Soms moeten we nablijven, maar het werkt altijd

De 5 belangrijkste IT processen voor educatie instellingen

Al bijna twintig jaar beheert onze afdeling Managed Services de IT voor diverse grote onderwijsorganisaties in Nederland. Er is in de loop der jaren veel veranderd: van losse machines met Windows 95, naar netwerken met systemen die draaien op Windows 2000, XP, 7 en nu Windows 10. En de laatste jaren met trends als BYOD, CYOD en de transitie naar de cloud. Ons belangrijkste doel blijft ‘dat het altijd werkt’, maar in het onderwijs werkt het soms net even anders dan bij andere organisaties. En moeten we regelmatig nablijven! Een overzicht van de vijf belangrijkste IT-processen voor het onderwijs.

1. Examenperiode: change-stop!

De examenperiodes zijn voor onderwijsinstellingen de meest kritieke fases van het schooljaar. Niet alleen voor de leerlingen, maar ook voor de scholen zelf. Op elke locatie van onze klant Dunamare Onderwijsgroep staat een DUO-examenserver die wij beheren. We zorgen ervoor dat de servers altijd up-to-date zijn en doen altijd nog een nacontrole als DUO updates heeft doorgevoerd. Er mag namelijk echt helemaal niets misgaan wanneer de examens plaatsvinden. Mocht er iets niet werken, dan zijn wij er verantwoordelijk voor. Als een examen niet op tijd gemaakt zou kunnen worden, dan krijgen wij de klachten van het LAKS binnen. En we zijn ook verplicht om - als er iets misgaat - het te onderzoeken en de gevraagde informatie aan te leveren. Kortom, wij zorgen dat dat niet nodig is. Bij examens stellen we minimaal een week van tevoren een change-stop in voor de betreffende locaties. In de periode ervoor hebben we de omgeving al uitgebreid getest, zodat we zeker weten dat er niets mis kan gaan. Tijdens de change-stopweek en tijdens de examen controleren we nauwgezet de monitoring van alle diensten op de servers.

2. Single Point of Contact (SPOC)

Onze focus ligt zoals gezegd op het zorgen ‘dat het gewoon werkt’. Als Managed Services monitoren we de systemen daarom continu. En mochten er een keer problemen zijn, dan zorgen wij ervoor dat het zo snel mogelijk opgelost is.

We zijn daarbij als Single Point of Contact (SPOC) als het ware de spil tussen de onderwijsinstelling en alle externe IT-leveranciers. En dat wordt als heel prettig ervaren door de scholen die wij beheren. Een niet-werkende internetverbinding bijvoorbeeld is al problematisch, maar niet weten waar het aan ligt en hoe lang het gaat duren is nog veel vervelender. We kennen natuurlijk van alle leveranciers de juiste en de snelste ingang en nadat we een incident hebben gemeld, houden we ook echt de vinger aan de pols. Gelukkig zijn de meeste problemen snel opgelost, maar mocht het langer duren, dan is de informatievoorziening erg belangrijk. We houden de school dan minimaal een keer per uur op de hoogte van wat er aan de hand is en we proberen een zo goed mogelijke schatting te maken van de resterende downtime.

3. Wijzigingen? Buiten schooltijden en in vakanties

In het onderwijs is men meestal aan het werk tussen een uur of acht en vijf. Wijzigingen die impact hebben op de werkplek doen we daarom altijd na schooltijd, ’s nachts en in het weekend. Patches, updates, upgrades, grote wijzigingen, het opbouwen van servers worden allemaal buiten de schooltijden uitgevoerd. Daarnaast hebben we in de schoolvakanties ruim de tijd om vernieuwingen door te voeren. Met name in de zes weken dat leraren, leerlingen en medewerkers met zomervakantie zijn, proberen we nieuwe innovatiezaken te implementeren. Zo zorgen we voor een verse start als ze straks terugkomen van vakantie en dat de duizenden leerlingen en meer dan duizend medewerkers met een schone lei kunnen beginnen. En zonder problemen hun eerste lesdag in kunnen gaan. We zorgen er ook voor dat we alles goed en op tijd communiceren en dat we ook altijd samen overleggen wat het beste moment is.

4. Magister gebruikersbeheer

De meeste scholengemeenschappen in Nederland – op welk niveau dan ook – maken gebruik van de administratieve applicatie Magister. Hierin wordt allerlei basisinformatie over medewerkers en leerlingen bijgehouden. Als een nieuwe medewerker in dienst treedt, dan wordt dit in Magister geregistreerd en dan gaan er bij ons aan de achterkant meer dan dertig verschillende scripts lopen. De medewerker krijgt een account in de Active Directory, een Skype-account, er wordt een mailbox aangemaakt en de juiste rechten en permissies worden ingesteld. Voor leerlingen werkt het op een vergelijkbare manier, met andere scripts. In het geval van een verhuizing van de ene naar de andere school regelen weer andere scripts dat alles correct wordt overgezet. Van mailbox tot OneDrive, toegang tot de juiste SharePoint sites: het wordt allemaal snel en netjes geregeld. Zo hebben we de administratie van leerlingen en medewerkers echt enorm veel simpeler gemaakt. Een wijziging in Magister zet de radertjes in werking en via Microsoft Identity Management (MIM) wordt alles voor al die pakketten in gang gezet. Het is echt een soepel en volautomatisch proces dat heel simpel te beheren is, omdat we voor elke school een eigen profiel hebben gemaakt voor leerlingen en medewerkers. Dat werkt echt prachtig!

5. Ouderavonden en evenementen

Buiten schooltijden zijn er tot slot ook nog de ouderavonden en in weekenden zijn er soms evenementen op de scholen. Ook dan moet alles natuurlijk werken en blijven werken. Vaak vraagt men dan ook of wij stand-by willen staan, mocht er wat zijn. Geen probleem, dan plannen we het zo in dat de storingsdienst paraat is. Dat hoort ook bij de service, vinden wij. Uiteraard voorkomen we dat er op die momenten onderhoud wordt gepleegd, dat houden we allemaal goed bij. We hebben een agenda waarin staat wanneer alle examens, evenementen en studiedagen zijn. Onze eigen schoolagenda als het ware. En ja, we moeten soms inderdaad ‘nablijven’!