Minder verloren kennis in een 'social' organisatie
Het is herkenbaar voor veel organisaties. De meeste communicatie over projecten gebeurt via e-mail. Alle projecttaken worden per mail verzonden, alle documenten worden per mail verspreid en vragen worden in de mail gesteld.
Gebruikt een organisatie een portaal zoals SharePoint, dan kunnen projectdocumenten centraal worden opgeslagen. Dat werkt goed, totdat er een nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan de documenten. Dit nieuwe projectlid kan de documenten nakijken, maar mist de complete historie van communicatie. Afspraken die in de mail zijn gemaakt kunnen niet meer worden teruggezocht en documenten zijn alleen te vinden als ze daadwerkelijk centraal zijn opgeslagen.
Tot enkele maanden terug werkte het bij Wortell precies op deze manier. Om ervoor te zorgen dat kennis opgedaan in een specifiek project niet verloren ging, werd elk project wel afgesloten met een document waarin de bevindingen werden genoteerd. Zo kon er in ieder geval kennisoverdracht plaatsvinden.
Inmiddels is het roer bij Wortell echter compleet omgegooid. Wat hiervan de reden is? We zijn meer ‘social’ geworden.
Wat betreft het opslaan van projectdocumenten verandert er niet veel. Documenten worden nog steeds opgeslagen op het SharePoint-portaal. Wat wel nieuw is, is dat we de social oplossing Yammer hieraan gekoppeld hebben. Yammer is enkele jaren geleden door Microsoft overgenomen en is een zakelijke social networking omgeving. De communicatie rondom een project vindt voortaan plaats binnen de Yammer-groep en niet meer per e-mail. Wil je een vraag stellen aan collega’s, heb je een oplossing voor een probleem gevonden of heb je een nieuw document gepubliceerd? Dan deel je dat allemaal binnen de Yammer-groep.
Het grote voordeel hiervan is dat alle communicatie, inclusief de antwoorden, bewaard blijft. Kennis zit dus niet meer in individuele e-mails, maar in een centraal systeem dat continu gevoed wordt met informatie door de gebruikers ervan. Doordat de gesprekken bewaard blijven, kan iedereen alle informatie die is uitgewisseld terugvinden. Nieuwe projectleden kunnen zich inlezen in het project door de oude communicatie erop terug te slaan. Het gaat echter verder. Indien een project dat toestaat wordt alle informatie gedeeld met iedereen in de organisatie. Is in het ene project dus een oplossing gevonden voor een specifiek probleem, dan kan door een zoekactie diezelfde kennis in een heel ander project hergebruikt worden door collega’s. Ook indien een project wordt overgedragen naar een andere afdeling, blijven niet alleen de documenten, maar ook de onderling uitgewisselde informatie beschikbaar.
Het onderling delen van kennis is nu laagdrempeliger dan ooit. In feite is kennisdelen onderdeel geworden van het normale werkproces. Communiceer je met andere collega’s, dan deel je je kennis. Dit is met name van belang omdat we veel andere initiatieven waar medewerkers ‘gedwongen’ kennis moeten delen (in bijvoorbeeld Wiki’s) mislukken. Dit alles zien we terug in het gebruik van Yammer. Inmiddels wordt dit platform niet alleen meer gebruikt voor kennisdeling, maar voor allerhande aankondigingen in de organisatie. En misschien nog wel de belangrijkste reden voor het succes; medewerkers zijn enthousiast.