Stel de gebruiker in plaats van het systeem centraal
Daarbij wordt het steeds belangrijker om deze informatie vast te leggen in de organisatie door een logisch gestructureerde opslag van informatie en documenten. Steeds meer informatie wordt namelijk digitaal verstuurd en opgeslagen. Om klanten en (toe)leveranciers beter van dienst te zijn, wordt het hebben van actueel inzicht in informatie steeds belangrijker. Veel informatie wordt echter nog steeds opgeslagen op verschillende locaties, waaronder lokale fileservers, hardeschijf en in de persoonlijke mailbox. Hierdoor zijn veel organisaties onnodig veel tijd en geld kwijt met het zoeken naar de juiste en juridisch geldige informatie.
Medewerkers zijn echter gewend aan huidige werkwijzen. Dit heeft er de afgelopen jaren voor gezorgd dat de implementatie van documentmanagement en contentmanagement systemen niet altijd succesvol zijn verlopen. Immers, het opleggen van een werkwijze aan een medewerker zonder de juiste training en begeleiding is gedoemd te mislukken. Sommige medewerkers zijn namelijk gewend om de informatie op te slaan via bijvoorbeeld Word of Outlook en ervaren het opslaan van informatie een systeem zoals SharePoint als omslachtig, hoe gebruiksvriendelijk het ook is ingericht. Dit terwijl SharePoint wel een perfect platform is om alle informatie centraal en uniform op te slaan.
De digitale werkomgeving voor professionals: eConnect@Work
Een belangrijke trend voor 2015 is dan ook het centraal stellen van de gebruiker in plaats van de ICT-oplossing. ETTU is hiervoor de samenwerking aangegaan met Documentaal, Epona en ValidSign en hebben de digitale werkomgeving voor professionals gelanceerd: eConnect@Work. Met eConnect@Work beschikken organisaties over een volledig geïntegreerde werkomgeving waarin samengewerkt kan worden aan dossiers of projecten met behulp van Microsoft Office, SharePoint en digitale handtekeningen.
De vier organisaties leveren al standaard oplossingen die zich reeds bewezen hebben in de markt. ValidSign levert een oplossing voor het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten en emailberichten. Documentaal levert een oplossing voor documentcreatie en het opmaken van documenten in de juiste huisstijl. Epona levert met DMSforLegal de integratie tussen Microsoft Office (Outlook) en SharePoint. ETTU levert met eConnect een standaard oplossing voor documentmanagement en samenwerken in SharePoint.
Door de integratie van deze oplossingen zijn organisaties in staat om beter samen te werken. Het maakt voor een medewerker niet meer uit of een project of dossier vanuit SharePoint, Word of Outlook wordt gestart, alle informatie wordt altijd op een uniforme wijze opgeslagen in SharePoint. Dit is vooral interessant voor organisaties waarin projectmatig of veel met dossiers wordt gewerkt, zoals accountants en notarissen, advocatenkantoren, juridische afdelingen en woningcorporaties. Zo werkt Witlox Van den Boomen succesvol met deze oplossing en heeft het hiervoor ook in 2014 een award vanuit Microsoft gewonnen.
Door de gebruiker centraal te stellen en hun een passende oplossing te bieden om effectief te werken, behoren hopelijk eindelijk mislukte ICT-projecten tot het verleden. Meer weten? Lees dan meer over de mogelijkheden en voordelen van eConnect@Work?