Spelregels om veilig en efficiënt te werken

In het begin van de crisis stapte iedereen massaal over op beeldbellen. Voor virtuele meetings gebruikten medewerkers allerlei tools door elkaar: Zoom, Skype, FaceTime en Microsoft Teams. Zorgorganisaties kampten met een uitdaging: zij hadden geen grip op data, kosten en processen. Bovendien gingen hun medewerkers inefficiënt te werk door alle tools kriskras door elkaar te gebruiken. Het was hoog tijd voor verandering!

Veel zorgorganisaties rolden Microsoft Teams in versneld tempo uit. Maar al gauw werd het een warboel. Zo maakten medewerkers meerdere teams met dezelfde naam aan. Of zij plaatsten OneNote-aantekeningen in een team dat voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk was, terwijl de bewuste informatie helemaal niet relevant was voor hen. Een nieuwe uitdaging was geboren: hoe moesten zorgorganisaties dit alles in goede banen leiden om een veilige en fijne online samenwerking te realiseren?

Hoe ga je wildgroei van data en individuele verkenningstochten tegen?

Mensen in de zorg werken mét en vóór mensen. Zij hebben te maken met medische dossiers en gevoelige persoonlijke informatie. Dit betekent dat je optimale beveiligingsmaatregelen moet treffen. En dat kan niet wanneer er sprake is van een wildgroei van data, die verspreid staan opgeslagen. Of wanneer medewerkers op eigen houtje gaan experimenteren met technologie die hen uitnodigt om stukje bij beetje meer functionaliteiten te gaan gebruiken. Onbedoeld kun je hier al gauw verkeerd mee omgaan, waardoor medische informatie terechtkomt op plekken waar zij niet thuishoort.

Veel zorgorganisaties hebben gekozen voor Microsoft Teams. Een zeer handige applicatie, maar ook een nieuw systeem dat zich continu ontwikkelt. Dé manier om hiermee om te gaan: wees vanaf het begin duidelijk, zodat gebruikers de meerwaarde van technologie gaan ervaren.

Daarvoor heb je spelregels nodig. Deze zorgen namelijk voor duidelijkheid en efficiëntie. En wanneer zorgmedewerkers — net als in het medische proces — weten volgens welke richtlijnen zij met technologie moeten werken, kunnen ze hun tijd ook beter besteden.

Vooruitdenken voor de gebruiker

Teams Governance is het formuleren van spelregels voor online samenwerken in Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Medewerkers hebben snel toegang tot de juiste informatie en kunnen collega's eenvoudig benaderen. Dit alles gebeurt op een veilige manier. Als organisatie kun je er namelijk voor zorgen dat bepaalde mogelijkheden niet beschikbaar zijn voor gebruikers, waardoor zij geen verkeerde keuzes kunnen maken.

Het automatiseren van specifieke keuzes is óók een optie. Zo kun je een projectteam aanmaken waarvoor je externe mensen mag uitnodigen en een ander team opzetten waarbij dit niet mogelijk is, omdat het om een vertrouwelijk project gaat. Eigenlijk denk je vooruit voor de gebruiker, zodat deze snel aan de slag kan. Wel zo efficiënt!

IT die gewoon wérkt

Wanneer het woord 'governance' valt, zakt de gemiddelde persoon weg in zijn of haar stoel. Want het klinkt alsof je te maken krijgt met een enorme lading papierwerk, letters en plannen die in bureaulades verdwijnen. Bij Wortell zorgen we ervoor dat dit niet gebeurt. Teams Governance helpt je om technologie op een dynamische, begrijpelijke manier aan te bieden aan gebruikers. Wij hanteren een gestandaardiseerde aanpak. Dit betekent dat we de zaken niet tot in de puntjes uitschrijven, maar zorgen dat het werk gedaan wordt!

Teams Governance is een gestandaardiseerde dienst die Wortell aanbiedt als abonnement. Daardoor profiteer je altijd van de nieuwste ontwikkelingen en ben je volledig ontzorgd: over de inhoud of 'onderlaag' van de technologie hoef jij je niet druk te maken. Je krijgt tijd en ruimte om je te focussen op businessvraagstukken. Want je IT wérkt gewoon.

Een voorbeeld is Debble for Teams. Hiermee kun je een team geautomatiseerd aanmaken, waarbij je meteen de juiste rechten en eigenschappen kunt meegeven. Wij delen bepaalde richtlijnen en zorgen dat de spelregels binnen het samenwerkingsverband geautomatiseerd worden uitgerold. Zo halen we de complexiteit weg voor de gebruiker. Deze kan meteen aan de slag.

Klein beginnen, snel meerwaarde ervaren

Onze aanpak hebben we ontwikkeld op basis van kennis over de technologie én jarenlange ervaring bij klanten. Met Wortell sla je de tekentafel-fase over. Aan lange doorlooptijden en grote boekwerken doen wij niet. Met Teams Governance leg je in rap tempo een stevige basis. Je begint klein en ervaart snel meerwaarde. Daarna kunnen we steeds meer de diepte ingaan en opschalen!