Office Groups, waar staan we nu?

Binnen Wortell volgen we de ontwikkelingen van Office Groups op de voet, mijn verwachting is dat Office Groups op termijn de behoefte aan teamsites binnen SharePoint sterk gaat reduceren en wellicht zelfs gaat vervangen.

Maar omdat Office Groups nog niet de functionaliteit heeft zoals deze door Microsoft aangekondigd is evalueren we regelmatig de status. Inmiddels zijn de volgende functionaliteiten binnen Groups beschikbaar:

• Gesprekken
• Agenda
• Notitieblok
• Bestanden

Zoals we al eerder concludeerden was de bestanden functionaliteit erg beperkt, deze is inmiddels doorontwikkeld en biedt nu de noodzakelijke versie historie, synchronisatie met OneDrive for Business en een prullenbak functionaliteit. Ook komen de bestanden terug in Delve.

Het is ook mogelijk om bestanden in SharePoint Online of vanuit OneDrive for Business te delen met de Group. Dit voorkomt dat je elk lid van de groep afzonderlijk toegang moet verlenen. Ook bevat de het bestanden overzicht in de Group een overzicht van bestanden die gedeeld zijn met de groep. Dit is een erg praktische functionaliteit.

Welke aangekondigde functionaliteit missen we nog?

Het is momenteel nog niet mogelijk om samen te werken met externen in Office Groups, deze functionaliteit komt er wel aan. Een ander belangrijk onderdeel wat nog ontbreekt is de integratie met Yammer.

Wanneer ga je nu starten met het gebruik van Office Groups?

De grootste uitdaging met Office Groups is voor organisaties om deze nieuwe samenwerk mogelijkheid binnen Office 365 goed te positioneren, met andere woorden het dient helder gemaakt te worden wanneer je een SharePoint teamsite, Yammer of Office Groups gebruikt. Aangezien de techniek nieuw is zijn er nog geen best practices of succes verhalen beschikbaar, daarom adviseer ik om te starten met het op kleine schaal ervaring op te doen met Groups en de ervaringen te monitoren. Gebruik het bijvoorbeeld voor een intern project waarbij het niet belangrijk is om met inhoudstypes en meta data te werken. Vervolgens kun je op basis van deze ervaringen vervolg stappen plannen om Groups te introduceren in je organisatie.

Microsoft trouwens heeft een handig overzicht gemaakt van instructies over hoe je kunt starten met het gebruik van Groups.