Microsoft Modern SharePoint: gebruiksgemak ten top!

In 2001 heeft Microsoft (Classic) SharePoint geintroduceerd en al snel werd deze manier van samenwerken een groot succes. Inmiddels werkt 85% van de Fortune-500 bedrijven met SharePoint en is het platform niet meer weg te denken uit de hedendaagse werkomgeving. SharePoint blijft continu ontwikkelen, maar het werd toch tijd voor een grote upgrade en dat is Modern SharePoint geworden, legt Martijn Molegraaf, Project Manager bij Wortell, uit. Het gebruiksgemak is flink verbeterd, waardoor samenwerken nog makkelijker gaat. Modern SharePoint is veel gebruiksvriendelijker dan Classic SharePoint en koppelt applicaties nog meer met elkaar, zodat informatie toegankelijker wordt.

De voordelen in sites met Modern SharePoint

Een groot voordeel van Modern SharePoint ten opzichte van de Classic, is dat deze upgrade responsive is. Zo wordt informatie altijd weergeven op de manier die past bij het scherm waar het op bekeken wordt. Daarnaast worden de sites veel meer opgebouwd vanuit beeldmateriaal en is het veel gemakkelijker geworden om de pagina's op te bouwen. Zelfs ongeoefende gebruikers kunnen gemakkelijk een gave pagina opmaken naar eigen inzicht, aldus Molegraaf. Bovendien is het mogelijk om bijvoorbeeld web parts toe te voegen van Office 365 applicaties zoals Power BI en Planner, zodat de informatie uit die applicaties direct zichtbaar is in de site. Zodat men bijvoorbeeld niet eerst naar Planner hoeft te gaan om taken te bekijken.”

Een ander voordeel wordt toegelicht door Martijn Takken, Developer bij Wortell: Men kan nu ook gemakkelijker onderdelen d.m.v. webparts toevoegen en daarmee specifieke functionaliteiten toevoegen aan gestandaardiseerde pagina's. Dit kan met behulp van het SharePoint Framework. Hiermee wordt weer een stukje eigenheid teruggebracht worden in de gestandaardiseerde Modern SharePoint.”

In de toekomst zal Office 365 zich verder gaan ontwikkelen naar een portaal waar alle applicaties, zoals samenwerken in Modern SharePoint, samenkomen. Zo is al aangekondigd dat er web parts komen die de eigenschappen van een pagina kunnen tonen, en waarbij de gebruikers zelf eigenschappen of tags kunnen gaan aanmaken. Het terugvinden van informatie wordt gemakkelijker en dankzij een steeds slimmer wordende zoekmachine zullen de connecties tussen verschillende sites op basis van deze eigenschappen zichtbaarder worden.

Ook de libraries krijgen een upgrade voor een verbeterd gebruiksgemak

Naast de sites, hebben ook de documenten bibliotheken een upgrade gekregen in Modern SharePoint. Molegraaf licht toe: “De belangrijkste verbeteringen zijn doorgevoerd op het gebied van integratie en aanpassingsmogelijkheden. Zo is het mogelijk geworden om de metadata van meerdere bestanden tegelijk aan te passen, bestanden altijd bovenaan weer te geven in een documenten bibliotheek en kolommen toe te voegen, te verwijderen en breder en smaller te maken. Daarnaast is er een volledige integratie gekomen met Flow en PowerApps, waardoor het inrichten van bedrijfsprocessen door middel van workflows nu gemakkelijker ondersteund kunnen worden.” Daarnaast is samenwerken met mensen binnen én buiten de organisatie mogelijk door bestanden te delen met bepaalde rechten en kunnen bestanden verplaatst worden tussen mappen en zelfs tussen libraries.

Takken ziet meer mogelijkheden verschijnen in de toekomst: “We gaan zien dat document bibliotheken zelf kunnen voorspellen welke soort informatie in een kolom is geplaatst, dus zal deze zelf voorstellen dat de informatie valuta is en geen gewichtseenheid. Daarnaast kan er conditional formatting toegepast worden, wat we gewend zijn uit Excel. Op deze manier kan informatie snel inzichtelijk worden en met kleuren kansen of bedreigingen worden aangegeven. Ook zal de lay-out van de library gaan veranderen; saaie lijsten gaan tot het verleden behoren, informatie kan meer als een productcatalogus worden weergegeven.

Betere koppelingen en bewerkingsmogelijkheden in lijsten

De trend die Modern SharePoint heeft ingezet, is ook duidelijk te zien in de lijsten. Er zijn betere koppelingen gekomen tussen verschillende lijsten en het is mogelijk om een lijst aan te maken of bewerken in Excel en deze vervolgens te opslaan in SharePoint. Daarnaast is ook een koppeling gemaakt met Planner, waardoor lijstitems opgewaardeerd kunnen worden tot taken. Dit maakt het makkelijker om vanuit een centraal punt te werken, zonder steeds te hoeven schakelen tussen programma's.

Ook de plannen voor de nabije toekomst zijn veelbelovend. Zo zal optical recognition toegepast gaan worden op afbeeldingen. Uiteindelijk zal SharePoint zelf kunnen herkennen wat er op een foto staat en deze afbeelding kwalificeren en metadateren. Op deze manier wordt het voor gebruikers erg gemakkelijk gemaakt om informatie terug te vinden.

Hub Sites zijn een echte aanwinst voor Modern SharePoint

Met Hub Sites kunnen verschillende sites, die eerst los van elkaar bestonden, aan elkaar gekoppeld worden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om aparte sites van HR voor nieuwe medewerkers, voor recruitment en voor belangrijke bestanden onder te brengen onder dezelfde Hub Site van HR. Op deze manier hebben al deze sites dezelfde look-and-feel en menustructuur. Dit geeft herkenning en maakt dat de Hub veel meer waarde toevoegt dan wanneer de sites los van elkaar zouden bestaan.

Maar er zijn nog meer voordelen in de Hub Sites te vinden. Zo zijn er ook web parts bijgekomen die het mogelijk maken om de belangrijkste informatie of nieuw toegevoegde bestanden van de onderliggende sites te tonen. Door de Hub als een paraplu te gebruiken voor de onderliggende sites, kan men in een oogopslag zien wat er gebeurd is in alle gekoppelde sites. Dit maakt de werkomgeving transparanter en bevordert het samenwerken, aldus Molegraaf.

In de toekomst worden Hub Sites gebruikt om documenttypen aan te maken, vertelt Takken. Daardoor wordt het gemakkelijker om documenten van een bepaald type aan te maken en te beheren over de sites die onder de Hub zijn gekoppeld. Een Hubsite wordt hierdoor een centrale plaats waar informatie over bijvoorbeeld design, navigatie en content typen gedeeld kan worden.

De Modern SharePoint als ultiem platform voor samenwerking

Dankzij de vele nieuwe koppelingen die gemaakt worden met andere applicaties en mogelijkheden om zelf je sites, bibliotheken en lijsten in te richten, is Modern SharePoint de ultieme nieuwe manier om transparantie te creeëren en om samen te werken binnen en buiten de organisatie, aldus Molegraaf. Met Hub Sites kan men een eigen uiterlijk geven aan een groep sites die gekoppeld worden, waardoor de herkenbaarheid weer wordt vergroot.

Met het nieuwe Microsoft Spaces wordt de informatie zelfs nog op een aantrekkelijke virtuele manier weergegeven, waardoor het leuk is om te werken in de SharePoint omgeving en de items echt tot leven komen.

Nu zijn er al bijzonder veel verbeteringen te vinden in Modern SharePoint ten opzichte van de Classic variant, maar in de toekomst zien we dit nog veel groter worden, blikt Takken vooruit. Het moment om na te gaan denken over een overstap naar Modern SharePoint is definitief aangebroken. Sterker nog, dit is geen keuze maar de enige juiste beslissing.