Voor een ultieme adoptie, zet de eindgebruiker aan het roer!

Zorgverlener Abrona begrijpt dat je niet moet denken vanuit techniek

Als je er over nadenkt, is het eigenlijk heel logisch. Als je als organisatie bezig gaat met digitale transformatie of overgaat naar een nieuwe werkmethode of werkomgeving moet je niet denken vanuit de techniek of het proces, maar vanuit de eindgebruiker: zij moeten er uiteindelijk mee werken. Bij zorgverlener Abrona hebben ze dit heel goed begrepen en gaan ze er heel ver in.

Het technische roer omgooien

Vanuit Wortell ben ik bij het project betrokken als Adoptieconsultant. En ik vind het prachtig om te zien hoe ze bij Abrona het technische roer omgooien, door de eindgebruiker aan het roer te zetten. Ze gaan er daar ook heel ver in, want zelfs bij de partnerselectie zaten vooral eindgebruikers aan tafel.  Het uiteindelijke doel van Abrona is om op een andere manier met elkaar in verbinding te staan. Het klinkt niet heel ingewikkeld, maar tegelijkertijd is het ook nog wel wat vaag, inderdaad. Dat was ook precies de bedoeling.

Toen we het project net startten, werd er namelijk nog helemaal niet gesproken over de techniek. En was er nog niet besloten met welke onderdelen van het platform gewerkt zou gaan worden. Maar wel dat de adoptie door de eindgebruikers zo hoog mogelijk zou moeten zijn, want geld verspillen in de zorg, daar houdt niemand van.

Cliënten, familie en vrijwilligers

Die eindgebruikers zijn overigens niet alleen de medewerkers van Abrona, in een volgende fase van het project gaat het ook om de cliënten, de familie van de cliënten tot aan de vrijwilligers die aan de organisatie verbonden zijn. Je begrijpt: dan wordt het nog een stuk ingewikkelder. Want hoe kun je ervoor zorgen dat al deze groepen op een slimmere manier met elkaar communiceren en samenwerken, cq geïnformeerd worden? Dat is een hele uitdaging natuurlijk.

Een vrijwillige werkgroep

Vanuit Abrona is er een werkgroep opgezet waarin ongeveer twintig zorgprofessionals en collega's uit ondersteunende afdelingen zijn vertegenwoordigd. En ook de vorming van deze werkgroep is op vrijwillige basis gebeurd en dus niet door de organisatie van bovenaf opgelegd. Slim! Want zo krijg je gemotiveerde mensen die het ook echt leuk vinden om er over mee te denken en te brainstormen. En dat is precies wat er gebeurt.  De werkgroep is aan de slag gegaan en heeft verschillende scenario’s uitgedacht, die verband houden met hoe zij de ideale werkwereld zien. Daaruit komen abstracte ideeën naar voren als “al mijn collega’s zijn slechts één muisklik van mij vandaan” “Mijn collega’s kunnen via verschillende wegen contact met mij opnemen. Vervolgens reageer ik op het moment dat het mij uitkomt” en “wanneer ik vragen heb over een specifiek onderwerp, kan ik door middel van zoekfuncties collega’s met expertise vinden.” Inmiddels is dus besloten om dit met Office 365 te gaan doen. 

Eindgebruiker in the lead

En ook al worden straks de oude systemen vervangen, wordt Citrix uitgefaseerd en worden de oude Officeversies de deur uit gedaan: alles wordt nog steeds vanuit het gedragscomponent gestuurd. Ja, er wordt Sharepoint geïntroduceerd. En men gaat met Skype samenwerken. Er worden straks Microsoft Teams samengesteld. Maar… het draait nog steeds niet om de tools. Het draait niet om de techniek. Zoals ze bij Abrona zeggen: “we gaan geen nieuwe tool introduceren, we introduceren een nieuwe manier van communiceren.” Bij Abrona gaan ze er dus heel ver in. Er is niet een manager die zegt: “zo gaan we werken”. De eindgebruiker is echt in de lead. Dat heb ik nog nergens zo gezien! Inmiddels is de werkgroep in zes subgroepen opgesplitst. Elke subwerkgroep houdt zich bezig met een specifiek thema dat relevant is voor de verdere vormgeving van het project. Denk bijvoorbeeld aan een subgroep ‘intranet’, ‘opleiden en trainen’, ‘migreren’, ‘testen’, ‘communicatie en marketing’ en ten slotte ‘communicatie met cliënten, familie en vrijwilligers’. Elke subgroep maakt een plan hoe ze te werk willen gaan en wat en wie ze hierbij nodig hebben.

Het project loopt nog, maar ik durf nu al te voorspellen dat het een succes wordt. Want als de adoptie vanaf het begin vanuit de gebruiker goed is, dan gaat het balletje rollen en vertellen collega’s aan elkaar hoe het straks gaat werken en enthousiasmeren ze elkaar weer. Zo weet je bijna zeker dat het ook gaat werken zoals het is bedacht.

"Kortom, betrek de eindgebruiker zo vroeg mogelijk en als het even kan: zet hem en haar aan het roer!"