Microsoft VIVA Topics - Rollen & Organisatie
Het aanzetten van Microsoft VIVA Topics is vanuit technisch oogpunt niet zo moeilijk, maar hoe moet je je organisatie aanpassen om het resultaat van Topics te borgen? Met andere woorden: ‘Wat is de organisatorische kant om kennismanagement in te richten?’. Techniek is slechts een middel om een business voordeel te bereiken.
Ingrediënten voor succesvol kennismanagement
Om succesvol kennismanagement toe te passen zijn er minimaal 3 ingrediënten nodig. Het zijn er meer maar laten we het simpel houden. In deze blog ligt de focus op het ingrediënt: Organisatie.
Welke plaats neemt kennismanagement in binnen jouw organisatie?
Organisatie
Kennismanagement dient als proces geïntegreerd te worden in de organisatie. Hierdoor wordt het proces gekoppeld aan de strategie. Dit is belangrijk omdat er zo daadwerkelijk budget en resources beschikbaar worden gemaakt.
Organisatorische rollen
Om Topics goed te managen heb je minimaal de volgende vier rollen nodig:
Knowledge Admins
De Knowledge Admin is verantwoordelijk voor het instellen en configureren van Topics. Het werkgebied van de Knowledge Admins speelt zich voornamelijk af in het Admin Center. Een Knowledge Admin dient minimaal de rol van SharePoint Admin te hebben. Deze maakt hun leven een stuk eenvoudiger, maar dat is meer een security vraagstuk. De Knowledge Admin heeft ook als taak het uitdelen van de benodigde licenties aan: Knowledge Admins, Knowledge Mangers, Topic Contributors en Topic Viewers.
Knowledge Managers
Knowledge managers zijn zogenaamde subject matter experts. Zij weten écht hoe (een bepaald deel van) de organisatie werkt. Daarom moeten zij ook verantwoordelijk worden gemaakt voor het managen van de Topics.
Hier kan men:
- De AI gevonden Topics bekijken
- Valideren van de gevonden Topics en deze publiceren
- Topics verwijderen waarvan je niet wilt dat ze zichtbaar worden
Een andere belangrijke taak van Knowledge Managers is het bewerken van bestaande Topics en het handmatig aanmaken van nieuwe Topics. Dit is een andere reden dat je mensen nodig hebt die je organisatie echt door en door kennen.
Medewerkers met een goede algemene kennis van uw bedrijf kunnen goede kandidaten zijn voor de rol van kennismanager. Dergelijke mensen hebben misschien niet alleen de kennis om te weten of onderwerpen geldig zijn of niet, maar kennen misschien ook mensen binnen het bedrijf die gerelateerd zijn aan die onderwerpen.
Topic Contributors
Topic Contributors zijn medewerkers in de organisatie die niet alleen Topic Viewer machtigingen hebben, maar die ook een bestaand Topic kunnen bewerken of een nieuw Topic kunnen maken. Ze hebben een belangrijke rol bij het handmatig "cureren" van de informatie op een Topic pagina (zowel AI als handmatig verstrekt) om de kwaliteit ervan te waarborgen.
Medewerkers met Topic Viewer machtigingen zien een knop Bewerken op onderwerppagina's, waarmee ze een Topic kunnen bijwerken en publiceren. Een Topic Contributor kan ook een nieuw onderwerp maken en publiceren via het Topic Center. In de meest ideale situatie wil je dat het overgrote deel van je organisatie een Topic Contributor is omdat je hierdoor iedereen in staat stelt de gevonden Topics te verbeteren! Ben niet te bang om je medewerkers dit vertrouwen te geven!
Topic Viewers
Topic viewers mogen Topics alleen bekijken. Ze kunnen meer details over een onderwerp bekijken op de Topic pagina.
In bovenstaand figuur zie je de onderlijnde Topic School of Fine Art waardoor je als medewerker weet dat dit een Topic is. Door er met de muis op te blijven hangen wordt een Topic pop-up zichtbaar. Een medewerker ziet alleen die Topics waarop resources staan waarvoor deze gemachtigd is! Safety en privacy first!
Conclusie
Door deze rollen binnen je organisatie te activeren stel je de organisatie in staat om de hele kennis-levenscyclus te borgen. Het gevolg hiervan is dat medewerkers steeds meer, betere maar vooral steeds relevantere kennis voorgeschoteld krijgen binnen de context van hun werk.
Hierdoor kunnen medewerkers betere beslissingen maken wat zowel de medewerker én de organisatie te groeien! Het gaat natuurlijk niet om de onderliggende techniek maar om de business voordeel dat je ermee kunt bereiken!