Migraties: hoe word je jouw petabytes de baas?

Flexibiliteit

Tijdens de coronacrisis is 'flexibiliteit' een sleutelterm geworden. Bedrijven zijn in rap tempo met Microsoft Teams aan de slag gegaan. Zo steeg het aantal dagelijkse actieve gebruikers naar 75 miljoen – een toename van 70 procent. Hierdoor starten organisaties ook op grote schaal migraties van documenten naar SharePoint Online en Microsoft Teams op. Maar ook voordat de crisis intrad, stonden veel bedrijven met één been in de cloud. Zij gebruikten bijvoorbeeld Microsoft 365 voor e-mail en werkten deels al met Microsoft Teams. Toch was een volledige overstap op sommige punten nog lastig. Want dan móet je iets met die enorme fileshare-omgeving die je jarenlang hebt opgebouwd. Hoe pluis je die miljoenen bestanden nu op een slimme manier uit? En hoe zorg je ervoor dat je de juiste beslissingen neemt omtrent de migratie van je data?

Help! Wat doe je met duizenden terabytes aan data?

Petabytes. Dáármee moet je rekening houden wanneer het om dit soort migraties gaat. Een fileshare bevat vaak honderden tot duizenden terabytes aan data (1.000 terabytes = 1 petabyte). Bovendien zijn de structuren van je bestanden en folders door de jaren heen waarschijnlijk veranderd. Het probleem is dat de IT-afdeling hierover geen beslissingen kan nemen. Dat moet de business doen. En die wil zo'n fileshare niet systematisch doorspitten, want dat lijkt een monstertaak. Toch is het een belangrijke stap bij elke migratie. Pak je het datastuk niet goed aan, dan kan er behoorlijk veel misgaan. Wat bijvoorbeeld?

• Dataverlies: vergeet je iets te migreren en gooi je het weg, dan kan dit je later problemen met klanten en/of regelgeving opleveren.
• Te weinig inzicht in data: wie de inventarisatie handmatig uitvoert, kan flinke privacy-uitglijders maken. Zo kunnen gevoelige gegevens terechtkomen in de cloud, terwijl dit misschien niet is toegestaan.
• Tijdrovende bezigheid: als je de migratie niet op gestroomlijnde wijze aanpakt, ben je er zó twee tot vier jaar aan kwijt. Het is essentieel om op gestructureerde wijze beslissingen te nemen over alle 'plukjes' data die je fileshare rijk is en om te zorgen voor een optimale performance van de migratie.

Orde scheppen in de chaos: migreer in vier fases

Wil je gestructureerd te werk gaan, dan moet je het proces in vier fases doorlopen:

1. Ontdekken: inventariseer welke data je in huis hebt.
2. Ontwerpen: bedenk wat je met je data gaat doen.
3. Plannen: creëer een planning voor de migratie.
4. Migreren: ga van A naar B in een cyclisch proces.

Wortell heeft een aanpak en tooling ontwikkeld, zodat je al je beslissingen kunt registreren. In onze oplossing, de Data Migration Factory, zit een beveiligde website, zodat zogeheten datastewards binnen de organisatie door de bestanden heen kunnen gaan om te analyseren hoe oud en gevoelig deze zijn. Deze datastewards doen dit meestal in opdracht van een of meerdere afdelingen. De website helpt hen bij het analyseren van de geïnventariseerde data en het vastleggen van beslissingen. Met de inventarisatie kun je héél veel data boven water krijgen, zoals gevoelige gegevens die cruciaal zijn bij het nemen van beslissingen. Onze tools leggen allerlei gegevens uit de fileshare of SharePoint Server-site vast in de database, zodat de datastewards ernaar kunnen kijken. Vervolgens hebben zij drie opties: data naar de cloud migreren, data markeren voor verwijdering en data in quarantaine zetten om er op een later moment een besluit over te nemen. Hun voorgestelde beslissing wordt door een data-eigenaar goedgekeurd en geregistreerd, zodat de organisatie zich kan verantwoorden als hier in de toekomst vragen over komen. Zo voldoe je ook aan de toenemende mate van regulering waarmee bedrijven tegenwoordig te maken hebben! En hoe zit het dan met die petabytes? Wortell maakt een schaalbare aanpak mogelijk. Heb je te maken met grote hoeveelheden data, dan multitasken we erop los om je data op een vlotte, gestructureerde wijze naar Microsoft 365 te migreren.

Door de bomen het databos zien

Wil jij miljoenen bestanden migreren naar de cloud? En wil je dit op een solide, gestroomlijnde manier aanpakken? Het enthousiaste team van Wortell heeft een uitgebreid trackrecord op het gebied van omvangrijke migraties. Wil je de juiste beslissingen nemen omtrent data én niet onnodig veel tijd kwijt zijn aan je migratie? Neem gerust eens contact met ons op om jouw mogelijkheden te bespreken.