Samenwerken op het intranet: een functionaliteit of een mindset?

"Het korte antwoord hierop? 20% functionaliteit en 80% mindset. Het lange antwoord? Het veranderen van de mindset is een ingrijpend proces, waarbij ingesleten gewoonten en een verouderd gedachtengoed aan de kaak gesteld worden.” Senior Adoption & Productivity Consultant bij Wortell, Martine van den Hurk, legt uit waarom het zomaar aanzetten van een functionaliteit het samenwerken niet bevordert. “Het verschil tussen samen werken en samenwerken zit ‘m niet in de spatie, het is een mindset.”

Samen werken of samenwerken?

Zodra een organisatie een bepaalde grootte heeft bereikt en meerdere afdelingen verschillende producten aanbieden, bestaat de mogelijkheid dat twee afdelingen voor dezelfde klant werkzaam zijn, maar dit niet weten van elkaar. Op dit moment zijn er meerdere mensen samen aan het werk voor dezelfde klant, maar dit is amper samenwerken te noemen. Een ander voorbeeld is het opleveren van een projectvoorstel voor interne goedkeuring. Het document wordt naar de stakeholders gemaild en vervolgens gaat iedereen zelf aanpassingen doorvoeren op zijn eigen kopie van het voorstel, waardoor er uiteindelijk meerdere versies van het voorstel in omloop zijn. Dit laat duidelijk zien hoe makkelijk samen werken mis kan gaan en hoeveel tijdswinst slim samenwerken kan opleveren.

De functionaliteit maakt samenwerken mogelijk, maar de mindset moet het realiseren

"Om samenwerken te kunnen faciliteren, moet de techniek hier wel op aangehaakt zijn. Het intranet moet voor iedereen toegankelijk zijn vanuit elke locatie en documenten moeten ter plekke aangepast kunnen worden. Echter, alleen het aanzetten van deze functionaliteit is nog geen reden om de samenwerkingsvlag uit te hangen. Er moet nog veel meer gebeuren voordat iedereen snapt hoe de nieuwe functionaliteit werkt en weerstanden moeten weggehaald worden", aldus Martine. Vanuit vroeger is men gewend om alle documenten op de eigen locatie te creëren, te bewerken en pas te mailen naar de betrokkenen wanneer het 'af' is. Vervolgens kwamen fileshares waar documenten na voltooiing werden geplaatst, zodat deze niet meer gemaild hoefden te worden. Echter, nu werken we in de cloud waar alle nieuwe documenten in aangemaakt worden en vanaf dat moment zichtbaar zijn voor iedereen die toegang heeft tot deze mappen. "We zien regelmatig dat mensen het in eerste instantie heel vervelend vinden dat al hun documenten voor iedereen inzichtelijk zijn. Ze zijn bang om gecontroleerd te worden of dat men hun ideeën steelt", vertelt Martine. "De kunst is om deze angst weg te nemen en vooral de voordelen van deze manier van werken te onderstrepen."

Working Out Loud zorgt juist voor een kruisbestuiving

De weerstand voor het delen van alle zakelijke documenten is een voorbeeld van een nog niet succesvol geïntegreerd Working Out Loud-principe. Martine licht toe: “De basis van Working Out Loud is dat een groep meer kennis heeft dan het individu. Vaak weten individuen meer over hun specifieke vakgebied dan de groep, maar op algemenere punten waar de kennis niet toereikend is loont het om de groep om input te vragen. Door je vragen openbaar in de organisatie te stellen of je werk voor iedereen inzichtelijk te maken, geef je anderen de kans om jou te helpen of kan jouw werk juist voor een collega de uitkomst bieden.” Door hardop te vertellen waar je zelf mee bezig bent, bied je collega’s de mogelijkheid om van jou te leren. Dit hoeft jou geen extra werk op te leveren; als je mensen al naar de juiste informatiebron kan sturen, zijn ze mogelijk al een heel eind geholpen. Wanneer ieders werk openbaar is voor alle collega’s, kan jij zelf ook kennis opdoen van anderen. Je werkt immers om het bedrijf zo succesvol mogelijk te maken en dit kan alleen wanneer samenwerken op de meest efficiënte manier gebeurt.

Microsoft Delve geeft suggesties en denkt met je mee

“De makkelijkste tool die je helpt om te leren van je collega’s is Microsoft Delve. Delve is een machine learning tool die voorspelt welke documenten voor jou nu belangrijk zijn. Delve kijkt in je agenda en ziet dat je morgen een meeting met collega X hebt bij bedrijf Y. De kans is dan erg groot dat je je vandaag wilt voorbereiden op deze meeting, dus staat het document ‘Projectaanpak Bedrijf Y’ waar je samen met collega X aan hebt gewerkt bovenaan”, vertelt Martine. Zo is het best denkbaar dat er twee jaar geleden een bepaald project is opgestart door een andere afdeling die veel raakvlakken heeft met een project dat nu aan de orde is. Zonder Delve was deze informatie nooit aan het licht gekomen, maar nu kan deze documentatie meegenomen worden in het nieuwe project. “De kans is groot dat elk idee al een keer eerder is onderzocht en gedocumenteerd. Het is zonde om steeds opnieuw het wiel uit te vinden; liever leer je van de eerdere pogingen om het nu beter aan te pakken”, verheldert Martine.

Zet de tooling aan, start een adoptieproces en begin met écht samenwerken

"Zonder de technologie is het niet mogelijk om op een effectieve manier samen te werken. Start daarom met de introductie van een intranet en betrek gelijk ambassadeurs bij dit project. Zij kunnen al meteen starten met het meedenken over de inrichting en het voorbereiden van de collega's op de nieuwe manier van werken", adviseert Martine. "Laat zien hoeveel tijd en energie écht samenwerken oplevert en men zal met enthousiasme de nieuwe manier van werken omarmen."