Migreren naar SharePoint 2013

Deze blogpost gaat niet over de techniek van het migreren. Hierover is veel informatie te vinden op de site van Microsoft.

Microsoft heeft eind vorig jaar versie 2013 van SharePoint gelanceerd. Deze versie heeft weer een groot aantal nieuwe en vernieuwde functionaliteiten. Denk aan de nieuwe zoekmachine, volledig vernieuwde Web Content Management onderdeel en de projecten site template. Logisch dat veel organisatie waar SharePoint al in gebruik is kijken naar het migreren naar deze nieuwe versie. Om te beginnen:

Ik zou het niet doen.

Zo, dat is eruit. Waarom? Simpel, migreren kost tijd en geld en na een migratie heb je hetzelfde als ervoor. Alleen in dit geval op een nieuw onderstel. Maar wanneer is migreren dan wel een overweging?

SharePoint is een platform waarmee veel toepassingen te realiseren zijn. Denk aan een intranet, projectensites, een website, document management en rapporteren met business intelligence. De meeste gebruikers van SharePoint hebben maar één of enkele toepassingen in gebruik. Bij veel van deze toepassingen geldt dat er best verbeteringen denkbaar zijn, maar er is geen business case voor rond te krijgen. Deze zal er dus ook zelden zijn voor de migratie naar 2013. Pas als er nieuwe toepassingen om de hoek komen kijken, is de overweging naar 2013 over te stappen de moeite waard. Nogmaals: ook één-op-één migreren kost geld. Deze kosten komen dus ten laste van de business case van het project wat de nieuwe toepassing zal invoeren.

Bijvoorbeeld: op dit moment wordt SharePoint 2010 alleen ingezet voor een eenvoudig intranet. Nieuws, verjaardagen, afdelingssites en een aangepaste grafische vormgeving. Medewerkers zijn redelijk tevreden, informatie kan worden gevonden. Wel zijn er opmerkingen over de gebuikersvriendelijkheid en de vormgeving. Het aanpassen van deze punten kan wel, maar kost te veel tijd en geld in de huidige versie. Dit zal dus precies hetzelfde zijn in 2013: ook daar kost aanpassen geld en daar komen de kosten van de migratie nog eens bij. Niet migreren dus. Op het moment dat er behoefte ontstaat aan bijvoorbeeld het opzetten van projectsites voor interne projecten, is het de moeite waard naar 2013 te kijken. Daarin zitten een aantal nieuwe functionaliteiten welke relevant zijn. Denk aan het plannen vanuit MS Project, het gebruiken van een site mailbox, etc. Pas als hiervoor de business case rond is (waarbij dus de kosten van het migreren van het intranet zijn meegenomen), kan de overgang naar SharePoint 2013 worden gepland en uitgevoerd. En wellicht kan het intranet nog een tijd in 2010 modus (dus wel op het nieuwe SharePoint 2013 platform) blijven draaien op SharePoint 2013 totdat de "natuurlijke" vervangingsvraag voor een vernieuwing gaat spelen. En dat kan best wel eens een paar jaar duren. If it ain't broke, don't try to fix it.

Kortom: migreer niet om het migreren. Migratie kost geld en drukt op de business case. Een logisch moment voor migratie is het invoeren van een (voor de organisatie) nieuwe toepassing in SharePoint. Let wel op dat de migratie wordt meegenomen in de kosten voor dat project.