Staatsbosbeheer met Public 360°

Op 1 november 2024 was voor alle overheidsinstanties de eerste harde deadline vanuit de Wet open overheid (Woo). Sinds die datum geldt de verplichting om de eerste van de vijf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Ook Staatsbosbeheer stond voor deze uitdaging. Om alle informatie vindbaar en doorzoekbaar te maken, onderzoekt Staatsbosbeheer of het Content Service Platform Public 360° goed aansluit. Marianne van der Valk, Teamleider DIV bij Staatsbosbeheer, licht toe hoe zij met Public 360° hun informatiehuishouding stap voor stap op orde krijgen en houden.

Beschermen, beleven, benutten

Staatsbosbeheer is een zelfstandig publiekrechtelijke organisatie met een wettelijke taak, vallend binnen het domein van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. “We beheren 271.000 hectare natuur en landschap voor 18 miljoen Nederlanders. We laten graag zien hoe we dat doen en aan wie en op welke wijze we verantwoording afleggen. Onze missie is om het kenmerkende groene erfgoed van Nederland te beschermen en ontwikkelen. Wij zijn erop gericht dat generaties de waarden van natuur kunnen beleven, in balans met het duurzaam benutten van onze gebieden met de samenleving. Het is belangrijk dat alle documenten die uit onze taak ontstaan goed vastgelegd worden voor nu en de toekomst. Daarom startten we in 2015 een aanbestedingstraject voor een nieuw document management systeem. Public 360 kwam als beste uit de bus vanwege de functionele eisen, de ISO-norm en de prijs,” aldus Marianne.

Altijd en overal grip op informatie

We maken een sprong in de tijd naar 2024. Vanaf medio 2025 moet ook Staatsbosbeheer documenten via de Woo-index verplicht actief openbaar maken. “Public 360° zien we als oplossing om documenten eenvoudig, veilig en betrouwbaar te publiceren. We onderzoeken samen met Wortell wat de mogelijkheden zijn en werken samen aan een praktische oplossing zodat we in staat zijn om te voldoen aan onze verplichtingen rondom de Woo. Public 360° is een belangrijk systeem binnen onze organisatie. Het helpt ons om tijd- en plaatsonafhankelijk documenten vast te stellen, te ondertekenen en te versturen. Dat scheelt ons tijd en handmatig werk. Met Public 360° als centraal systeem managen we onze documentprocessen, ongeacht waar collega’s werken. We hebben Public 360° stap voor stap uitgerold van gestructureerde processen naar ongestructureerde processen. Per organisatieonderdeel hebben we uitgangspunten opgesteld hoe met het systeem te werken. Door processen op die manier in te richten, werd adoptie makkelijker.”

Persoonlijke begeleiding

Om het gebruik van Public 360° in goede banen te leiden, richtte Staatsbosbeheer een gebruikersportaal in. “We vinden het belangrijk om collega’s persoonlijk te begeleiden. Dat collega’s ons makkelijk kunnen bereiken voor hulp. Daarom riepen we de 360°-telefoon in het leven. Ook krijgt elke nieuwe collega een training en bieden we opfristrainingen. We organiseren het contact zo laagdrempelig mogelijk.” En dat is ook wel nodig, want Staatsbosbeheer werkt door het hele land heen: van Texel tot aan Limburg. Op een eenduidige manier werken is best een uitdaging. “Daarom zijn we gestart met een bewustwordingscampagne om samen te werken aan een nieuwe norm zodat documenten op de juiste manier worden opgeslagen in 360°. Het doel is om collega’s handvatten te geven: wat sla je nu waar op? We besteden aandacht aan de mensen en proberen dat zo persoonlijk mogelijk te doen.”

Vooruitziende blik

“Wortell zie ik als onze partner. We kijken samen naar de mogelijkheden om de goede dingen te doen. Daar word ik graag over geadviseerd en dat gebeurt ook. Samen gaan we het gesprek aan om een zo goed mogelijk resultaat neer te zetten. Sinds dit jaar voeren we ook kwartaalgesprekken. We kijken dan naar wat er op de planning staat, wat er goed gaat en wat er beter kan. Zo bepalen we de strategie, voor de lange termijn en korte termijn. Met Wortell zijn we de mogelijkheden aan het onderzoeken om documenten actief openbaar te maken vanuit het OpenGovernment-model. In Scandinavië, waar Public 360° al jaren wordt gebruikt en geoptimaliseerd, gebeurt dat al. Zo kunnen we voortborduren op de inzichten van die ambtenaren. Ook zijn we bezig met een integratie met Teams. We willen gemak creëren en tegelijkertijd zorgen dat collega’s op de juiste manier de juiste documenten op de juiste plek opslaan.”

Tips voor overheidsinstanties

Alle overheidsinstanties moeten op korte en langere termijn aan verschillende informatiewetten voldoen. Welke tips heeft Marianne voor anderen die met hun informatiehuishouding aan de slag gaan en Public 360° overwegen?

• Leg goed vast waarvoor je het Content Service Platform gebruikt, bijvoorbeeld in de vorm van een functiematrix.
• Vermijd maatwerk, zodat je geen onnodige tijd verliest aan beheer. Bij maatwerk moet je na een update veel testen om te zien wat er is veranderd en je komt altijd onverwachte bevindingen tegen waar je de leverancier ook weer bij nodig hebt. Die afhankelijkheid is niet prettig.
• Onderzoek goed aan welke functionele eisen het systeem moet voldoen en welke inrichting daarbij past. Leer van het verleden en van de ervaringen van collega-organisaties.
• Zorg dat je je kunt verantwoorden. Wat is er met informatie gebeurd, wat is de authenticiteit van een document, wie het heeft geraadpleegd, wanneer is het in het systeem gekomen of wanneer is het openbaar gemaakt. Richt je processen zo in dat je je kunt verantwoorden ongeacht welke vraag er gesteld wordt.

Barry Bakker, Business Consultant bij Wortell, vertelt: “Bij overheidsinstanties is informatie door de tijd heen vaak versnipperd opgeslagen. En dat terwijl er wel een noodzaak is om informatie goed vindbaar, beschikbaar, leesbaar, begrijpelijk en betrouwbaar te houden. Alleen dan kun je als overheid transparant zijn. Public 360° is een Content Service Platform waarin je alle informatie van de organisatie op een goede manier opslaat zodat het veilig is en duurzaam wordt gearchiveerd. Zonder dat de hele informatiehuishouding op zijn kop wordt gezet. Het platform is ingericht en geoptimaliseerd op basis van de bevindingen van ambtenaren in Scandinavië. Dat werkt ook goed voor Nederlandse instanties. Het wordt ook wel een zaak-, document management- en record management systeem in één genoemd. En het is volledig te integreren met Microsoft Suites, Word, Excel, Teams, SharePoint en Outlook. Informatie wordt volgens een procesmatige benadering opgeslagen in een entiteitenmodel. In relatie tot andere informatie binnen datzelfde proces. Met Public 360° kun je alle processen in de organisatie en de bijbehorende informatie vastleggen: van startpunt tot besluitvorming, van voorstel tot resultaat. Het is een informatiestroom die in de organisatie begint en eindigt en met Public 360° houd je hier grip op.”