskunde in Nederland. Deze is, vanwege de dierenverzorging, dag en nacht open. Hun ICT-behoeftes zijn daardoor heel anders dan bijvoorbeeld van de faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie.” En ook binnen de faculteit zijn aparte afdelingen met ieder hun eigen ICT-wensen. “Voor de studie Geologie zijn studenten veel in het veld. Ze staan bij wijze van spreken bovenop de Mount Everest hun onderzoek uit te voeren. Daar heb je geen netwerkverbinding. Sociale geografie, van dezelfde faculteit, doet alles juist grotendeels vanuit ‘huis’.” Voor iedere faculteit, of onderdeel daarvan, wordt een specifieke aanpak besproken. Dit maakt het project ingewikkelder dan een uniforme uitrol.

“Bij een eerdere werkplekmigratie hebben we cursussen georganiseerd waarvoor bijna niemand kwam opdagen. Daar hebben we van geleerd. Per faculteit maken we nu een adoptieplan op maat.”

Twee werelden samenbrengen

“Je hebt meer mogelijkheden met integratie in de cloud en Office365: docenten kunnen straks bijvoorbeeld eenvoudiger via OneDrive bestanden tonen op het digibord. Voor sommige studies is echter specifieke software nodig, die we slechts op een aantal werkplekken aanbieden. We hebben ondertussen een oplossing: MyWorkplace. Dit is een voorziening om onderwijsapplicaties op ieder apparaat beschikbaar te stellen. Studenten kunnen die applicaties daardoor ook buiten de universiteit gebruiken.” Het idee is dat het aantal studentenwerkplekken op termijn afneemt, omdat de noodzaak dankzij MyWorkplace minder wordt. Voor bepaalde studies worden studenten nu al geacht zelf een laptop aan te schaffen, net als het geval is met hun boeken. “Een aantal faculteiten is bezig om dat met ingang van aankomend studiejaar sterk aan te raden. Alle benodigde applicaties worden dan via MyWorkplace aan studenten beschikbaar gesteld.” Op het gebied van studentenmail heeft Universiteit Utrecht jaren geleden gekozen voor Gmail, waardoor veel studenten werken met Google Suite. Medewerkers gebruiken daarentegen Microsoft; eerder werd SharePoint al geïmplementeerd. “In de samenwerking wordt het nog een uitdaging om die twee werelden samen te brengen. Bijna alle hoger onderwijsinstellingen zijn met Office365 bezig, omdat de licenties via SURF goedkoop verkrijgbaar zijn. Dit is zeker gezien de grote aantallen gebruikers een belangrijk voordeel.”

Audit door Microsoft

“Met de komst van de nieuwe werkplekken zijn we overgegaan op het beheersysteem System Center Configuration Manager (SCCM), geïmplementeerd door Wortell. Ook gaf Wortell een gebruikerstraining; erg prettig, want ze spreken de taal van onze medewerkers.” Het is de bedoeling dat dit systeem al onze 20.000 werkplekken gaat beheren. Stabiliteit en continuïteit zijn daarom erg belangrijk voor ons. Om die reden voeren wij altijd een onafhankelijke audit uit om de gekozen opzet van de omgeving door Microsoft te laten accrediteren. Het oordeel was uitermate positief. Een solide vertrekpunt dus, waar we op verder kunnen bouwen. We hebben nu bijvoorbeeld maar een deel van de werkplekken gemigreerd, dus straks is er uitbreiding nodig. Dit wisten wij van tevoren al.” Beveiliging is ook een vraagstuk waar Universiteit Utrecht mee te maken heeft. “De universiteit is een open instelling. Alle kennis die hier vergaard wordt, moet met de maatschappij gedeeld worden. Dit staat op gespannen voet met privacy- en beveiligingsvoorwaarden. We moeten telkens een compromis sluiten tussen vrijheid in handelen, gebruikersgemak en beveiligingsregels. Ons securityteam is bezig met het beleid hierover, in samenwerking met vertegenwoordigers van de faculteiten.”