Moet ik overstappen van Skype for Business naar Teams?

In mijn vorige blog vertelde ik dat Teams heel hard groeit en uitbreidt. Betekent dit dat jouw organisatie nu de overstap moet maken van Skype for Business naar Teams? Dat hangt af van je huidige situatie. In deze blog schets ik enkele scenario's. Bekijk welk scenario op jou van toepassing is en bepaal wat jij nu het beste kunt doen!

1. Ik gebruik Skype for Business. Moet ik overstappen op Teams?

Dit is niet verplicht. Voorlopig kun je Skype for Business en Teams prima naast elkaar blijven gebruiken. Houd er wel rekening mee dat Microsoft op een gegeven moment kan besluiten om deze co-existentie niet meer te ondersteunen. Bij nieuwe Office 365-tenants is dit soms al het geval (onder punt 2 vertellen we hier meer over). Maar zover is het nog niet. Gebruik je momenteel Skype for Business, dan heb je een keuze. Directe overstap of tussenstap? In technisch opzicht is de overstap naar Teams een fluitje van een cent. Maar de impact op gebruikers kan groot zijn. Afhankelijk van de mate waarin en de wijze waarop zij Skype for Business gebruiken, kun je ervoor kiezen om direct te migreren naar Teams óf om een tussenfase te hanteren. In het laatste geval laat je Skype for Business en Teams naast elkaar bestaan. Je kunt dan kiezen uit verschillende modi. In de afbeelding hierboven zie je per modus welke features je in welke app kunt gebruiken. Stel één modus in voor de gehele organisatie of werk met pilotgroepen om gebruikers geleidelijk te laten wennen aan Teams. Benieuwd welke modus jij het beste kunt instellen? Bekijk de scenario’s in de tabel hieronder.

2. Ik gebruik nog geen Skype for Business. Kan ik liever meteen met Teams gaan werken?

Kort gezegd: ja. Microsoft anticipeert hier al op door Skype for Business niet meer aan te bieden aan nieuwe Office 365-tenants met minder dat 500 gebruikers. Zij gaan direct met Teams aan de slag. Niet gek, want vanuit gebruikersoogpunt biedt Teams veel toegevoegde waarde. Als gebruiker hoef je niet meer te schakelen tussen twee apps en profiteer je van véél meer geïntegreerde functionaliteit, zoals centrale opslag en samenwerkingsmogelijkheden. Je kán Skype for Business nog wel inschakelen, maar dat is alleen nuttig als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van third-party-addons die dit vereisen.

3. Ik gebruik Skype for Business on-premise. Moet ik overstappen op Teams?

Maak je gebruik van Skype for Business-server 2016/2019 of een oudere versie? Dan is het migratiescenario bijna hetzelfde als bij de overstap van Skype for Business Online naar Teams. Gebruikers ervaren dezelfde impact, maar je moet wel meer technische stappen nemen.

Teams: méér dan communicatie Teams is gebouwd rondom de 'hub-gedachte': het is een centrale app van waaruit gebruikers creatief en productief zijn én samenwerken met anderen. Bestanden delen, gebruikmaken van bots, toegang verkrijgen tot andere apps via tabs en connectoren: het kan allemaal. Wil je zulke functionaliteiten gebruiken, dan moet je daar rekening mee houden tijdens de implementatie. Migreer je bestanden van een fileshare of via SharePoint naar Teams? Zijn de connectoren en bots die je wilt gebruiken van third-party-leveranciers – en zo ja, hoe verzamelen zij data? Hoe beveilig je gegevens in Teams? Hoe wil je dat Teams ontstaan? En wat doe je met inactieve Teams? Vragen die je het beste van tevoren kunt beantwoorden.

Waaraan wij het succes van een Skype-naar-Teams-migratie meten? De mate waarin gebruikers Teams uiteindelijk gebruiken.

Van Skype for Business naar Teams: focus op gebruikersadoptie Wil je de implementatie van Teams tot een succes maken? Overweeg dan om een adoptieteam in te zetten. Dit bestaat uit ambassadeurs die een luisterend oor bieden binnen de organisatie en die uitdagingen kunnen omzetten in scenario's om daar mogelijke oplossingen aan te koppelen. Deze toetsen zij continu met de organisatie. Uit wie de organisatie precies bestaat? Eindgebruikers, besluitnemers en beïnvloeders. Hen moet je meekrijgen om een verandering daadwerkelijk tot stand te brengen. Dat doe je door te werken aan bewustwording, maar ook door te luisteren, te inspireren en oplossingen te bieden.