Moderne werkplek als cultuuromslag

ProBiblio

“De bibliotheek moet steeds efficiënter met het beschikbare budget omgaan terwijl er hogere eisen worden gesteld aan de ICT-omgeving. Met standaardisatie is minder beheer nodig en heb je toch een veilige, snelle en altijd beschikbare werkplek.” Erwin Koot, manager ICT-service, vertelt over de moderne werkplek van ProBiblio.

De menukaart van ICT

ProBiblio levert producten en diensten op het gebied van organisatie, marketing, logistiek en ICT aan openbare bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. “Met onze plannen voor de ontwikkeling en implementatie van de moderne werkplek plaatsten wij een haalbare stip op de horizon. ProBiblio-medewerkers hebben met Office 365 alle tools in handen om hun werk adequaat uit te voeren; ze kiezen zelf welke mogelijkheden ze gebruiken. En, keep it simple! ICT biedt de menukaart en de medewerkers bepalen zelf wat voor hen het prettigst werkt.”

"De nieuwe werkplekken werden gevierd, compleet met ballonnen en traktaties. Het adoptiepakket – met onder andere de handleiding voor de eerste dagen, een zakje kamillethee voor rustgevende momenten en een powerbank als cadeautje – hielp medewerkers bij de overgang."

Bij ProBiblio vond een één-op-één werkplek vervanging plaats: op vrijdag werd de oude werkplek uitgeschakeld en op maandag werd op de nieuwe ingelogd. “We hebben bewust niet alles in één keer omgegooid, want dat gaat op het gevoel van mensen werken. Adoptie is heel belangrijk; de werkplek moet juist positief bijdragen aan de cultuuromslag binnen ProBiblio.”

Vanaf dag één samenwerken

“De kracht van de organisatie zit in de samenwerking tussen afdelingen. Zo kunnen wij onze klanten het beste van dienst zijn.” Voorheen lag de drempel om andere afdelingen te betrekken wat hoger. ProBiblio wilde eilandjes wegnemen en meer werken vanuit verbinding. Het pand van ProBiblio werd daarom flink verbouwd. “Er zijn 45 flexplekken en meerdere open ruimtes gecreëerd. We zijn sinds kort gaan flexwerken, en je ziet nu al dat het onderlinge contact tussen afdelingen veel vanzelfsprekender is. En tegenwoordig gaan meer en meer mensen met hun laptop onder de arm meetings in.” De cultuuromslag is merkbaar en iedereen doet mee: ook directeur Anne Rube. “Sommige mensen werken op de oude manier met hun nieuwe werkplek. Maar er zijn ook mensen die bijvoorbeeld OneDrive als nieuwe functionaliteit zijn gaan gebruiken.” Bij medewerkers ontstaat automatisch de vraag naar doorontwikkeling van dit soort functionaliteiten. De volgende stap is de implementatie van SharePoint; een project dat niet bij ICT is belegd. “De technische mogelijkheden zijn er immers al. En door het bij de business units neer te leggen, krijg je een heel andere invulling van het traject: ambassadeurs die de applicatie van nature omarmen. Dat werkt aanstekelijk.”

Toegevoegde waarde door advies

De werkplek die ProBiblio voor eigen medewerkers ontwikkelde en implementeerde, moet ook bij klanten uitgerold kunnen worden. “Onze filosofie: eat your own dog food. De werkplek is een standaardoplossing met hier en daar een sausje. Daardoor is het heel geschikt voor bibliotheken.” Zij plukken direct de vruchten: beheerkosten dalen en een dure infrastructuur is niet langer nodig. “Eigenlijk zijn we ons eigen operationele werk aan het uitfaseren, aan de voor- en de achterkant. Daar komt de adviserende rol voor terug. Ook specialiseren wij ons steeds meer in informatiebeveiliging, een zeer actueel onderwerp. En bibliotheken houden zich liever niet bezig met techniek, dus daar zijn wij van toegevoegde waarde.”

Continu veilig

Veiligheid is van groot belang. Door het inzetten van Microsoft Office 365 Secure Score kunnen we continue blijven borgen dat de omgevingen die we implementeren daadwerkelijk veilig zijn. Hiermee kunnen we ervoor zorgen dat we goede adviezen blijven geven.