Net even anders in de bouw: veilig online samenwerken

Online samenwerking en document- uitwisseling

Als accountmanager bij Wortell kom ik vaak over de vloer bij grote bouwondernemingen waar online samenwerking en documentuitwisseling binnen de keten, net even een ander verhaal is dan bij een gemiddeld bedrijf. Het gaat bij grote bouwprojecten vaak om projecten met duizenden technische tekeningen, inhoudelijke documenten en contracten tussen aannemers en onderaannemers. In allerlei verschillende versies gaan ze over de wereld, soms met tientallen partijen die er op enig moment mee moeten werken.

De vraag is: hoe organiseer je dit veilig en overzichtelijk op een manier die niet ten koste gaat van gebruikersgemak?

De (inter)nationale richtlijnen rond datalekken worden steeds strenger, maar ook als bedrijf wil je niet dat allerlei onderaannemers bij elkaar in hun offertes kunnen meekijken, terwijl je hen juist wel toegang wil geven tot mappen en documenten waar ze mee aan de slag moeten. Bij Wortell adviseren wij onze klanten in de bouw met moderne Microsoft cloud toepassingen (zoals Microsoft 365, Azure) waarmee je altijd kunt zien wie wat doet in welke documenten - maar ook heel gedetailleerd toegang kunt verlenen tot bepaalde mappen en bestanden. Voorop staat hierbij de gebruiksvriendelijkheid. Mensen moeten zo min mogelijk tijd kwijt zijn met het controleren of ze wel de juiste versie hebben van een bestand (bij grote projecten waar duizenden documenten continu in omloop zijn, loopt het anders helemaal uit de hand). Een interessante verschuiving die ik de laatste vijf jaar zie is dat gestandaardiseerde cloudoplossingen steeds beter voldoen. Grote partijen als Microsoft zijn dankzij de schaal waarop ze kunnen werken in staat gebleken om “gestandaardiseerde” cloudpakketten door te ontwikkelen zodat ze nauw aansluiten op de behoeftes van specifieke bedrijven en sectoren. Waar een inhouse ontwikkeld systeem vroeger vaak het ultieme doel was, is men zich nu meer bewust van de fragiliteit die maatwerk ook met zich meebrengt. Bijkomend voordeel van gestandaardiseerde technieken die breed worden gebruikt, is dat aansluiting op systemen van andere bedrijven eenvoudiger is, maar ook dat nieuwe werknemers die je aantrekt vaak al de nodige ervaring hebben met je systeem.