Microsoft VIVA Configuratie Update
Ik heb verschillende blogs geschreven over het onderwerp Content & Knowledge waar Microsoft VIVA Topics een belangrijk ingrediënt is voor het transformeren van content naar knowledge met behulp van AI.
In deze blog leer je wat de laatste updates zijn op het gebied van configuratie. Wat zijn de nieuwe features en hoe gebruik je ze?
Topic Discovery
In deze tab configureer je welke content Topics mag doorzoeken.
De aangepaste en nieuwe features zitten vooral in het stuk Advanced Settings.
Uitsluiten van content op basis van Sensitivy Labels
Als eerste heb je de mogelijkheid om Topics te excluden op basis van toegepaste sensitivity labels. Hierdoor krijg je extra mogelijkheden om te bepalen welke Topics wel of niet zichtbaar worden!
Let op! Bij bestaande Topics kan het tot 2 weken duren voordat deze optie volledig is doorgewerkt.
Bij nieuwe Topics werkt het (gelukkig) precies andersom – als je gebruik maakt van geautomatiseerd toepassen van sensitivity labels. Sensitivity labels gaan voor ontdekken door Microsoft VIVA Topics. Microsoft 365 controleert dus eerst of de content een sensitivity label toegewezen moet krijgen en daarna is Microsoft VIVA Topics pas aan de beurt.
Uitsluiten van mensen of groepen als voorgestelde experts
Een andere nuttige feature is het uitsluiten van bepaalde mensen of groepen als voorgestelde experts. Ook hierdoor krijg je meer grip welke knowledge wordt toegekend aan een Topic.
Topic Visibility
Ook bij Topic Visibility is een belangrijke update doorgevoerd en ook hier zijn deze updates te vinden onder het kopje Advanced settings.
Bepaal of Topics met de status suggested (voorgesteld) direct zichtbaar zijn
Het is nu mogelijk om te bepalen of nieuwe door de AI gevonden Topics al dan niet direct zichtbaar zijn voor de organisatie. Je hebt hierin 2 keuzes: Suggested Topics zijn wél of níet direct zichtbaar voor de organisatie.
In gesprekken merk ik dat de levenscyclus en wanneer Topics zichtbaar worden niet altijd helemaal duidelijk is. Ik heb in een eerder blogbericht deze levenscyclus beschreven:
Wat ik van veel klanten terug hoor is dat ze verwachten dat Topics pas zichtbaar zijn vanaf de status Published (Gepubliceerd). Dit is echter niet het geval! Een Topic is standaard zichtbaar vanaf het moment dat de AI het Topic voorsteld (Suggested)! Hier heb je nu dus meer controle over.
Persoonlijke noot: Ik zou de optie standaard op All Suggested Topics laten staan. Topics maakt gebruik van de ingerichte autorisatie. Het kan dus nooit zo zijn dat je content ziet waar je niet tot gemachtigd bent!
Topic Center
Het Topic Center zelf is ook drastisch aangepast. Wanneer je het Topic Center opent zie je een (mijn mening) mooie grafiek met hierin duidelijk aangeven hoeveel nieuwe Suggested topics er zijn, hoeveel er Confirmed zijn en het aantal Published topics.
Mocht je het overzicht niet handig vinden dan heb je de optie om deze in te klappen.
Een veel handigere update is de upgrade die het Topic overzicht heeft gekregen. Deze zijn nu namelijk sorteerbaar en doorzoekbaar! Dit helpt enorm bij het bulk beheer van Topic
Conclusie
De updates die ik in deze blog heb benoemd zijn de belangrijkste updates van Microsoft VIVA Topics met betrekking tot de governance, configuratie & implementatie van Microsoft VIVA Topics. Hieruit blijkt niet alleen dat Microsoft VIVA Topics een enorme focus heeft binnen Microsoft maar dat jij het ook zou moeten hebben binnen jouw organisatie! Hoe heb jij je Content & Knowledge Governance bijvoorbeeld geregeld? Heb je vragen of opmerkingen laat het mij of één van mijn collega’s weten!