Microsoft lanceert Office 365 Groups

Na de release van Delve eerder deze maand, kondigde Microsoft vorige week de uitrol van de tweede grote verandering in Office 365 voor dit jaar aan: Groups. ​

Eerder dit jaar, tijdens de SharePoint Conference in Las Vegas, hebben ze hier voor het eerst aandacht aan besteed. Tijdens de presentatie toen, leek het erop dat dit een geheel nieuwe manier van samenwerken in Office 365 zou betekenen. Nu de uitrol gaande is en er meer en meer informatie beschikbaar komt, is het goed om eens te kijken of deze belofte wordt waargemaakt.

Afbeelding 1: Groups in Outlook Web Access

Om te beginnen: de uitrol loopt en zal eerst beschikbaar komen voor klanten die zich hebben aangemeld voor First Release updates. Daar waar de uitrol van Delve erg snel werd opgepikt en binnen korte tijd ook bij Wortell beschikbaar was, lijkt Groups wat langer op zich te laten wachten. Maar goed, we zijn nog geen week verder. Hands on ervaring is er dus nog niet. We moeten het op dit moment doen met eindgebruikersdocumentatie en een YamJam die Microsoft vanavond heeft georganiseerd.

Om te beginnen: wat heeft Microsoft in maart aangekondigd (ik vertel daarna wat er in de eerste release zit. Dat verschilt namelijk nogal…)? Groups is een zeer laagdrempelige manier om gebruikers te laten samenwerken. Ze kunnen zelf groepen creëren. Als dat is gebeurd, wordt er een Yammer groep aangemaakt, een teamsite in SharePoint Online en een Exchange mailbox, agenda distributie lijst. Als je lid bent van een groep, duikt deze overal op in de online apps (vooral in Outlook, Yammer en SharePoint). Je kunt overal berichten met elkaar uitwisselen (op een Yammer achtige gesprekken manier) en bestanden delen. Het maakt niet uit waar je een bestand deelt, het komt altijd in SharePoint terecht. Ook als je het als attachment rond mailt. Ideaal!

Ok, tijd om te kijken wat het dan wel biedt. Yammer is op dit moment helemaal niet betrokken. Yammer Groups en Office 365 Groups bestaan dus naast elkaar en los van elkaar. Yammer maakt ook al geen onderdeel uit van de Office Graph (en dus Delve) in de eerste release. Reden voor wat gefronste wenkbrauwen? Is het dan zo lastig te integreren? Maar goed, net als de Office Graph belooft Microsoft dit snel toe te voegen. Maar hoe worden conversaties dan wel geregeld? Door Exchange… Soort e-mail conversaties dus. Voordeel is wel dat gesprekken in RTF formaat gevoerd kunnen worden. Voor degene die dat belangrijk vinden. Vraag is dus of dit gaat veranderen als Yammer wordt toegevoegd. Op dit moment is daar niets over bekend.

Verder kent de eerste release van Groups ook geen SharePoint Teamsites. Om de bestanden op te slaan en te delen, wordt onder water een site collectie aangemaakt op de My-tenant host. Er wordt dan ook voortdurend geroepen dat bestanden worden opgeslagen op OneDrive for Business (OD4B). Maar het betreft hier dus geen OD4B van een gebruiker, maar voor een speciaal voor de groep aangemaakte variant. Welke overigens niet op een andere manier te benaderen is dan via Groups  in de Webapps. Browse je er toch heen, dan krijg je gewoon een foutmelding. Verklaring: "So while it is a site, it isn't a site". Ben je er nog?

Afbeelding 2: Groups in een Teamsite zoals gepresenteerd in maart 2014 maar nu nog niet beschikbaar is

Alhoewel ik niet kan wachten tot Groups beschikbaar zijn op onze tenant en het eerste project bij Wortell wat er mee gaat werken al klaar staat, is het duidelijk een eerste release. En daar moet de Microsoft community nog duidelijk aan wennen. Vroeger was het zo dat als een functionaliteit er niet inzat, je gewoon 3 jaar moest wachten. Zat iets wat je verwachtte er niet in, dan werd je boos. Nu heb je kans dat het er over een maand ineens wel inzit. All you have to do is ask…. en een beetje geduld bewaren. Goed voorbeeld hiervan is de beschikbaarheid van Groups in de Online versies van Office. Microsoft gaat deze functionaliteit toevoegen aan de Office client (zelfs aan de Mac OSX variant ervan). Maar dat is dus wachten op de volgende release ervan.

Al met al heb ik grote verwachtingen van Groups. En in combinatie met Office Graph en Delve zie ik het als de grootste verandering in de manier waarop je op het Microsoft platform gaat samenwerken sinds de release van SharePoint. Een bijkomende drastische wijziging wordt mooi samengevat in dit antwoord van Microsoft op een vraag tijdens de YamJam: "Groups are really a black box with functionality and the behavior can not be modified". Dit is op zijn beurt de grootste verandering voor het leger SharePoint specialisten sinds de release in 2001. Overigens zijn API's (voorlopig nog niet) en Powershell Cmdlets (op korte termijn) wel aangekondigd. Developers en IT Pro's kunnen er hopelijk binnenkort los op gaan. Maar het inrichten van Groups in Office 365 lijkt keurig door Microsoft te worden geregeld. En hier valt niets meer aan aan te passen of in te stellen. Zoals het hoort bij een Software as a Service product. En dat de SharePoint community daar aan moet wennen, blijkt wel uit de vele vragen die Microsoft krijgt over het beheren, controleren en aanpassen van Groups.