Migratie van SharePoint on-premises naar SharePoint Online

Het resultaat van een migratie van SharePoint on-premises naar SharePoint Online is een spannend vooruitzicht voor veel bedrijven. Een migratie moet vooral de manier verbeteren waarop je medewerkers werken en hoe je bedrijf loopt. De mogelijkheden die een migratie naar SharePoint Online biedt zijn toegang tot alle laatste verbeteringen en functies van Microsoft en grotere schaalbaarheid. En, zolang je het platform goed beheert, zijn de kosten veel minder in vergelijking met het beheren van servers op locatie. Klaar om te beginnen? Mooi! Maar: SharePoint-migraties hebben niet altijd het gewenste eindresultaat. Uit deze studie van AIIM blijkt dat 26% van de SharePoint-projecten is gestopt en dat 37% niet voldoet aan de verwachtingen. Of het nu gaat om een gebrek aan planning, technische problemen of beperkte c-suite ondersteuning, een succesvolle migratie is niet simpelweg een kwestie van op 'uploaden' klikken. Succes is niet gegarandeerd, dus in deze blog lees je hoe je migreert van SharePoint op-premises naar SharePoint Online.  

- Spoiler alert: het gaat niet alleen maar om de technologie -

 

Hoe te migreren naar SharePoint Online

Een SharePoint-migratie gaat over het verplaatsen van drie onderdelen. De eerste twee zijn makkelijk, de derde is het meest lastige onderdeel:

1. Content: alle bestanden, gegevens en documenten
2. Structuur: alle aanpassingen en workflows, plus bestaande machtigingen
3. Mensen: werknemers zover krijgen dat ze het nieuwe platform adopteren

Dit is waar een third-party adviesorganisatie, zoals Wortell, je bij kan helpen. Wortell biedt begeleiding bij haar klantmigraties van SharePoint content, architectuur en gebruikers. De toegevoegde waarde van het gebruik van een partner om te helpen bij je migratie journey, is dat je de migratierisico's vermindert en het succes van het project veel waarschijnlijker maakt.  

1. Verplaatsen van de content:

Het migreren van content naar SharePoint Online begint met een overzicht van je bestaande libraries:

• Start met een controle op de content en vraag jezelf af: "Willen we daadwerkelijk tijd en geld besteden aan het migreren van deze content? Gebruik iemand deze content?". Als het antwoord op die vraag een groot 'nee' is, moet je het niet migreren! Bewaar oude content die je niet gebruikt in een goedkoper archief.

• Ook moet je van deze gelegenheid gebruik maken om jezelf af te vragen of je de structuur van de content hetzelfde wilt houden. Mogelijk wil je dat libraries anders ordenen, sites hernoemen en toegang geven tot verschillende afdelingen. Nogmaals, het is nu de tijd om veranderingen aan te brengen.

  Het tweede deel van de content migratie is de daadwerkelijke migratie. Er zijn meerdere manieren waarop je dit kunt doen:

• Handmatige migratie: upload de content rechtstreeks naar SharePoint Online door je bestaande SharePoint-libraries te verbinden met SharePoint Workspace. Van SharePoint Workspace wordt de content automatisch gesynchroniseerd met SharePoint Online.
• Microsoft FastTrack: dit is de service van Microsoft om je te helpen bij Office 365.
• Windows PowerShell: Gebruik PowerShell cmdlets om content van SharePoint Server-sites naar Office 365 te verplaatsen
• Third-party tools zoals Sharegate: vereenvoudigen de migratie-ervaring door eenvoudig SharePoint lijsten, libraries, sites, workflows en documenten te kopiëren met slechts een klik op een knop.

 

2. Verplaatsen van structuren en andere technische problemen:

Het belangrijkste issue om te overwegen met betrekking tot de te migreren SharePoint-structuur naar de cloud, is door je af te vragen of bepaalde functies van je interne omgeving goed met de cloud zullen integreren.

• Let op de limieten van SharePoint Online: hier is een volledige uiteenzetting van Microsoft. In wezen zullen verschillende opties je verschillende hoeveelheden limieten aan opslag- en library grootte aanbieden. Meestal is dit meer dan in SharePoint on-premises, maar ben je er in ieder geval bewust van waar je mee akkoord gaat.
• Aanpassingen: let op dat in de meeste gevallen het migreren van je aangepaste code naar SharePoint Online niet echt een mogelijkheid is. Je moet daarom ervoor kiezen om de aangepaste code los te laten en andere alternatieven te verkennen. Deze alternatieven kunnen add-ins zijn van de Microsoft-store of kijk naar welke van de (beperkte) mogelijkheden voor aanpassing in SharePoint Online voor jou interessant zijn.
• Bandbreedte: het kan makkelijk over het hoofd worden gezien, maar de bandbreedte zal aanzienlijk invloed hebben op hoe snel je kunt migreren naar SharePoint Online. Bespreek dit met je provider voordat je van start gaat met het verplaatsen.

 

3. Bewegen van medewerkers:

Dit is het moeilijkste deel van elke migratie. Als medewerkers gewend zijn om SharePoint op een bepaalde manier te zien en te ervaren, kunnen ze moeite hebben met het adopteren van SharePoint Online. En dit is waar sommige veranderingsmanagement-technieken zeer nuttig zijn. De belangrijkste praktijkervaringen zijn:

• Maak je medewerkers vooraf bewust van de veranderingen die je van plan bent door te voeren, zodat ze zich hierop kunnen voorbereiden.
• Krijg ondersteuning op managementniveau: als ook het hoger management haar steun voor de migratie aantoont, wordt het moeilijker voor mensen om de migratie te negeren.
• Adoptiecampagnes: of het nu gaat om een nieuwe training, het plaatsen van posters op de werkvloer of een grote lancering dag, het ontwikkelen van een adoptiecampagne is de best practice om medewerkers te leren werken met het nieuwe platform.
• Bepaal een strenge deadline voor het afsluiten van de oude omgeving van SharePoint on-premises. En houd je ook aan deze deadline, geen mitsen en maren.

Lees ook meer over de adoptieaanpak van Wortell of download het whitepaper met de 12 redenen waarom jouw medewerkers niet met SharePoint willen werken.  

Planning en voorbereiding zijn vooropstaand

Het succesvol migreren van SharePoint on-premises naar SharePoint Online hangt af van de voorbereiding. In theorie is een migratie vrij eenvoudig, echter is de realiteit dat bestaande omgevingen vaak rommelig kunnen zijn en het managen van de verplaatsing de juiste vaardigheid en expertise vergt. En dit is waar Wortell jouw organisatie absoluut bij kan helpen.